機關(guān)會議服務(wù)管理制度一、制度背景與意義

隨著我國政府機關(guān)工作的不斷推進，會議作為政府機關(guān)工作的重要組成部分，其服務(wù)管理水平的高低直接影響到政府機關(guān)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。為了規(guī)范會議服務(wù)管理，提高會議效率，確保會議的順利進行，特制定本制度。

本制度旨在明確機關(guān)會議服務(wù)管理的組織架構(gòu)、職責(zé)分工、工作流程、會議紀(jì)律、安全保障等方面，確保會議的有序、高效、安全進行，為政府機關(guān)工作提供有力保障。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

本制度設(shè)立機關(guān)會議服務(wù)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)會議服務(wù)管理的總體規(guī)劃和監(jiān)督實施。領(lǐng)導(dǎo)小組由機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，相關(guān)部門負責(zé)人擔(dān)任成員。

1.會議服務(wù)管理部門：負責(zé)會議籌備、組織、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備、會議記錄等。

2.安全保衛(wèi)部門：負責(zé)會議期間的安全保衛(wèi)工作，包括場地安全檢查、人員安檢、突發(fā)事件處置等。

3.信息技術(shù)部門：負責(zé)會議的信息技術(shù)支持，包括音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備的維護與保障。

4.辦公室：負責(zé)會議文件的起草、審核和印發(fā)，以及會議紀(jì)要的整理和歸檔。

各部門職責(zé)具體如下：

-會議服務(wù)管理部門：提前了解會議需求，制定詳細的會議服務(wù)方案；協(xié)調(diào)各部門工作，確保會議順利進行。

-安全保衛(wèi)部門：制定會議安全預(yù)案，進行安全檢查和人員培訓(xùn)；會議期間加強巡邏，確保安全。

-信息技術(shù)部門：保障會議設(shè)備的正常運行，及時解決技術(shù)問題；確保會議信息傳輸?shù)臅惩ā?/p>

-辦公室：負責(zé)會議文件的起草和審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤；整理會議紀(jì)要，歸檔備查。

三、工作流程與規(guī)范

機關(guān)會議服務(wù)管理工作流程如下：

1.會議籌備階段：

-收集會議需求，制定會議方案；

-確定會議時間、地點、參會人員及會議議程；

-擬定會議通知，經(jīng)批準(zhǔn)后發(fā)送給參會人員；

-準(zhǔn)備會議材料，包括文件、資料、會議日程表等；

-安排會議場地，確保場地布置符合會議要求；

-調(diào)試會議設(shè)備，如音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等。

2.會議組織階段：

-提前到達會場，做好簽到、引導(dǎo)等工作；

-會前組織參會人員進行簡短介紹，確保會議秩序；

-主持人在會議開始時宣布會議紀(jì)律和注意事項；

-記錄會議內(nèi)容，確保會議紀(jì)要準(zhǔn)確完整；

-會議過程中，協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。

3.會議服務(wù)階段：

-提供茶歇、餐飲等服務(wù)，確保參會人員需求得到滿足；

-維護會場秩序，確保會議順利進行；

-會議結(jié)束后，協(xié)助參會人員離場，清理會場。

4.會議總結(jié)階段：

-整理會議資料，歸檔保存；

-歸納會議成果，形成會議紀(jì)要；

-對會議服務(wù)過程中存在的問題進行分析，提出改進措施；

-將會議紀(jì)要和相關(guān)資料報送相關(guān)部門。

工作規(guī)范要求：

-會議籌備要周密，確保會議順利進行；

-會議組織要有序，提高會議效率；

-會議服務(wù)要細致，滿足參會人員需求；

-會議結(jié)束后要及時總結(jié)，不斷改進工作。

四、會議紀(jì)律與要求

為確保會議的嚴肅性和秩序，所有參會人員應(yīng)嚴格遵守以下紀(jì)律與要求：

1.嚴格按時參會：參會人員應(yīng)按照會議通知要求，準(zhǔn)時到達會場，不得無故遲到、早退或缺席。

2.尊重會議程序：會議期間，參會人員應(yīng)尊重會議程序，服從會議主持人的安排，未經(jīng)允許不得隨意離開會場。

3.嚴肅會議氣氛：保持會場安靜，不得喧嘩、打鬧，不得進行與會議無關(guān)的活動。

4.遵守會議紀(jì)律：手機等通訊設(shè)備需調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話、發(fā)送短信或處理其他事項。

5.嚴謹發(fā)言態(tài)度：發(fā)言時應(yīng)尊重他人意見，保持文明禮貌，不得發(fā)表與會議主題無關(guān)的言論。

6.嚴格保密規(guī)定：會議內(nèi)容涉及保密事項的，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

7.遵守會場秩序：會議期間，參會人員應(yīng)遵守會場秩序，不得擅自進入其他區(qū)域，不得在會場內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。

8.服從會議安排：會議期間，如遇特殊情況需要調(diào)整議程或臨時事項，參會人員應(yīng)服從安排，積極配合。

9.節(jié)約會議資源：會議期間，應(yīng)合理使用會議資源，如紙張、文具等，不得浪費。

10.反饋意見與建議：會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)認真思考會議內(nèi)容，對會議提出意見和建議，促進會議質(zhì)量的提升。

違反上述紀(jì)律與要求的，將根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評教育或相應(yīng)處理。

五、安全保障措施

為確保機關(guān)會議的安全進行，特制定以下安全保障措施：

1.會場安全檢查：

-在會議前對會場進行全面的安全檢查，包括消防設(shè)施、疏散通道、門窗鎖閉情況等。

-確保會場內(nèi)的電器設(shè)備安全可靠，無漏電、短路等安全隱患。

2.人員安全控制：

-會議期間，安排專人對會場入口進行嚴格檢查，確保參會人員身份真實，禁止無關(guān)人員進入。

-對參會人員進行安檢，防止攜帶危險物品進入會場。

3.突發(fā)事件應(yīng)對預(yù)案：

-制定突發(fā)事件應(yīng)對預(yù)案，包括火災(zāi)、地震、人員擁擠等緊急情況的處理流程。

-確保所有參會人員熟悉應(yīng)急預(yù)案，并在緊急情況下能夠迅速、有序地疏散。

4.安全保衛(wèi)力量部署：

-會議期間，安排充足的安全保衛(wèi)人員，負責(zé)會場內(nèi)外巡邏，維護會場秩序。

-加強對重要區(qū)域的安全監(jiān)控，如主席臺、會議室入口等。

5.信息安全保護：

-保障會議信息安全，對涉及國家秘密或敏感信息的會議，采取加密措施，確保信息傳輸安全。

-限制與會人員使用個人通訊設(shè)備，防止信息泄露。

6.應(yīng)急物資儲備：

-準(zhǔn)備必要的應(yīng)急物資，如急救箱、滅火器、應(yīng)急照明設(shè)備等，以應(yīng)對突發(fā)事件。

7.培訓(xùn)與演練：

-定期對安全保衛(wèi)人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高其應(yīng)急處置能力。

-定期組織應(yīng)急演練，檢驗預(yù)案的有效性和實際操作能力。

8.責(zé)任追究：

-明確安全責(zé)任，對因安全管理不到位導(dǎo)致安全事故的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任。

六、會議記錄與檔案管理

會議記錄是反映會議內(nèi)容、決策過程和成果的重要資料，對于機關(guān)工作的連續(xù)性和規(guī)范性具有重要意義。以下是對會議記錄與檔案管理的規(guī)定：

1.記錄要求：

-會議記錄應(yīng)由指定的記錄員負責(zé)，記錄員應(yīng)具備良好的文字表達能力和會議記錄技能。

-記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言要點、決議內(nèi)容等。

-記錄應(yīng)使用規(guī)范的記錄格式，字體清晰，便于查閱。

2.記錄審核：

-會議記錄完成后，由主持人或記錄員進行初步審核，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

-主持人或記錄員應(yīng)與參會人員進行核對，如有出入，應(yīng)及時修正。

3.歸檔保存：

-會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理歸檔，歸檔時應(yīng)注明會議名稱、日期、記錄員等信息。

-會議記錄檔案應(yīng)按照年度或會議類型進行分類，便于管理和查閱。

4.檔案查閱：

-任何需要查閱會議記錄的人員，應(yīng)向檔案管理部門提出申請，說明查閱目的和用途。

-檔案管理部門應(yīng)在確保信息安全的前提下，提供查閱服務(wù)。

5.檔案保管：

-會議記錄檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。

-定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。

6.檔案銷毀：

-對于超過保管期限的會議記錄檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀，銷毀前應(yīng)進行鑒定和登記。

7.責(zé)任追究：

-對因工作疏忽導(dǎo)致會議記錄丟失、損壞或泄露的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

七、會議效果評估與反饋

為了持續(xù)改進會議服務(wù)管理，提高會議效果，特制定以下評估與反饋機制：

1.會議效果評估：

-會議結(jié)束后，由會議服務(wù)管理部門組織對會議效果進行評估。

-評估內(nèi)容應(yīng)包括會議組織、服務(wù)保障、參會人員滿意度、會議目標(biāo)達成情況等。

-評估方式可通過問卷調(diào)查、個別訪談、會議紀(jì)要回顧等方式進行。

2.反饋收集渠道：

-設(shè)立會議反饋意見箱，方便參會人員匿名提交意見和建議。

-建立會議反饋電子郵箱，鼓勵參會人員通過電子郵件形式提出反饋。

-設(shè)立熱線電話，接受參會人員的即時反饋。

3.反饋處理與改進：

-對收集到的反饋意見，會議服務(wù)管理部門應(yīng)及時整理和分析。

-對合理、可行的建議，制定改進措施，并落實到下一次會議服務(wù)工作中。

-對不合理或無法實現(xiàn)的反饋，應(yīng)耐心解釋原因，并引導(dǎo)參會人員提出更具體的改進建議。

4.評估結(jié)果應(yīng)用：

-將會議效果評估結(jié)果作為改進會議服務(wù)管理的重要依據(jù)。

-定期對會議服務(wù)管理人員進行培訓(xùn)，提升其服務(wù)意識和專業(yè)技能。

-根據(jù)評估結(jié)果，對會議服務(wù)管理制度進行修訂和完善。

5.持續(xù)改進：

-建立長效機制，確保會議服務(wù)管理水平的持續(xù)提升。

-定期對會議服務(wù)效果進行跟蹤評估，不斷優(yōu)化服務(wù)流程和內(nèi)容。

6.責(zé)任追究：

-對因工作失誤導(dǎo)致會議效果不佳的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

-對在會議效果評估中表現(xiàn)突出的個人或部門，給予表彰和獎勵。

八、監(jiān)督與考核

為確保機關(guān)會議服務(wù)管理制度的有效執(zhí)行，特設(shè)立以下監(jiān)督與考核機制：

1.監(jiān)督機構(gòu)設(shè)立：

-成立專門監(jiān)督小組，由機關(guān)紀(jì)檢監(jiān)察部門、辦公廳（室）等部門負責(zé)人組成。

-監(jiān)督小組負責(zé)對會議服務(wù)管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。

2.監(jiān)督內(nèi)容：

-檢查會議籌備、組織、實施過程中的各項規(guī)定是否得到落實。

-考察會議服務(wù)管理部門及工作人員的工作態(tài)度、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

-評估會議效果，包括會議目標(biāo)達成情況、參會人員滿意度等。

3.考核制度：

-建立會議服務(wù)管理工作考核制度，考核內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作效率、服務(wù)質(zhì)量、會議效果等。

-考核結(jié)果作為對會議服務(wù)管理部門及工作人員績效考核的重要依據(jù)。

4.考核方式：

-定期開展自評和互評，會議服務(wù)管理部門對照制度要求進行自我檢查。

-通過會議效果評估、參會人員反饋、監(jiān)督檢查等方式收集考核數(shù)據(jù)。

-對考核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，確保問題得到有效解決。

5.考核結(jié)果運用：

-考核結(jié)果與工作人員的獎懲、晉升、培訓(xùn)等掛鉤。

-對考核成績優(yōu)秀的人員或部門給予表彰和獎勵。

-對考核成績不佳的人員或部門進行約談，督促改進。

6.責(zé)任追究：

-對在會議服務(wù)管理工作中玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊等行為，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任。

-對因管理不善導(dǎo)致會議出現(xiàn)重大失誤或造成嚴重后果的，嚴肅追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的責(zé)任。

7.信息公開與反饋：

-定期公開會議服務(wù)管理工作的考核結(jié)果，接受社會監(jiān)督。

-對公眾和媒體提出的意見和建議，及時進行研究和反饋。

九、附則

1.本制度適用于機關(guān)內(nèi)部各類會議，包括辦公會議、專題會議、座談會等。

2.各部門應(yīng)嚴格按照本制度執(zhí)行，確保會議服務(wù)管理的規(guī)范化和制度化。

3.本制度由辦公廳（室）負責(zé)解釋和修訂。

4.本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

5.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充和調(diào)整。

6.機關(guān)內(nèi)部各級人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)本制度，提高對會議服務(wù)管理工作的認識，共同維護機關(guān)會議的秩序和效率。

7.對違反本制度的行為，將依法依規(guī)進行處理，確保制度的嚴肅性和權(quán)威性。

8.本制度的實施情況將作為機關(guān)工作考核的重要內(nèi)容，各部門應(yīng)高度重視，確保制度得到有效執(zhí)行。

9.機關(guān)會議服務(wù)管理部門應(yīng)定期對制度執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保會議服務(wù)管理的持續(xù)改進。

10.本制度發(fā)布后，各部門應(yīng)立即組織學(xué)習(xí)，并將學(xué)習(xí)情況報辦公廳（室）備案。

十、實施與監(jiān)督

1.實施要求：

-本制度實施過程中，各部門應(yīng)高度重視，明確責(zé)任分工，確保制度的有效執(zhí)行。

-會議服務(wù)管理部門要加強對制度的學(xué)習(xí)和宣傳，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識。

-各部門要積極配合，共同維護會議的秩序和效率。

2.監(jiān)督檢查：

-辦公廳（室）負責(zé)對本制度的實施情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。

-監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、隨機抽查、專項檢查等方式進行。

-對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要責(zé)令相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改效果。

3.考核評價：

-將本制度的實施情況納入機關(guān)年度考核體系，對執(zhí)行不力的部門和個人進行考核評價。

-考核評價結(jié)果作為評優(yōu)評先、干部任用的重要依據(jù)。

4.信息公開與反饋：

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