建材訂單管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司建材訂單的管理，規(guī)范訂單處理流程，提高訂單執(zhí)行效率和客戶滿意度，確保公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有建材訂單的管理，包括訂單的接收、評審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更及結(jié)算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：訂單管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的訂單執(zhí)行問題。3.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)處理訂單相關(guān)事宜，確保訂單按時(shí)交付。4.協(xié)作性原則：訂單管理涉及多個(gè)部門，各部門應(yīng)密切協(xié)作，共同完成訂單任務(wù)。二、訂單接收（一）接收渠道1.公司設(shè)立專門的訂單接收郵箱[郵箱地址]，客戶可通過該郵箱發(fā)送訂單信息。2.公司官網(wǎng)設(shè)有在線訂單提交入口，客戶可直接在官網(wǎng)上提交訂單。3.公司銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶通過電話、傳真等方式下達(dá)的訂單。（二）訂單信息內(nèi)容1.客戶基本信息：包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等。2.建材產(chǎn)品信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。3.交貨信息：交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、交貨方式等。4.價(jià)格信息：產(chǎn)品單價(jià)、總價(jià)、付款方式等。5.其他特殊要求：如包裝要求、運(yùn)輸要求等。（三）接收流程1.訂單接收人員收到訂單后，應(yīng)立即對訂單信息進(jìn)行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準(zhǔn)確。2.對于信息不完整或不準(zhǔn)確的訂單，訂單接收人員應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，要求客戶補(bǔ)充或更正訂單信息。3.訂單接收人員審核無誤后，將訂單信息錄入公司訂單管理系統(tǒng)，并按照訂單類型進(jìn)行分類，發(fā)送給相關(guān)部門。三、訂單評審（一）評審部門及職責(zé)1.銷售部門：負(fù)責(zé)對訂單的客戶需求、交貨時(shí)間、價(jià)格等方面進(jìn)行評審，確保訂單符合公司銷售政策和客戶要求。2.生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)對訂單的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)工藝等方面進(jìn)行評審，評估訂單的生產(chǎn)可行性和生產(chǎn)周期。3.采購部門：負(fù)責(zé)對訂單所需原材料的供應(yīng)情況進(jìn)行評審，確保原材料能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對訂單的價(jià)格、付款方式、成本核算等方面進(jìn)行評審，確保訂單的經(jīng)濟(jì)效益。（二）評審流程1.訂單接收人員將訂單信息發(fā)送給相關(guān)部門后，各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成訂單評審。2.銷售部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成對訂單客戶需求、交貨時(shí)間、價(jià)格等方面的評審，并將評審結(jié)果反饋給訂單接收人員。3.生產(chǎn)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成對訂單產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)工藝等方面的評審，并將評審結(jié)果反饋給訂單接收人員。4.采購部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成對訂單所需原材料供應(yīng)情況的評審，并將評審結(jié)果反饋給訂單接收人員。5.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成對訂單價(jià)格、付款方式、成本核算等方面的評審，并將評審結(jié)果反饋給訂單接收人員。6.訂單接收人員匯總各部門的評審結(jié)果，如訂單評審?fù)ㄟ^，將訂單下達(dá)給相關(guān)部門執(zhí)行；如訂單評審不通過，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，協(xié)商解決方案。四、訂單下達(dá)（一）下達(dá)方式訂單評審?fù)ㄟ^后，訂單接收人員應(yīng)將訂單信息以書面形式下達(dá)給相關(guān)部門，同時(shí)在訂單管理系統(tǒng)中進(jìn)行訂單下達(dá)操作。（二）下達(dá)內(nèi)容訂單下達(dá)時(shí)，應(yīng)明確訂單的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、交貨方式、價(jià)格、付款方式等信息，并確保各部門接收的訂單信息一致。（三）下達(dá)流程1.訂單接收人員根據(jù)訂單評審結(jié)果，在訂單管理系統(tǒng)中生成訂單下達(dá)指令，并將訂單下達(dá)指令發(fā)送給相關(guān)部門。2.相關(guān)部門收到訂單下達(dá)指令后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單信息，并安排專人負(fù)責(zé)訂單的執(zhí)行。3.訂單接收人員將書面訂單復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門，各部門應(yīng)妥善保管訂單文件，以備查閱。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)部門1.生產(chǎn)部門接到訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計(jì)劃，明確生產(chǎn)任務(wù)、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制等方面的要求。2.生產(chǎn)部門應(yīng)按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。3.在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量管理體系，加強(qiáng)對產(chǎn)品質(zhì)量的控制，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。4.生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)記錄生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如原材料消耗、生產(chǎn)工時(shí)、設(shè)備運(yùn)行情況等，以便進(jìn)行成本核算和生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析。（二）采購部門1.采購部門接到訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單所需原材料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，及時(shí)制定采購計(jì)劃。2.采購部門應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保原材料能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.在采購過程中，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，確保供應(yīng)商提供的原材料符合訂單要求。4.采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤原材料的采購進(jìn)度，確保原材料按時(shí)到貨，避免因原材料供應(yīng)不及時(shí)影響訂單的執(zhí)行。（三）物流部門1.物流部門接到訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單的交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、交貨方式等信息，制定物流配送計(jì)劃。2.物流部門應(yīng)選擇合適的運(yùn)輸方式和物流公司，確保產(chǎn)品能夠安全、及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。3.在物流配送過程中，物流部門應(yīng)加強(qiáng)對產(chǎn)品的包裝、運(yùn)輸、裝卸等環(huán)節(jié)的管理，確保產(chǎn)品不受損壞。4.物流部門應(yīng)及時(shí)跟蹤物流配送進(jìn)度，及時(shí)反饋物流信息，以便客戶了解訂單的運(yùn)輸情況。六、訂單跟蹤（一）跟蹤責(zé)任部門訂單跟蹤由銷售部門負(fù)責(zé)，銷售部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)訂單的跟蹤工作。（二）跟蹤內(nèi)容1.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤：銷售部門應(yīng)定期與生產(chǎn)部門溝通，了解訂單的生產(chǎn)進(jìn)度，確保產(chǎn)品按時(shí)完成。2.采購進(jìn)度跟蹤：銷售部門應(yīng)定期與采購部門溝通，了解訂單所需原材料的采購進(jìn)度，確保原材料按時(shí)到貨。3.物流進(jìn)度跟蹤：銷售部門應(yīng)定期與物流部門溝通，了解訂單的物流配送進(jìn)度，確保產(chǎn)品按時(shí)送達(dá)客戶手中。4.客戶反饋跟蹤：銷售部門應(yīng)及時(shí)收集客戶對訂單執(zhí)行情況的反饋意見，及時(shí)處理客戶投訴和問題。（三）跟蹤方式1.定期溝通：銷售部門應(yīng)每周與生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門召開訂單跟蹤會(huì)議，匯報(bào)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.實(shí)時(shí)監(jiān)控：銷售部門應(yīng)通過訂單管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控訂單的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。3.現(xiàn)場檢查：銷售部門應(yīng)定期到生產(chǎn)車間、倉庫、物流配送現(xiàn)場等進(jìn)行實(shí)地檢查，了解訂單執(zhí)行情況，確保訂單執(zhí)行符合要求。七、訂單變更（一）變更原因1.客戶需求變更：客戶因產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等方面的原因提出訂單變更。2.公司內(nèi)部原因：公司因生產(chǎn)工藝調(diào)整、原材料供應(yīng)變化、物流配送調(diào)整等原因需要對訂單進(jìn)行變更。（二）變更流程1.客戶提出訂單變更要求時(shí)，應(yīng)填寫《訂單變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及要求，并提交給銷售部門。2.銷售部門收到客戶的《訂單變更申請表》后，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，評估訂單變更對生產(chǎn)、采購、物流等方面的影響。3.如訂單變更涉及生產(chǎn)工藝調(diào)整、原材料供應(yīng)變化等，生產(chǎn)部門、采購部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成對訂單變更的評審，并將評審結(jié)果反饋給銷售部門。4.銷售部門匯總各部門的評審結(jié)果，如訂單變更評審?fù)ㄟ^，應(yīng)與客戶協(xié)商變更后的訂單價(jià)格、交貨時(shí)間等條款，并簽訂《訂單變更協(xié)議》。5.銷售部門將《訂單變更申請表》和《訂單變更協(xié)議》復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門，各部門應(yīng)按照變更后的訂單要求執(zhí)行。八、訂單結(jié)算（一）結(jié)算方式1.預(yù)付款：客戶在簽訂訂單后，按照訂單金額的一定比例支付預(yù)付款，預(yù)付款比例由公司與客戶協(xié)商確定。2.貨到付款：客戶在收到貨物后，按照訂單金額支付貨款。3.分期付款：客戶按照訂單金額分若干期支付貨款，每期支付金額由公司與客戶協(xié)商確定。（二）結(jié)算流程1.物流部門在產(chǎn)品送達(dá)客戶后，應(yīng)及時(shí)將送貨單提交給銷售部門。2.銷售部門根據(jù)送貨單和訂單信息，核對產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合訂單要求，如核對無誤，應(yīng)開具發(fā)票給客戶。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售部門開具的發(fā)票和訂單信息，與客戶進(jìn)行貨款結(jié)算。4.如客戶對貨款結(jié)算有異議，應(yīng)及時(shí)與銷售部門、財(cái)務(wù)部門溝通，協(xié)商解決。九、訂單歸檔（一）歸檔范圍公司所有的建材訂單文件，包括訂單接收記錄、訂單評審記錄、訂單下達(dá)文件、訂單執(zhí)行記錄、訂單跟蹤記錄、訂單變更記錄、訂單結(jié)算記錄等。（二）歸檔流程1.各部門在完成訂單相關(guān)工作后，應(yīng)及時(shí)將訂單文件整理歸檔，并移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門收到各部門移交的訂單文件后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、