樣品樣板管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品樣板的管理，確保樣品樣板的規(guī)范使用、有效保存和及時流轉(zhuǎn)，保證產(chǎn)品質(zhì)量的一致性和穩(wěn)定性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有產(chǎn)品樣品樣板的管理，包括但不限于研發(fā)階段樣品、生產(chǎn)過程中用于質(zhì)量控制的樣板、銷售展示樣品等。（三）職責(zé)分工1.研發(fā)部門負(fù)責(zé)新產(chǎn)品研發(fā)過程中樣品的制作、測試和相關(guān)技術(shù)文件的整理，并將樣品移交給相關(guān)部門。2.生產(chǎn)部門依據(jù)研發(fā)部門提供的樣品樣板進(jìn)行批量生產(chǎn)，負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程中樣板的使用、維護(hù)和保管，確保生產(chǎn)產(chǎn)品與樣板一致。3.質(zhì)量部門依據(jù)樣品樣板制定檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，負(fù)責(zé)對樣品樣板及生產(chǎn)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和判定，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.銷售部門負(fù)責(zé)銷售展示樣品的管理和使用，確保客戶能夠準(zhǔn)確了解產(chǎn)品特性，并及時將客戶對樣品的反饋信息傳遞給相關(guān)部門。5.倉庫管理部門負(fù)責(zé)樣品樣板的出入庫管理，確保樣品樣板的安全存儲，并按照規(guī)定辦理樣品樣板的收發(fā)手續(xù)。二、樣品樣板的制作（一）制作要求1.研發(fā)部門應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計要求和客戶需求，制定詳細(xì)的樣品制作計劃，明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、制作工藝和交付時間等。2.樣品制作過程應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保樣品的質(zhì)量符合設(shè)計要求。制作完成后，應(yīng)進(jìn)行自檢，填寫樣品制作記錄，記錄內(nèi)容包括樣品名稱、規(guī)格型號、制作日期、制作人員、檢驗(yàn)結(jié)果等。3.對于涉及安全、環(huán)保等關(guān)鍵特性的樣品，制作過程中應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，確保符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）標(biāo)識與編號1.樣品制作完成后，應(yīng)在樣品上或其包裝上進(jìn)行清晰、永久性的標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號、版本號、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)批次、使用部門等。2.為便于樣品樣板的管理和追溯，應(yīng)對每個樣品樣板賦予唯一的編號。編號規(guī)則應(yīng)簡單明了、易于識別和記憶，且應(yīng)涵蓋樣品的類別、年份、順序號等信息。例如：研發(fā)樣品YF2023001，其中“YF”表示研發(fā)樣品，“2023”表示年份，“001”表示該年份的第1個研發(fā)樣品。（三）交付與接收1.研發(fā)部門完成樣品制作后，應(yīng)及時將樣品及相關(guān)技術(shù)文件移交給接收部門。移交時，應(yīng)填寫樣品移交清單，清單內(nèi)容包括樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、編號、技術(shù)文件名稱及份數(shù)、移交日期、移交人、接收人等，并雙方簽字確認(rèn)。2.接收部門在收到樣品后，應(yīng)按照移交清單進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與研發(fā)部門溝通解決。核對無誤后，接收部門應(yīng)將樣品妥善保管，并做好相應(yīng)的記錄。三、樣品樣板的使用（一）使用范圍1.研發(fā)部門使用樣品進(jìn)行產(chǎn)品性能測試、工藝優(yōu)化、功能驗(yàn)證等研發(fā)活動，以確保產(chǎn)品設(shè)計的合理性和可行性。2.生產(chǎn)部門使用樣品樣板作為生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)生產(chǎn)人員進(jìn)行生產(chǎn)操作，確保批量生產(chǎn)產(chǎn)品與樣品一致。3.質(zhì)量部門使用樣品樣板作為檢驗(yàn)依據(jù)，對原材料、半成品、成品進(jìn)行檢驗(yàn)和判定，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.銷售部門使用樣品展示產(chǎn)品的特性、功能和外觀，向客戶介紹產(chǎn)品優(yōu)勢，促進(jìn)產(chǎn)品銷售。（二）使用流程1.使用申請各部門如需使用樣品樣板，應(yīng)填寫樣品使用申請表，注明使用樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用時間、使用目的、使用部門等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人根據(jù)使用申請的合理性和必要性進(jìn)行審批。對于涉及重要項(xiàng)目或大量樣品使用的申請，應(yīng)提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)用經(jīng)審批通過后，申請人憑樣品使用申請表到倉庫管理部門辦理樣品領(lǐng)用手續(xù)。倉庫管理人員按照申請表發(fā)放樣品，并在樣品領(lǐng)用登記表上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，雙方簽字確認(rèn)。4.歸還使用完畢后，申請人應(yīng)及時將樣品樣板歸還倉庫管理部門。倉庫管理人員在收到歸還樣品后，應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失，應(yīng)及時通知使用部門進(jìn)行處理，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。歸還樣品時，倉庫管理人員應(yīng)在樣品領(lǐng)用登記表上記錄歸還日期、歸還人員等信息。（三）使用注意事項(xiàng)1.使用部門應(yīng)妥善保管樣品樣板，不得擅自更改樣品的標(biāo)識、規(guī)格、性能等信息。如需對樣品進(jìn)行必要的調(diào)整或試驗(yàn)，應(yīng)提前向相關(guān)部門申請，并在確保不影響樣品完整性和可追溯性的前提下進(jìn)行操作。2.在使用樣品樣板過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或與設(shè)計要求不符，應(yīng)及時停止使用，并通知質(zhì)量部門和研發(fā)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.對于涉及商業(yè)機(jī)密或知識產(chǎn)權(quán)的樣品樣板，使用部門應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將樣品信息泄露給無關(guān)人員。四、樣品樣板的保管（一）保管環(huán)境1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)樣品樣板的特性和要求，提供適宜的保管環(huán)境，確保樣品不受損壞、變質(zhì)或丟失。對于有特殊保管要求的樣品，如防潮、防火、防蟲、防腐蝕等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。2.樣品應(yīng)存放在專門的樣品架或樣品柜中，按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。（二）保管期限1.不同類型的樣品樣板應(yīng)根據(jù)其用途和重要性設(shè)定相應(yīng)的保管期限。一般情況下，研發(fā)樣品的保管期限為自產(chǎn)品正式投產(chǎn)之日起[X]年；生產(chǎn)過程中用于質(zhì)量控制的樣板保管期限為自該批次產(chǎn)品生產(chǎn)結(jié)束之日起[X]年；銷售展示樣品的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于[X]年。2.對于超過保管期限的樣品樣板，倉庫管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫樣品清理登記表，記錄清理樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、清理日期等信息。清理過程中，如發(fā)現(xiàn)有價值的樣品，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行評估和處理。（三）盤點(diǎn)與清查1.倉庫管理部門應(yīng)定期對樣品樣板進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)填寫樣品盤點(diǎn)表，記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。2.公司應(yīng)不定期組織對樣品樣板的清查工作，檢查樣品的保管情況、使用記錄、標(biāo)識完整性等。清查工作結(jié)束后，應(yīng)編寫清查報告，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和建議，并跟蹤整改情況。五、樣品樣板的流轉(zhuǎn)（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.當(dāng)樣品樣板需要在公司內(nèi)部不同部門之間流轉(zhuǎn)時，應(yīng)填寫樣品流轉(zhuǎn)申請表，注明流轉(zhuǎn)樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、流轉(zhuǎn)原因、轉(zhuǎn)出部門、轉(zhuǎn)入部門等信息，并提交轉(zhuǎn)出部門負(fù)責(zé)人審批。2.轉(zhuǎn)出部門負(fù)責(zé)人審批通過后，通知倉庫管理部門辦理樣品轉(zhuǎn)出手續(xù)。倉庫管理人員按照申請表發(fā)放樣品，并在樣品流轉(zhuǎn)登記表上記錄流轉(zhuǎn)日期、轉(zhuǎn)出部門、轉(zhuǎn)入部門、樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.轉(zhuǎn)入部門收到流轉(zhuǎn)樣品后，應(yīng)及時進(jìn)行核對，并在樣品流轉(zhuǎn)登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)樣品存在問題，應(yīng)及時與轉(zhuǎn)出部門溝通解決。（二）外部流轉(zhuǎn)1.因客戶需求、合作項(xiàng)目等原因需要將樣品樣板流轉(zhuǎn)至公司外部時，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。審批流程應(yīng)包括業(yè)務(wù)部門申請、相關(guān)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)。2.在樣品樣板轉(zhuǎn)出前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確?？蛻艋蚝献鞣揭押炇鹣嚓P(guān)保密協(xié)議和樣品使用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。同時，應(yīng)按照協(xié)議要求對樣品進(jìn)行妥善包裝和標(biāo)識，確保樣品在流轉(zhuǎn)過程中的安全和完整。3.倉庫管理部門根據(jù)審批結(jié)果辦理樣品轉(zhuǎn)出手續(xù)，記錄樣品流轉(zhuǎn)的日期、接收單位、樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并跟蹤樣品的流轉(zhuǎn)情況，確保樣品按時、安全送達(dá)接收單位。六、樣品樣板的銷毀（一）銷毀條件1.樣品樣板已超過保管期限，且無保留價值的。2.因產(chǎn)品設(shè)計變更、工藝改進(jìn)等原因，原樣品樣板已不再適用，且無法進(jìn)行其他用途的。3.樣品樣板在使用過程中出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或已失去使用功能的。4.根據(jù)法律法規(guī)或客戶要求需要銷毀的樣品樣板。（二）銷毀流程1.使用部門或倉庫管理部門提出樣品樣板銷毀申請，填寫樣品銷毀申請表，注明銷毀樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、銷毀原因、申請日期等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請表提交至質(zhì)量部門進(jìn)行審核。質(zhì)量部門應(yīng)檢查樣品是否確實(shí)已無使用價值，并確認(rèn)銷毀方式是否符合環(huán)保和安全要求。審核通過后，在申請表上簽字確認(rèn)。3.經(jīng)質(zhì)量部門審核通過的樣品銷毀申請，提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由倉庫管理部門組織實(shí)施樣品樣板的銷毀工作。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。（三）銷毀方式1.對于一般性樣品樣板，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保樣品信息無法恢復(fù)。2.對于涉及環(huán)保、安全等特殊要求的樣品樣板，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，委托有資質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，確保銷毀過程符合環(huán)保和安全標(biāo)準(zhǔn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對樣品樣板的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的制作質(zhì)量、標(biāo)識完整性、使用記錄、保管情況、流轉(zhuǎn)手續(xù)等。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對樣品樣板管理工作進(jìn)行審計，檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況、流程的合規(guī)性以及樣品樣板管理的有效性等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核機(jī)制1.建立樣品樣板管理工作考核機(jī)制，對在樣品樣板管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致樣品樣板管理出現(xiàn)問題的部門和個人進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.考核指標(biāo)包括樣品制作及時率、樣品標(biāo)識準(zhǔn)確率、樣品使用記錄完整性、樣品保管完好率