招生檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織招生檔案管理，確保招生檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在招生工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理，包括但不限于招生計(jì)劃、考生報(bào)名信息、考試成績(jī)、錄取資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則招生檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映招生工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則采取有效措施確保招生檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于招生工作的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析和決策，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善招生檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)招生檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)招生檔案進(jìn)行定期檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)做好招生檔案的形成、積累和移交工作。5.負(fù)責(zé)招生檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）招生部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在招生工作中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和初步審核，確保材料的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案材料移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好招生檔案的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等工作。（三）其他部門(mén)職責(zé)各相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)和招生部門(mén)做好招生檔案管理工作，在各自職責(zé)范圍內(nèi)提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案收集（一）收集范圍1.招生計(jì)劃文件，包括上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的招生指標(biāo)、學(xué)校制定的招生專(zhuān)業(yè)、人數(shù)、層次等計(jì)劃文件。2.考生報(bào)名材料，如報(bào)名表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、照片等。3.考試相關(guān)資料，包括試卷、答卷、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、成績(jī)匯總表等。4.錄取資料，如錄取通知書(shū)存根、錄取名冊(cè)、考生電子檔案等。5.招生工作中形成的其他文件材料，如招生宣傳資料、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)招生檔案材料的收集工作，確保材料按時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性和可讀性。4.招生工作結(jié)束后，各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案材料移交檔案管理部門(mén)。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)招生檔案按照招生工作流程和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為招生計(jì)劃類(lèi)、考生報(bào)名類(lèi)、考試類(lèi)、錄取類(lèi)、其他類(lèi)等。（二）整理方法1.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)別的材料集中在一起。2.對(duì)每一類(lèi)材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.去除材料中的金屬物、訂書(shū)釘?shù)?，?duì)破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照材料的形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編寫(xiě)頁(yè)碼。5.填寫(xiě)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.整理好的招生檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過(guò)規(guī)定期限。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，分類(lèi)準(zhǔn)確，編號(hào)清晰，目錄與檔案內(nèi)容相符。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。（二）歸檔流程1.各部門(mén)將整理好的檔案材料移交檔案管理部門(mén)，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，不符合要求的退回原部門(mén)重新整理。3.審核通過(guò)的檔案按照分類(lèi)和編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、題名等信息。4.將檔案盒存放在檔案庫(kù)房的指定位置，并更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息。六、檔案保管（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找，檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰。（二）保管期限招生檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為5年，中期保管期限為10年，長(zhǎng)期保管期限為永久。（三）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)招生檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，平時(shí)進(jìn)行不定期抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)分析原因，采取措施加以改進(jìn)，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。（四）檔案修復(fù)與保護(hù)1.對(duì)破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，如防蟲(chóng)劑、防霉劑、溫濕度控制設(shè)備等，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案利用（一）利用范圍招生檔案主要供本公司/組織內(nèi)部招生工作相關(guān)人員查閱使用，包括招生部門(mén)、教學(xué)部門(mén)、學(xué)生管理部門(mén)等。因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)也可提供給外部有關(guān)單位或個(gè)人查閱。（二）利用流程1.內(nèi)部人員查閱招生檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人查閱招生檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。4.查閱人員如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明用途。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。八、檔案保密（一）保密制度1.建立健全招生檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和利用人員的保密教育。2.對(duì)涉及考生個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得私自查閱、傳播檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行隔離，防止查閱過(guò)程中的信息泄露。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。4.檔案管理人員在工作中形成的文件材料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，不得隨意丟棄或泄露。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的招生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，形成電子檔案。2.檢索查詢(xún)功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速查詢(xún)。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)φ猩鷻n案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)報(bào)表，為招生工作決策提供支持。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全和合理利用。5.備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的信息，如檔案的借閱、歸還、利用情況等。3.對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。十、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)超過(guò)保管期限的招生檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、招生部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)招生檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限。2.根據(jù)檔案的重要性、完整性、真實(shí)性等因素，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等信息。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒