收據(jù)使用管理辦法一、總則1.目的為加強(qiáng)公司收據(jù)的使用管理，規(guī)范收據(jù)開(kāi)具、保管及核銷(xiāo)流程，確保公司財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及所屬單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中涉及的各類(lèi)收據(jù)使用管理。3.基本原則收據(jù)的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。嚴(yán)格按照規(guī)定的用途、范圍開(kāi)具收據(jù)，確保收據(jù)內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。加強(qiáng)收據(jù)的保管和核銷(xiāo)，防止丟失、被盜用和濫用。二、收據(jù)的種類(lèi)及適用范圍1.種類(lèi)公司統(tǒng)一印制的收款收據(jù)，分為三聯(lián)式和多聯(lián)式，分別用于不同的收款業(yè)務(wù)場(chǎng)景。特殊情況下，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)，可使用自制收據(jù)，但必須符合財(cái)務(wù)核算要求和相關(guān)規(guī)定。2.適用范圍三聯(lián)式收款收據(jù)主要用于收取現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬等款項(xiàng)，如銷(xiāo)售產(chǎn)品、提供勞務(wù)、收取租金等業(yè)務(wù)。多聯(lián)式收款收據(jù)適用于涉及多個(gè)部門(mén)或環(huán)節(jié)的收款業(yè)務(wù)，如項(xiàng)目合作款項(xiàng)、代收代付款項(xiàng)等。自制收據(jù)僅限于特定的、經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)認(rèn)可的臨時(shí)性收款業(yè)務(wù)，且必須在收據(jù)上注明用途、收款期限等相關(guān)信息。三、收據(jù)的購(gòu)買(mǎi)與保管1.購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收據(jù)的統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，定期向稅務(wù)機(jī)關(guān)或指定的印刷廠家申購(gòu)收據(jù)。購(gòu)買(mǎi)收據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)申購(gòu)單，注明收據(jù)種類(lèi)、數(shù)量等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。收據(jù)購(gòu)買(mǎi)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)收據(jù)的種類(lèi)、數(shù)量、編號(hào)等是否與申購(gòu)單一致，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。2.保管設(shè)立專(zhuān)門(mén)的收據(jù)保管庫(kù)（柜），由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管收據(jù)。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保收據(jù)的安全存放。收據(jù)應(yīng)按照種類(lèi)、編號(hào)順序存放，做到整齊有序，便于查找和核對(duì)。同時(shí)，要做好防潮、防火、防盜等工作，防止收據(jù)損壞或丟失。嚴(yán)格限制非財(cái)務(wù)人員接觸收據(jù)，確因工作需要使用收據(jù)的，必須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在保管人員的監(jiān)督下使用。定期對(duì)收據(jù)的保管情況進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)收據(jù)丟失或短缺，應(yīng)立即查明原因，并及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。四、收據(jù)的開(kāi)具1.開(kāi)具人員收據(jù)開(kāi)具人員必須是經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)授權(quán)的專(zhuān)人，其他人員不得擅自開(kāi)具收據(jù)。開(kāi)具人員應(yīng)熟悉公司業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)規(guī)定，具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，確保收據(jù)開(kāi)具的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.開(kāi)具要求開(kāi)具收據(jù)前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)收款事項(xiàng)、金額、付款單位等信息，確保與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。收據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫(xiě)，字跡清晰、工整，不得涂改、挖補(bǔ)。如填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)另行開(kāi)具收據(jù)，并在錯(cuò)誤的收據(jù)上加蓋“作廢”戳記，與存根聯(lián)一并保存。按照收據(jù)格式要求，依次填寫(xiě)收據(jù)編號(hào)、開(kāi)票日期、付款單位名稱(chēng)、收款項(xiàng)目、金額（大寫(xiě)和小寫(xiě)）、收款方式、開(kāi)票人等內(nèi)容，并在收據(jù)聯(lián)加蓋公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章或發(fā)票專(zhuān)用章。對(duì)于多聯(lián)式收據(jù)，應(yīng)確保各聯(lián)次內(nèi)容一致，且一次復(fù)寫(xiě)完成。3.開(kāi)具流程業(yè)務(wù)部門(mén)在收到款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)將收款信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的信息，核對(duì)無(wú)誤后開(kāi)具收據(jù)。開(kāi)具人員在開(kāi)具收據(jù)時(shí)，應(yīng)按照編號(hào)順序依次使用，不得跳號(hào)、重號(hào)。如因特殊原因需要使用非連續(xù)編號(hào)的收據(jù)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在收據(jù)上注明原因。收據(jù)開(kāi)具后，應(yīng)將收據(jù)聯(lián)交付付款單位，存根聯(lián)和記賬聯(lián)留存財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬和核對(duì)的依據(jù)。五、收據(jù)的使用登記1.登記內(nèi)容設(shè)立收據(jù)使用登記簿，詳細(xì)記錄收據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用、開(kāi)具、作廢、核銷(xiāo)等情況。登記內(nèi)容包括收據(jù)種類(lèi)、編號(hào)、購(gòu)買(mǎi)日期、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門(mén)及人員、開(kāi)具日期、付款單位、收款項(xiàng)目、金額、收款方式、作廢原因及日期、核銷(xiāo)日期等。2.登記要求收據(jù)使用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄。登記人員應(yīng)在每筆業(yè)務(wù)發(fā)生后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行登記，不得遺漏或錯(cuò)登。對(duì)于收據(jù)的作廢和核銷(xiāo)情況，應(yīng)詳細(xì)注明原因和日期，并經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。如因開(kāi)具錯(cuò)誤等原因作廢的收據(jù)，應(yīng)將作廢收據(jù)的各聯(lián)次粘貼在原存根聯(lián)上，并在登記簿上注明作廢字樣。定期對(duì)收據(jù)使用登記簿進(jìn)行核對(duì)和清理，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)登記錯(cuò)誤或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。六、收據(jù)的作廢與核銷(xiāo)1.作廢因填寫(xiě)錯(cuò)誤、收款業(yè)務(wù)取消等原因需要作廢收據(jù)的，開(kāi)具人員應(yīng)在收據(jù)各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并注明作廢原因和日期。作廢收據(jù)應(yīng)與存根聯(lián)一并保存，不得隨意丟棄。保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于已開(kāi)具的收據(jù)，如發(fā)生退款業(yè)務(wù)，必須收回原收據(jù)，并注明“作廢”字樣，同時(shí)開(kāi)具紅字收據(jù)沖減原收款記錄。2.核銷(xiāo)收據(jù)使用完畢后，領(lǐng)用部門(mén)或人員應(yīng)及時(shí)將收據(jù)存根聯(lián)交回財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行核銷(xiāo)。核銷(xiāo)時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)核對(duì)收據(jù)存根聯(lián)的編號(hào)、開(kāi)具金額、收款項(xiàng)目等與登記簿記錄是否一致。經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)在收據(jù)存根聯(lián)上加蓋“核銷(xiāo)”戳記，并在登記簿上注明核銷(xiāo)日期。核銷(xiāo)后的收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂和保管。如發(fā)現(xiàn)收據(jù)存根聯(lián)丟失、短缺或其他異常情況，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)暫停核銷(xiāo)工作，并及時(shí)查明原因。如確因工作失誤導(dǎo)致收據(jù)存根聯(lián)無(wú)法收回的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)收據(jù)的使用情況進(jìn)行自查，檢查收據(jù)的開(kāi)具、保管、登記、作廢、核銷(xiāo)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)收據(jù)使用管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.外部檢查積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)部門(mén)等外部單位的檢查，如實(shí)提供收據(jù)使用管理的相關(guān)資料和信息。對(duì)于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。八、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用收據(jù)的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對(duì)于未按規(guī)定開(kāi)具收據(jù)、擅自涂改收據(jù)內(nèi)容、開(kāi)具虛假收據(jù)等行為，責(zé)令限期改正，并對(duì)直接責(zé)任人給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過(guò)、記大過(guò)處分，并處以一定金額的罰款。對(duì)于未按規(guī)定保管收據(jù)，導(dǎo)致收據(jù)丟失、被盜用或?yàn)E用的，責(zé)令限期追回丟失的收據(jù)，如無(wú)法追回，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失，并對(duì)直接責(zé)任人給予記過(guò)、記大過(guò)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降級(jí)、撤職處分。對(duì)于未按規(guī)定進(jìn)行收據(jù)登記、作廢和核銷(xiāo)的行為，責(zé)令限期整改，并對(duì)直接責(zé)任人給予警告處分；