村落檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)村落檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)村落發(fā)展、村民生活及文化傳承，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合村落實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本村落內(nèi)各類(lèi)組織、機(jī)構(gòu)及個(gè)人形成的具有保存價(jià)值的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村落檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映村落各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。4.與時(shí)俱進(jìn)原則：適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，不斷完善檔案管理手段和方法。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）管理機(jī)構(gòu)設(shè)立村落檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由村黨支部書(shū)記擔(dān)任組長(zhǎng)，村委會(huì)主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括各村民小組組長(zhǎng)及相關(guān)工作人員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)協(xié)調(diào)村落檔案管理工作。設(shè)立村落檔案室，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等具體工作。檔案室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范有序。做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題。積極參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。2.各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)，定期移交檔案室。協(xié)助檔案管理人員開(kāi)展檔案管理工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。配合做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括村黨支部、村委會(huì)的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類(lèi)：涉及村辦企業(yè)、集體經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)賬目、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、招商引資資料等。3.社會(huì)事務(wù)類(lèi)：如村民戶籍檔案、社會(huì)保障記錄、民政救助資料、計(jì)劃生育檔案、教育衛(wèi)生檔案等。4.文化建設(shè)類(lèi)：村落歷史沿革、民俗文化資料、文藝活動(dòng)記錄、文物保護(hù)檔案等。5.重點(diǎn)項(xiàng)目類(lèi)：村內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境整治、扶貧開(kāi)發(fā)等重點(diǎn)項(xiàng)目的規(guī)劃、實(shí)施過(guò)程及驗(yàn)收等相關(guān)檔案。6.村民個(gè)人檔案：村民自愿提交的具有保存價(jià)值的個(gè)人資料，如獲獎(jiǎng)證書(shū)、族譜等。（二）收集要求1.各部門(mén)和個(gè)人應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案室。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、文化建設(shè)、重點(diǎn)項(xiàng)目、村民個(gè)人等六大類(lèi)，每大類(lèi)下再細(xì)分若干小類(lèi)。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。編號(hào)可采用年度+類(lèi)別+順序號(hào)的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的房間作為保管場(chǎng)所。配備檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等必要的保管設(shè)施。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管：涉及村落根本利益、歷史沿革、重要政策法規(guī)依據(jù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管：保存期限為30年至50年的檔案，如重要經(jīng)濟(jì)合同、重大項(xiàng)目檔案等。3.短期保管：保存期限為10年至30年的檔案，如一般性文件、臨時(shí)性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（三）保管措施1.建立檔案出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同介質(zhì)，并異地保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.做好檔案保管場(chǎng)所的安全防范工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材，確保檔案安全。五、檔案的利用（一）利用方式1.查閱：村民、社會(huì)組織及相關(guān)部門(mén)因工作需要，可到檔案室查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，經(jīng)檔案管理人員同意后，在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損和丟失。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案證明章。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)出示有效身份證件或單位介紹信。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、期限等，經(jīng)審批后簽字確認(rèn)。3.復(fù)制檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審核同意后，按規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱和公開(kāi)。2.檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和村落相關(guān)規(guī)定，不得損害村落和他人利益。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理對(duì)雖已到保管期限但仍具有重要查考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)涉及未了結(jié)事項(xiàng)的檔案，應(yīng)待事項(xiàng)了結(jié)后再行鑒定銷(xiāo)毀。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)村落檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率和利用水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合存儲(chǔ)要求。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)于服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案管理和利用。（四）安全保障加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露和被篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立村落檔案管理監(jiān)督機(jī)制，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)進(jìn)