執(zhí)行檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實完整原則。檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確、完整。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，為公司/組織各項工作提供及時、有效的服務(wù)。4.安全保密原則。檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理的規(guī)章制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對接收的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的文件材料進(jìn)行分類、整理，并定期移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱和利用工作，提供必要的檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案的丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司/組織各部門及所屬單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下幾類：1.上級機關(guān)文件材料，如上級機關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織文件材料，如公司/組織制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、技術(shù)文件、財務(wù)文件等。3.下級單位文件材料，如下級單位報送的請示、報告、統(tǒng)計報表、工作總結(jié)等。4.其他文件材料，如與本公司/組織有關(guān)的重要會議文件、考察調(diào)研材料、聲像資料、實物檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案管理的要求。3.對重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件的保存地點。4.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的文件材料整理完畢，并移交檔案管理部門。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案等。2.編號。對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。3.編目。對每一份檔案進(jìn)行編目，包括檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，確保電子檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.加強對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。5.做好檔案的防蟲、防潮、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點和辯證的分析方法，從公司/組織的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其價值。2.分析比較法。將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式等方面的異同，判斷其價值。3.效益評估法。從檔案對公司/組織各項工作的利用效益出發(fā)，評估檔案的價值。（四）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案。凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案。凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案。凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織各項工作提供及時、有效的服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)檔案形成部門同意。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注、污損。（三）利用方式1.查閱。檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱。檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織。3.復(fù)制。檔案利用者因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、審批情況等信息。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.信息安全保障。建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的信息安全保障體系，采取必要的安全防護措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保檔案信息化管理工作的正常開展。2.檔案管理人員應(yīng)