材料購入管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料購入管理，規(guī)范采購流程，確保所購材料符合公司生產(chǎn)、經(jīng)營需求，保證材料質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有生產(chǎn)經(jīng)營所需各類材料的購入管理，包括原材料、輔助材料、零部件、辦公用品等。（三）基本原則1.合法性原則：材料購入活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所購材料符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。3.成本效益原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的原則，杜絕不正當(dāng)交易。5.歸口管理原則：明確各部門在材料購入管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保采購工作有序進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營需求，結(jié)合庫存情況，合理安排材料采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合法、有效。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營計劃，準(zhǔn)確提出材料需求計劃，明確材料規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商評估和選擇，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行采購談判，對采購合同條款進(jìn)行審核。4.負(fù)責(zé)接收、檢驗(yàn)所購材料，對不符合要求的材料及時提出退換貨要求。（三）質(zhì)量部門1.制定材料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，負(fù)責(zé)對采購材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。2.對檢驗(yàn)不合格的材料出具檢驗(yàn)報告，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.參與供應(yīng)商質(zhì)量管理體系評估，提出改進(jìn)建議。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同審核，對合同付款條款進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購款項的支付結(jié)算，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。（五）倉儲部門1.負(fù)責(zé)材料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保材料存儲安全、完好。2.定期盤點(diǎn)庫存，及時反饋庫存信息，協(xié)助采購部門合理控制庫存水平。三、采購計劃管理（一）計劃編制1.需求部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)公司下月生產(chǎn)、經(jīng)營計劃，編制次月材料需求計劃，并提交至采購部門。2.采購部門結(jié)合庫存情況，對需求部門提交的材料需求計劃進(jìn)行審核和匯總，編制月度采購計劃。月度采購計劃應(yīng)明確材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。3.對于臨時性、緊急性材料需求，需求部門應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，說明需求原因、材料明細(xì)等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購。（二）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃變更、設(shè)計調(diào)整、市場供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購部門。2.采購部門根據(jù)需求部門提交的《采購計劃調(diào)整申請表》，對采購計劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并及時通知相關(guān)部門。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證文件、業(yè)績證明等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.采購部門組織相關(guān)部門對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等。4.根據(jù)考察和評估結(jié)果，采購部門會同質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價和考核。評價周期為每季度一次，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量進(jìn)行評價，根據(jù)檢驗(yàn)記錄和不合格情況統(tǒng)計分析，確定供應(yīng)商質(zhì)量等級。3.采購部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價，根據(jù)采購訂單執(zhí)行情況、價格對比、客戶反饋等信息，確定供應(yīng)商相應(yīng)方面的等級。4.對于評價考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可在下次采購時給予適當(dāng)?shù)膬?yōu)惠政策；對于評價考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止與其合作。（三）供應(yīng)商檔案管理1.采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、評價考核記錄、合作協(xié)議等資料進(jìn)行歸檔管理。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、采購流程管理（一）采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容，并提交至部門負(fù)責(zé)人審批。（二）采購審批1.部門負(fù)責(zé)人對《采購申請表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。審核通過后，簽字批準(zhǔn)并提交至采購部門。2.對于金額較大或重要材料的采購申請，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（三）采購實(shí)施1.采購部門收到經(jīng)審批的《采購申請表》后，根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇情況，向選定的供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇?yīng)明確材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)等條款。2.供應(yīng)商收到《采購訂單》后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并及時安排生產(chǎn)和發(fā)貨。采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）到貨驗(yàn)收1.材料到貨前，倉儲部門應(yīng)根據(jù)采購訂單和到貨計劃，做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨人員、清理收貨場地、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.材料到貨時，收貨人員應(yīng)核對送貨單與采購訂單是否一致，檢查材料的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商處理。3.質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對到貨材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的材料，質(zhì)量部門出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報告》；檢驗(yàn)不合格的材料，質(zhì)量部門出具《不合格品報告》，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）入庫1.經(jīng)檢驗(yàn)合格的材料，倉儲部門辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，并將《入庫單》一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務(wù)部門，一聯(lián)留存?zhèn)}儲部門。2.入庫材料應(yīng)按照類別、規(guī)格型號、批次等進(jìn)行分類存放，做好標(biāo)識和防護(hù)措施，確保材料存儲安全、完好。（六）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)《采購訂單》、《質(zhì)量檢驗(yàn)報告》、《入庫單》等相關(guān)憑證，填寫《付款申請單》，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對《付款申請單》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同條款、發(fā)票真實(shí)性、付款金額準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款：合同雙方名稱、地址、聯(lián)系方式；材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格；交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及期限；付款方式、付款期限；違約責(zé)任；爭議解決方式等。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交至法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、有效。審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。（二）合同執(zhí)行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行，合同雙方應(yīng)及時協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更合同條款，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂《合同變更協(xié)議》。2.如因一方嚴(yán)重違約或其他原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，另一方有權(quán)解除合同。解除合同應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定的程序進(jìn)行，并及時通知對方。（四）合同檔案管理1.采購部門負(fù)責(zé)采購合同的檔案管理，對合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。2.合同檔案應(yīng)按照類別、時間順序等進(jìn)行整理，便于查閱和管理。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時了解材料價格波動情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等方式降低市場風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)保，對不合格材料及時處理，降低質(zhì)量風(fēng)險。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督管理，降低供應(yīng)商風(fēng)險。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法、合規(guī)、有效，明確雙方權(quán)利義務(wù)，及時處理合同變更和解除事宜，降低合同風(fēng)險。5.付款風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對采購款項支付的管理，嚴(yán)格按照合同約定和財務(wù)制度辦理付款手續(xù)，對供應(yīng)商的付款申請進(jìn)行審核，防止出現(xiàn)逾期付款、重復(fù)付款等情況，降低付款風(fēng)險。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對材料購入管理情況進(jìn)行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購