未決跟蹤管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對未決事項的有效管理，提高工作效率，確保各項業(yè)務(wù)有序推進(jìn)，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的所有未決事項，包括但不限于合同審批、項目執(zhí)行、客戶投訴處理、財務(wù)結(jié)算等各類業(yè)務(wù)流程中處于未最終確定狀態(tài)的事項。（三）基本原則1.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在未決事項跟蹤管理中的職責(zé)，確保事事有人管。2.及時跟蹤原則：對未決事項進(jìn)行實時跟蹤，及時掌握進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。3.規(guī)范流程原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的未決事項跟蹤流程，確保各項工作有序進(jìn)行。4.信息共享原則：加強(qiáng)部門間的信息溝通與共享，避免信息孤島，提高協(xié)同工作效率。二、管理職責(zé)（一）未決事項跟蹤管理小組公司成立未決事項跟蹤管理小組（以下簡稱“小組”），由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司未決事項的跟蹤管理工作，定期召開會議，研究解決未決事項跟蹤管理過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)發(fā)起部門負(fù)責(zé)未決事項的發(fā)起，確保提供準(zhǔn)確、完整的相關(guān)信息。按照本辦法規(guī)定的流程，及時跟進(jìn)未決事項的進(jìn)展情況，主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，推動事項解決。定期向未決事項跟蹤管理小組匯報本部門未決事項的跟蹤情況。2.涉及部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，配合業(yè)務(wù)發(fā)起部門完成相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。對涉及本部門的未決事項進(jìn)行認(rèn)真研究和處理，及時反饋處理意見和進(jìn)展情況。3.監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對未決事項跟蹤管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各部門按照本辦法規(guī)定的流程和要求執(zhí)行。對未決事項跟蹤管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理，并提出改進(jìn)建議。三、未決事項的分類與識別（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)類型分類合同類：包括采購合同、銷售合同、租賃合同等各類合同的簽訂、履行過程中存在的未決事項。項目類：公司承擔(dān)的各類項目在實施過程中涉及的未決事項，如項目進(jìn)度、質(zhì)量、成本等方面的問題。客戶類：客戶投訴處理、客戶關(guān)系維護(hù)等方面存在的未決事項。財務(wù)類：財務(wù)結(jié)算、費(fèi)用報銷、資金審批等方面的未決事項。其他類：不屬于以上分類的其他未決事項。2.按緊急程度分類緊急：對公司業(yè)務(wù)或利益有重大影響，需要立即處理的未決事項。重要：對公司業(yè)務(wù)有較大影響，需要在較短時間內(nèi)解決的未決事項。一般：對公司業(yè)務(wù)影響較小，可按正常流程逐步處理的未決事項。（二）識別方法1.各部門在日常工作中，對業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)的未達(dá)成最終結(jié)果的事項進(jìn)行梳理和識別，填寫《未決事項登記表》，詳細(xì)記錄未決事項的基本信息、涉及部門、預(yù)計解決時間等。2.定期召開未決事項梳理會議，各部門匯報本部門的未決事項情況，共同討論識別新出現(xiàn)的未決事項。四、未決事項的跟蹤流程（一）建立跟蹤檔案業(yè)務(wù)發(fā)起部門對識別出的未決事項建立專門的跟蹤檔案，檔案內(nèi)容包括未決事項登記表、相關(guān)文件資料、溝通記錄、處理進(jìn)度等。跟蹤檔案應(yīng)及時更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）制定跟蹤計劃業(yè)務(wù)發(fā)起部門根據(jù)未決事項的性質(zhì)、緊急程度和預(yù)計解決時間，制定詳細(xì)的跟蹤計劃。跟蹤計劃應(yīng)明確跟蹤責(zé)任人、跟蹤方式、時間節(jié)點等內(nèi)容，并報未決事項跟蹤管理小組備案。（三）跟蹤執(zhí)行1.跟蹤責(zé)任人按照跟蹤計劃，定期對未決事項進(jìn)行跟蹤，及時掌握事項進(jìn)展情況。跟蹤方式可包括電話溝通、郵件溝通、會議溝通、實地走訪等。2.在跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或出現(xiàn)新的情況，跟蹤責(zé)任人應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決方案，并將溝通情況和處理結(jié)果記錄在跟蹤檔案中。3.對于緊急未決事項，跟蹤責(zé)任人應(yīng)隨時關(guān)注進(jìn)展情況，必要時可采取特事特辦的方式，確保事項得到及時解決。（四）定期匯報1.業(yè)務(wù)發(fā)起部門每周向未決事項跟蹤管理小組匯報本部門未決事項的跟蹤情況，填寫《未決事項跟蹤周報》，內(nèi)容包括未決事項的進(jìn)展、存在問題、解決措施及下周工作計劃等。2.每月末，業(yè)務(wù)發(fā)起部門向未決事項跟蹤管理小組提交《未決事項跟蹤月報》，全面總結(jié)本月未決事項的跟蹤管理情況，分析未決事項產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)建議和下月工作計劃。（五）協(xié)調(diào)解決1.對于涉及多個部門的未決事項，由未決事項跟蹤管理小組組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，共同研究解決方案。2.如協(xié)調(diào)溝通后仍無法達(dá)成一致意見，由未決事項跟蹤管理小組組長進(jìn)行裁決，相關(guān)部門必須嚴(yán)格執(zhí)行裁決結(jié)果。（六）結(jié)果反饋未決事項解決后，業(yè)務(wù)發(fā)起部門應(yīng)及時將結(jié)果反饋給涉及部門和未決事項跟蹤管理小組，并更新跟蹤檔案。同時，對未決事項的處理過程和結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，為今后的工作提供經(jīng)驗教訓(xùn)。五、信息溝通與共享（一）溝通機(jī)制1.建立定期的未決事項溝通會議制度，由未決事項跟蹤管理小組組長主持，各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參加。會議主要通報未決事項的跟蹤管理情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題，部署下一階段的工作任務(wù)。2.對于緊急未決事項，可隨時召開臨時溝通會議，及時研究解決方案。3.加強(qiáng)部門間的日常溝通，鼓勵各部門之間主動交流未決事項的相關(guān)信息，形成良好的溝通氛圍。（二）信息共享平臺公司建立未決事項信息共享平臺，各部門可通過平臺實時查詢未決事項的相關(guān)信息，包括跟蹤檔案、處理進(jìn)度、溝通記錄等。信息共享平臺應(yīng)確保信息的安全性和保密性，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.未決事項跟蹤管理小組定期對各部門未決事項的跟蹤管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括跟蹤計劃的執(zhí)行情況、信息溝通情況、問題解決情況等。2.監(jiān)督部門不定期對未決事項跟蹤管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.建立未決事項跟蹤管理工作考核評價機(jī)制，對各部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括未決事項的按時解決率、解決質(zhì)量、溝通協(xié)調(diào)情況等。2.考核結(jié)果與部門及個人的績效掛鉤，對在未決事項跟蹤管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵，對工作不力的部門和個人進(jìn)行批評教育，并責(zé)令限期整改。如因工作失誤給公司造成重大損失的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.各部門在未決事項跟蹤管理過程中，應(yīng)密切關(guān)注可能出現(xiàn)的風(fēng)險因素，如政策法規(guī)變化、市場環(huán)境波動、合作方違約等。2.定期對未決事項進(jìn)行風(fēng)險評估，識別潛在的風(fēng)險點，并分析其可能產(chǎn)生的影響和后果。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于可預(yù)見的風(fēng)險，應(yīng)提前做好預(yù)案，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險事件，應(yīng)及時采取有效的應(yīng)對措施，盡量減少損失，并對風(fēng)險事件進(jìn)行總結(jié)分析，完善風(fēng)險管理制度和流程。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織未決事項跟蹤管理相關(guān)培訓(xùn)，提高各部門及相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括未決事項的分類識別、跟蹤流程、溝通技巧、風(fēng)險管理等方面。2.根據(jù)不同崗位的需求，開展有針對性的培訓(xùn)，確保培訓(xùn)效果。（二）宣傳1.通過內(nèi)部宣傳欄、公司網(wǎng)站、內(nèi)部刊物等渠道，宣傳未決事項跟蹤管理的重要性和相關(guān)知識，提高全體員工的認(rèn)識和重視程度。2.及時發(fā)布未決事項跟蹤管理工作的動態(tài)和成果