定期檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定完善的檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.檔案收集與整理組織各部門(mén)進(jìn)行檔案的收集工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案整理工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、上架，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查找和利用。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織決策提供依據(jù)。6.檔案利用服務(wù)負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱工作，為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)和員工提供檔案利用服務(wù)。根據(jù)工作需要，編制檔案參考資料，積極主動(dòng)地為公司/組織各項(xiàng)工作提供支持。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.培訓(xùn)與指導(dǎo)對(duì)公司/組織各部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集（一）收集范圍1.行政管理檔案包括公司/組織的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理檔案涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、項(xiàng)目文檔等。3.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案涉及公司/組織的生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)檔案、物資采購(gòu)與供應(yīng)檔案等。4.基本建設(shè)檔案包含公司/組織新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收文件等。5.科研檔案針對(duì)公司/組織開(kāi)展的科研項(xiàng)目，收集項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果鑒定文件等。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門(mén)應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案整理歸檔，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，字跡清晰，簽署完備。（三）收集程序1.部門(mén)整理各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集和初步整理工作，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)，編制檔案目錄。2.定期移交各部門(mén)應(yīng)定期（每[X]月/季/年）將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法根據(jù)公司/組織檔案的實(shí)際情況，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。1.年度分類(lèi)將檔案按形成年度進(jìn)行分類(lèi)，不同年度的檔案分開(kāi)存放。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)在年度分類(lèi)的基礎(chǔ)上，按照公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。例如，行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)等。3.保管期限分類(lèi)根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（三）編號(hào)規(guī)則1.全宗號(hào)全宗號(hào)是公司/組織檔案的唯一標(biāo)識(shí)，由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制。2.年度號(hào)采用公元紀(jì)年，如“20XX”表示年份。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題性質(zhì)，編制相應(yīng)的代碼。例如，“行政部”代碼為“XZ”，“業(yè)務(wù)一部”代碼為“YW01”等。4.保管期限代碼永久保管的檔案代碼為“YJ”，長(zhǎng)期保管（[X]年）的檔案代碼為“CQ”，短期保管（[X]年）的檔案代碼為“DQ”。5.件號(hào)在每一類(lèi)檔案中，按文件排列順序從“1”開(kāi)始編號(hào)。（四）裝訂要求1.去除金屬物對(duì)歸檔文件中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針、大頭針等進(jìn)行去除，防止氧化生銹損壞文件。2.對(duì)齊裝訂將文件按順序排列整齊，采用左側(cè)裝訂的方式，確保文件裝訂牢固、整齊美觀。（五）編目1.編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄應(yīng)包含序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。檔號(hào)應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則填寫(xiě)，文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期等應(yīng)與文件本身一致。2.編制卷內(nèi)文件目錄對(duì)于裝訂成卷的檔案，應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的房間，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等。2.庫(kù)房布局檔案庫(kù)房應(yīng)合理劃分不同保管期限、不同門(mén)類(lèi)檔案的存放區(qū)域，設(shè)置專門(mén)的檢索工具存放區(qū)、整理工作區(qū)等。（二）保管設(shè)備1.檔案裝具配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備安裝溫濕度傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房溫濕度情況，并配備空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.消防設(shè)備配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器、消火栓等消防設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。4.防蟲(chóng)防鼠設(shè)備安裝防蟲(chóng)網(wǎng)、擋鼠板等設(shè)施，放置防蟲(chóng)、防鼠藥品，防止蟲(chóng)害和鼠害對(duì)檔案造成破壞。（三）檔案保管措施1.上架存放檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。不同保管期限、不同門(mén)類(lèi)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好情況、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.安全保密?chē)?yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保密管理，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限鑒定根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，結(jié)合檔案的重要性、查考價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。2.價(jià)值鑒定對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。具有重要?dú)v史意義、法律憑證作用、業(yè)務(wù)參考價(jià)值的檔案應(yīng)予以保留；已失去保存價(jià)值的檔案可考慮銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門(mén)對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步審查，確定檔案的基本情況，如形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等，并提出初步鑒定意見(jiàn)。2.小組審議檔案鑒定工作小組對(duì)初步審查意見(jiàn)進(jìn)行審議，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保管期限和價(jià)值進(jìn)行最終鑒定，形成鑒定報(bào)告。3.審批備案鑒定報(bào)告經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)對(duì)已鑒定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.審批簽字銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.監(jiān)銷(xiāo)銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀記錄對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案數(shù)量等，并存檔備查。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)各類(lèi)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量，包括檔案的卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案的部門(mén)和人員，以及利用檔案的主要目的等。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量和比例，分析檔案保管期限結(jié)構(gòu)的合理性。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行登記。2.定期統(tǒng)計(jì)報(bào)表每月/季/年編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.數(shù)據(jù)分析對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，如檔案數(shù)量增長(zhǎng)趨勢(shì)、利用熱點(diǎn)問(wèn)題等。2.提出建議根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和措施，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。八、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用公司/組織內(nèi)部各部門(mén)和員工因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)或與本部門(mén)工作相關(guān)的檔案。2.外部利用因法律法規(guī)要求、業(yè)務(wù)合作、司法訴訟等原因，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可向外部單位或個(gè)人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要確需將檔案借出的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)檔案利用者需持有效證件到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時(shí)間等信息。2.借閱手續(xù)借閱者需提交借閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供檔案，并與借閱者辦理檔案交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱登記簿。借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)