林木檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織林木資源的科學(xué)管理，規(guī)范林木檔案的建立、管理與利用，全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地掌握林木資源狀況，為林木資源的培育、經(jīng)營(yíng)、保護(hù)及決策提供科學(xué)依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及林木資源管理的部門、林場(chǎng)、苗圃及相關(guān)業(yè)務(wù)單位。（三）基本原則1.真實(shí)性原則林木檔案應(yīng)如實(shí)反映林木生長(zhǎng)、經(jīng)營(yíng)、災(zāi)害等實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則涵蓋林木從種苗繁育、造林、撫育管理到采伐更新等全過程的相關(guān)資料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.準(zhǔn)確性原則檔案記錄的數(shù)據(jù)、文字、圖表等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。4.規(guī)范性原則按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的建立、整理、存儲(chǔ)和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.動(dòng)態(tài)性原則隨著林木生長(zhǎng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的變化，及時(shí)更新檔案信息，保持檔案與實(shí)際情況的一致性。二、林木檔案的內(nèi)容（一）種苗檔案1.種子來源記錄種子采集地的地理位置、母樹品種、樹齡、生長(zhǎng)狀況等信息，以及種子采集時(shí)間、采集方法、種子質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.苗木繁育包括苗圃地基本情況（如土壤條件、肥力狀況、灌溉設(shè)施等）、育苗品種、育苗時(shí)間、育苗方式（播種、扦插、嫁接等）、苗木生長(zhǎng)過程中的施肥、澆水、病蟲害防治等管理措施記錄，以及苗木出圃時(shí)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等。（二）造林檔案1.造林規(guī)劃造林區(qū)域的地形圖、林相圖，造林規(guī)劃設(shè)計(jì)書，包括造林樹種選擇、造林方式（人工造林、飛播造林等）、造林密度、造林時(shí)間安排等內(nèi)容。2.造林實(shí)施造林作業(yè)設(shè)計(jì)文件，造林施工單位及人員情況，造林過程中的整地方式（全面整地、帶狀整地、塊狀整地等）、造林方法（植苗造林、播種造林等）、苗木運(yùn)輸與栽植過程記錄，以及造林成活率檢查結(jié)果等。（三）撫育管理檔案1.幼林撫育記錄幼林撫育年度計(jì)劃、撫育時(shí)間、撫育方式（除草、松土、施肥、修剪等）、撫育強(qiáng)度、撫育用工及物資消耗情況，以及幼林生長(zhǎng)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)（如樹高、胸徑、冠幅等生長(zhǎng)量）。2.中齡林撫育中齡林撫育間伐作業(yè)設(shè)計(jì)，間伐時(shí)間、間伐強(qiáng)度、間伐木選擇標(biāo)準(zhǔn)、間伐材產(chǎn)量及去向，以及撫育后林分生長(zhǎng)狀況變化監(jiān)測(cè)記錄。3.森林保護(hù)森林病蟲害發(fā)生情況記錄，包括病蟲害種類、發(fā)生時(shí)間、危害程度、防治措施及效果；森林火災(zāi)情況，如火災(zāi)發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、過火面積、火災(zāi)原因及撲救過程等；其他自然災(zāi)害（如風(fēng)災(zāi)、雪災(zāi)、旱災(zāi)等）對(duì)林木的影響及應(yīng)對(duì)措施記錄。（四）林木權(quán)屬檔案1.林地權(quán)屬林地所有權(quán)證書、林地使用權(quán)證書或相關(guān)權(quán)屬證明文件，明確林地的所有者、使用者及權(quán)屬范圍。2.林木權(quán)屬林木所有權(quán)證書、林木使用權(quán)證書或其他權(quán)屬證明材料，記錄林木的權(quán)屬歸屬情況，包括國(guó)有、集體、個(gè)人或其他組織所有的林木信息。（五）經(jīng)營(yíng)利用檔案1.木材采伐采伐許可證申請(qǐng)與審批文件，采伐作業(yè)設(shè)計(jì)，包括采伐區(qū)域、采伐樹種、采伐蓄積量、采伐方式（皆伐、擇伐、漸伐等）、采伐時(shí)間、木材運(yùn)輸計(jì)劃及實(shí)際運(yùn)輸情況等。2.木材銷售木材銷售合同，銷售木材的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、購(gòu)買單位等信息，以及木材銷售款項(xiàng)結(jié)算情況記錄。3.其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)如林下經(jīng)濟(jì)開發(fā)項(xiàng)目（種植、養(yǎng)殖、采集等）的相關(guān)合同、協(xié)議，項(xiàng)目實(shí)施過程記錄及經(jīng)濟(jì)效益分析等。三、林木檔案的建立（一）建檔責(zé)任主體各林場(chǎng)、苗圃及相關(guān)業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)本單位林木檔案的建立與管理工作，明確專人作為檔案管理員，具體承擔(dān)檔案的收集、整理、歸檔和保管等任務(wù)。（二）檔案資料收集1.日常工作記錄各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄林木生長(zhǎng)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息，如造林施工日志、撫育作業(yè)記錄、病蟲害防治記錄等，并定期將相關(guān)資料移交檔案管理員。2.文件與報(bào)告收集各類與林木管理相關(guān)的文件、報(bào)告，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、技術(shù)方案、工作總結(jié)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、權(quán)屬證明文件等。3.圖表與數(shù)據(jù)整理和收集反映林木資源狀況的圖表，如地形圖、林相圖、生長(zhǎng)過程圖表等，以及相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。（三）檔案整理與歸檔1.分類整理檔案管理員按照檔案內(nèi)容的類別，將收集到的資料進(jìn)行分類，如種苗檔案、造林檔案、撫育管理檔案等，每類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)與編目為每份檔案資料編制唯一的編號(hào)，建立檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息，便于查找和管理。3.裝訂與存儲(chǔ)對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和備份，保證數(shù)據(jù)的安全性和可檢索性。四、林木檔案的管理（一）檔案保管1.保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲(chǔ)。庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品等。2.檔案存放按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和調(diào)閱。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案存放架位、箱號(hào)等信息。3.定期檢查定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（二）檔案借閱1.借閱審批因工作需要借閱林木檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱登記檔案管理員對(duì)借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱期限嚴(yán)格控制檔案借閱期限，一般不得超過規(guī)定的時(shí)間。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）檔案保密1.保密制度建立健全林木檔案保密制度，明確檔案管理人員和借閱人員的保密職責(zé)，對(duì)涉及林木資源機(jī)密信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.保密措施對(duì)檔案庫(kù)房、檔案存儲(chǔ)設(shè)備等采取必要的保密措施，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。3.涉密檔案管理對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等涉密的林木檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍，確保涉密信息安全。（四）檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)逐步推進(jìn)林木檔案的信息化管理，建立林木檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)，并及時(shí)更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)對(duì)林木檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止非法訪問和數(shù)據(jù)篡改。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。五、林木檔案的利用（一）提供決策支持為公司/組織的林木資源培育、經(jīng)營(yíng)、保護(hù)等決策提供準(zhǔn)確、全面的檔案信息依據(jù)。通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，了解林木資源現(xiàn)狀、生長(zhǎng)趨勢(shì)、經(jīng)營(yíng)效益等情況，為制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和決策方案提供參考。（二）指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為林場(chǎng)、苗圃及相關(guān)業(yè)務(wù)單位的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供技術(shù)指導(dǎo)。如根據(jù)種苗檔案指導(dǎo)育苗工作，依據(jù)造林檔案和撫育管理檔案優(yōu)化造林和撫育措施，參考經(jīng)營(yíng)利用檔案合理安排木材采伐和銷售計(jì)劃等。（三）資源清查與評(píng)估在進(jìn)行林木資源清查、資產(chǎn)評(píng)估、森林資源監(jiān)測(cè)等工作時(shí)，利用林木檔案提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和歷史資料，確保清查和評(píng)估結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（四）應(yīng)對(duì)突發(fā)事件在發(fā)生森林火災(zāi)、病蟲害等突發(fā)事件時(shí)，通過查閱林木檔案，快速了解受災(zāi)區(qū)域的林木資源情況，為制定應(yīng)急處置方案、組織搶險(xiǎn)救災(zāi)和災(zāi)后恢復(fù)重建提供支持。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司/組織定期對(duì)各單位的林木檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案建立的完整性、準(zhǔn)確性，檔案管理的規(guī)范性、安全性，檔案利用的有效性等方面。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)建立林木檔案