異地公章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司異地公章的管理，規(guī)范公章使用行為，確保公章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在異地設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)、辦事處以及因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章的各類事項(xiàng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：公章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.安全保密原則：確保公章在異地的存儲(chǔ)、使用過(guò)程中的安全，防止公章被盜用、冒用或?yàn)E用，同時(shí)對(duì)公章使用信息嚴(yán)格保密。3.審批規(guī)范原則：所有公章使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，明確審批權(quán)限和責(zé)任。4.痕跡管理原則：對(duì)公章使用的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，留存相關(guān)文件和資料，以便追溯和查詢。二、公章的種類及保管（一）公章種類1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、合同、協(xié)議等重要文書的簽署。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)等的蓋章。4.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)或其他需要法定代表人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合。（二）保管職責(zé)1.異地分支機(jī)構(gòu)或辦事處應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章使用規(guī)定。2.保管人員應(yīng)建立公章使用登記簿，詳細(xì)記錄公章的使用日期、事由、批準(zhǔn)人、使用人等信息。3.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的保管箱內(nèi)，確保存放環(huán)境安全，防止公章被盜、丟失或損壞。三、公章的使用審批（一）審批流程1.申請(qǐng)人填寫《異地公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對(duì)用章事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。3.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交給公司總部相關(guān)職能部門審批。根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)，分別提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門或其他相關(guān)部門審批。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查用章事項(xiàng)是否符合法律法規(guī)要求；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審查涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的用章是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定。4.經(jīng)總部相關(guān)職能部門審批通過(guò)后，申請(qǐng)表提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行最終審批。5.審批通過(guò)后，申請(qǐng)人將申請(qǐng)表交至異地公章保管人員處，保管人員方可根據(jù)申請(qǐng)表上的批準(zhǔn)信息使用公章。（二）審批權(quán)限1.一般業(yè)務(wù)文件、合同等用章，由部門負(fù)責(zé)人、總部相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)依次審批。2.涉及重大合同、重要協(xié)議、對(duì)外擔(dān)保等事項(xiàng)的用章，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.涉及財(cái)務(wù)支付、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)的用章，除上述審批流程外，還需財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無(wú)法按照正常審批流程進(jìn)行審批時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)通過(guò)電話、郵件等方式向相關(guān)審批人說(shuō)明情況，經(jīng)同意后可先行用章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司重大利益、存在較高風(fēng)險(xiǎn)的用章事項(xiàng)，在緊急情況下，可由公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定是否先行用章，并在事后盡快完善審批手續(xù)。四、公章的使用規(guī)范（一）使用范圍1.公章只能用于公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件簽署、合同簽訂、證明開(kāi)具等事項(xiàng)，嚴(yán)禁超范圍使用。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。（二）使用要求1.公章使用應(yīng)在公司指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將公章攜帶外出使用。如因特殊情況確需外出用章的，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批，并采取必要的安全措施，確保公章安全。2.公章使用時(shí)，保管人員應(yīng)親自監(jiān)督蓋章過(guò)程，確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰，不得將公章交予他人代蓋。3.蓋章后，保管人員應(yīng)及時(shí)在《異地公章使用登記簿》上登記蓋章時(shí)間、蓋章文件名稱及份數(shù)、蓋章人等信息，并要求蓋章人簽字確認(rèn)。（三）用章文件管理1.用章文件必須是經(jīng)過(guò)審批的正式文件或合同文本，用章前應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.用章文件如有修改，必須經(jīng)過(guò)原審批流程重新審批，并在修改處加蓋校對(duì)章或騎縫章。3.用章文件使用完畢后，保管人員應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔，妥善保存。五、公章的交接與掛失（一）交接1.異地公章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接公章時(shí)，應(yīng)提前向公司總部提交書面報(bào)告，說(shuō)明交接原因及預(yù)計(jì)交接時(shí)間。2.公司總部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督公章交接工作，交接雙方應(yīng)在監(jiān)督人員的見(jiàn)證下，對(duì)公章的數(shù)量、完好情況等進(jìn)行詳細(xì)清點(diǎn)，并在《異地公章交接清單》上簽字確認(rèn)。3.交接完成后，原保管人員應(yīng)將公章使用登記簿、相關(guān)審批文件等資料一并移交給新保管人員，并辦理交接手續(xù)。（二）掛失1.如發(fā)現(xiàn)公章丟失或被盜，保管人員應(yīng)立即向公司總部報(bào)告，并采取緊急措施，如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案等，防止公章被非法使用。2.公司總部應(yīng)及時(shí)發(fā)布公章掛失聲明，通知相關(guān)部門和合作伙伴，停止使用該公章，并對(duì)可能受到影響的業(yè)務(wù)進(jìn)行妥善處理。3.根據(jù)實(shí)際情況，公司總部決定是否重新刻制公章。如需重新刻制，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理刻章手續(xù)，并及時(shí)向公安機(jī)關(guān)備案。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司總部應(yīng)定期對(duì)異地公章的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公章保管情況、使用審批流程執(zhí)行情況、用章文件管理情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)異地公章的使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查公章使用的合規(guī)性、合理性以及審批手續(xù)的完整性。3.對(duì)于檢查和審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門對(duì)公章管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.主動(dòng)接受合作伙伴、客戶等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，對(duì)于外部反饋的公章使用問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因公章保管人員保管不善，導(dǎo)致公章被盜、丟失或損壞的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。2.未經(jīng)審批擅自使用公章或超范圍使用公章的，由直接責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予公司內(nèi)部的紀(jì)律處分。3.因?qū)徟税殃P(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致用章事項(xiàng)出現(xiàn)問(wèn)題的，審批人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。（二）追究方式1.對(duì)于違反本辦法的責(zé)任人，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、罰款、降職、撤職等紀(jì)律處分。2.如因公章管理問(wèn)題給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究責(zé)任人的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。八、附則（一）