林地檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織林地檔案管理，有效保護和利用林地資源，維護林地所有者和使用者的合法權益，根據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內所有涉及林地管理的部門和單位，以及與林地相關的各類業(yè)務活動所形成的檔案管理。（三）基本原則1.統一管理原則林地檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范檔案管理工作。3.真實有效原則檔案內容應真實反映林地管理的實際情況，具有可查考和利用價值。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織決策和業(yè)務開展提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善林地檔案管理制度、流程和標準。2.集中統一管理林地檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作進行全面監(jiān)督和指導。3.建立健全林地檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲和檢索利用。4.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。5.定期對林地檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現問題并提出改進措施。（二）林地管理部門職責1.負責本部門形成的林地檔案的收集、整理和初步審核工作，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好林地檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關業(yè)務資料和信息。3.在業(yè)務活動中嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的形成、積累和歸檔工作與業(yè)務工作同步進行。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的相關制度，做好林地檔案的日常管理工作。2.負責林地檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案的安全和完整。3.熟悉檔案內容，積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務，及時反饋利用效果。4.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現問題及時報告并采取措施解決。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，做好相關記錄。三、檔案收集（一）收集范圍1.林地權屬文件，包括林地所有權證、使用權證、承包合同等。2.林地規(guī)劃文件，如林地保護利用規(guī)劃、造林規(guī)劃、采伐規(guī)劃等。3.林地調查資料，如森林資源清查報告、林地變更調查記錄等。4.林地審批文件，包括林地征占用審批文件、林木采伐許可證等。5.林地經營管理文件，如造林作業(yè)設計、撫育方案、森林經營方案等。6.林地執(zhí)法文件，如行政處罰決定書、案件查處記錄等。7.其他與林地管理相關的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.檔案材料應真實、準確、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對重要的林地檔案材料，應同時收集電子文檔和紙質文檔，確保兩者內容一致。4.收集的檔案材料應按照一定的分類標準進行初步整理，便于后續(xù)移交。（三）收集時間1.在林地權屬變更、規(guī)劃調整、審批事項辦結等業(yè)務活動完成后，相關部門應在規(guī)定時間內將形成的檔案材料移交檔案管理部門。2.每年年底，各部門應對本年度形成的林地檔案進行全面清理，將應歸檔的材料整理后移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準林地檔案按照以下類別進行分類：1.權屬類2.規(guī)劃類3.調查類4.審批類5.經營管理類6.執(zhí)法類7.其他類（二）整理方法1.按照分類標準，對收集的檔案材料進行分類。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。3.對每份檔案材料進行編目，編目內容包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等。4.按照編目順序，將檔案材料進行裝訂或裝盒，并在封面和盒脊上標注檔案編號、題名等信息。5.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，便于檢索和查閱。（三）整理要求1.整理后的檔案應保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。2.檔案編號應規(guī)范、清晰，編目信息應準確、完整。3.裝訂應牢固、整齊，裝盒應符合標準，確保檔案的安全和美觀。4.檔案目錄應編制一式兩份，一份紙質存檔，一份電子文檔保存。五、檔案保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，不得存放與檔案無關的物品。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性和完整性。3.對重要的林地檔案應實行異地備份，防止因自然災害等原因造成檔案丟失。（三）保管期限林地檔案的保管期限根據檔案的重要程度和利用價值分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案包括林地權屬文件、重要的規(guī)劃文件、林地調查成果報告、林地征占用審批文件等。2.長期保管的檔案保管期限為30年，包括一般性的規(guī)劃文件、林地經營管理文件等。3.短期保管的檔案保管期限為10年，包括臨時性的文件、資料等。（四）保管要求1.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數量、質量和保管狀況與檔案目錄一致。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.嚴格控制檔案的借閱和查閱，對借閱和查閱情況進行詳細記錄，確保檔案的安全。4.按照國家有關規(guī)定，做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、林地管理部門業(yè)務骨干、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去利用價值的檔案，經鑒定小組審核后，予以銷毀。3.對仍有一定利用價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限或進行數字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內容，并經鑒定小組負責人簽字確認。3.報公司/組織主管領導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱林地檔案。2.上級主管部門、政府相關部門因工作檢查、調研等需要查閱林地檔案。3.司法機關因辦案需要查閱林地檔案。4.其他經公司/組織批準的單位或個人因合法事由查閱林地檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱紙質檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案材料，應填寫復制申請表，經檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。（三）利用要求1.利用者應遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.借