樣品管理辦法食品一、總則（一）目的為加強公司食品樣品的管理，確保樣品的真實性、完整性和可追溯性，保證產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司生產(chǎn)、銷售的各類食品樣品的管理，包括原材料樣品、半成品樣品、成品樣品以及用于市場推廣、質(zhì)量檢測、客戶投訴處理等用途的樣品。（三）職責分工1.質(zhì)量管理部門負責制定和修訂樣品管理相關的質(zhì)量標準和操作規(guī)范。對樣品的質(zhì)量檢測結(jié)果進行審核和判定，確保樣品符合相關質(zhì)量要求。監(jiān)督樣品的采集、標識、存儲、流轉(zhuǎn)、處置等環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理工作。2.生產(chǎn)部門負責按照規(guī)定的程序和要求采集生產(chǎn)過程中的各類樣品，確保樣品的代表性。協(xié)助質(zhì)量管理部門進行樣品的質(zhì)量檢測工作，提供必要的生產(chǎn)信息和技術支持。3.銷售部門根據(jù)市場推廣、客戶需求等情況，提出樣品申請，并配合相關部門完成樣品的提供工作。負責客戶退回樣品的接收和初步處理，并及時移交質(zhì)量管理部門。4.倉庫管理部門負責樣品的存儲管理，確保樣品存儲環(huán)境符合要求，防止樣品變質(zhì)、損壞或丟失。按照規(guī)定辦理樣品的出入庫手續(xù)，建立樣品出入庫臺賬。5.其他相關部門根據(jù)各自職責，配合做好樣品管理的相關工作，如提供樣品所需的包裝材料、標簽等。二、樣品的采集（一）采集原則1.代表性原則：所采集的樣品應能夠代表被檢測或評估的食品批次、品種、生產(chǎn)工藝等特征。2.隨機性原則：在同一批次產(chǎn)品中，應隨機抽取樣品，避免人為因素的干擾。3.足夠數(shù)量原則：采集的樣品數(shù)量應滿足檢測、分析、留樣等需求，確保檢測結(jié)果的準確性和可靠性。（二）采集流程1.原材料樣品采集采購部門在采購原材料時，應通知質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門根據(jù)原材料質(zhì)量標準和檢驗要求，確定采樣方案。采購人員或倉庫驗收人員按照采樣方案，在到貨的原材料批中隨機抽取樣品。采樣數(shù)量應滿足檢驗項目的需求，一般不少于檢驗用量的3倍，其中1倍用于檢驗，1倍用于留樣，1倍備用。采集的原材料樣品應立即貼上標簽，注明樣品名稱、規(guī)格、批次、產(chǎn)地、采樣日期、采樣人等信息，并及時送質(zhì)量管理部門進行檢驗。2.半成品樣品采集生產(chǎn)過程中，質(zhì)量管理部門應定期或不定期對半成品進行質(zhì)量抽檢。抽檢人員按照規(guī)定的采樣方法和數(shù)量，在半成品生產(chǎn)線上或半成品儲存區(qū)域隨機抽取樣品。采樣時應注意樣品的均勻性和代表性，避免采集到異?；虿缓细竦陌氤善?。采集的半成品樣品應及時送質(zhì)量檢測實驗室進行檢測。3.成品樣品采集成品入庫前，質(zhì)量管理部門應按照成品檢驗標準和抽樣方案進行成品抽檢。抽檢人員從成品批中隨機抽取樣品，采樣數(shù)量應符合相關標準要求。對于定量包裝的成品，應按照規(guī)定的抽樣方法確定抽樣單元數(shù)和每個抽樣單元的樣品數(shù)量。對于非定量包裝的成品，應根據(jù)產(chǎn)品特性和檢驗需求確定采樣量。采集的成品樣品應貼上標簽，注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批次、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、采樣日期、采樣人等信息，然后送質(zhì)量檢測實驗室進行全項檢驗。4.特殊情況樣品采集當出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量異常、客戶投訴、市場抽檢不合格等情況時，質(zhì)量管理部門應及時組織相關人員進行樣品采集。采樣范圍應包括與問題相關的原材料、半成品、成品以及生產(chǎn)過程中的環(huán)境樣品等。對于客戶投訴樣品，銷售部門應及時與客戶溝通，了解問題發(fā)生的情況，并協(xié)助質(zhì)量管理部門采集相關樣品。采集的樣品應詳細記錄客戶信息、投訴內(nèi)容、樣品狀態(tài)等情況。（三）采樣記錄1.每次采樣都應填寫采樣記錄，記錄內(nèi)容包括采樣日期、采樣地點、采樣批次、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采樣方法、采樣人等信息。2.采樣記錄應字跡清晰、內(nèi)容完整、準確無誤，并由采樣人簽字確認。采樣記錄應妥善保存，保存期限不少于產(chǎn)品保質(zhì)期后1年。三、樣品的標識（一）標識內(nèi)容1.樣品名稱：應準確反映樣品所代表的食品名稱。2.規(guī)格：注明樣品的規(guī)格型號，如重量、體積、包裝形式等。3.批次：與被采樣的食品批次一致，以便追溯產(chǎn)品的生產(chǎn)過程和質(zhì)量狀況。4.生產(chǎn)日期：記錄樣品的生產(chǎn)日期。5.保質(zhì)期：標注樣品的保質(zhì)期。6.采樣日期：填寫樣品采集的具體日期。7.采樣人：注明采集樣品的人員姓名。8.樣品編號：為每個樣品賦予唯一的編號，便于樣品的識別和管理。（二）標識方法1.對于體積較小、便于粘貼標簽的樣品，應在樣品包裝上直接粘貼標簽，標簽應牢固粘貼，確保不易脫落。2.對于體積較大、不便于粘貼標簽的樣品，如桶裝食品、大型設備包裝的食品等，可采用掛牌或其他適當?shù)姆绞竭M行標識，確保標識清晰可見。3.對于液體樣品，可在樣品容器上用不易褪色的筆直接標記標識內(nèi)容。4.對于冷凍、冷藏樣品，標識應采用防水、耐低溫的材料制作，確保在低溫環(huán)境下標識內(nèi)容清晰可讀。（三）標識變更1.當樣品的相關信息發(fā)生變更時，如樣品名稱、規(guī)格、批次等，應及時對樣品標識進行變更。2.標識變更應按照規(guī)定的程序進行，由相關部門填寫標識變更申請單，經(jīng)審批后，由專人負責更換樣品標識。3.標識變更后，應確保原標識信息可追溯，同時在相關記錄中注明標識變更的日期、原因、變更內(nèi)容等信息。四、樣品的存儲（一）存儲環(huán)境要求1.不同類型的食品樣品應根據(jù)其特性選擇合適的存儲環(huán)境，確保樣品質(zhì)量不受影響。常溫保存的樣品：應存儲在溫度適宜、干燥通風的倉庫或房間內(nèi)，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。冷藏保存的樣品：應存儲在溫度控制在[具體冷藏溫度范圍]的冷藏庫或冰箱中，確保樣品始終處于低溫狀態(tài)。冷凍保存的樣品：應存儲在溫度控制在[具體冷凍溫度范圍]的冷凍庫或冰柜中，防止樣品解凍和變質(zhì)。2.對于有特殊存儲要求的樣品，如對光照敏感、易氧化、易揮發(fā)等樣品，應采取相應的防護措施，如使用遮光容器、充入惰性氣體、密封保存等。（二）存儲設施管理1.倉庫管理部門應定期對存儲樣品的設施設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設施設備正常運行。2.冷藏庫、冷凍庫應安裝溫度監(jiān)控設備，實時監(jiān)測庫內(nèi)溫度，并記錄溫度數(shù)據(jù)。溫度監(jiān)控設備應定期校準，確保數(shù)據(jù)準確可靠。3.存儲樣品的貨架、貨柜應保持清潔衛(wèi)生，定期進行消毒處理，防止樣品受到污染。4.對于存儲易燃易爆、有毒有害等危險樣品的區(qū)域，應設置明顯的警示標識，并采取相應的安全防護措施，確保人員和環(huán)境安全。（三）樣品存儲期限1.一般情況下，原材料樣品、半成品樣品的留樣期限為自采樣之日起不少于產(chǎn)品保質(zhì)期后1年。2.成品樣品的留樣期限應符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，一般不少于產(chǎn)品保質(zhì)期后1年。對于一些特殊產(chǎn)品，如嬰幼兒食品、保健食品等，留樣期限可能會更長，應按照相應的規(guī)定執(zhí)行。3.對于用于市場推廣、客戶投訴處理等用途的樣品，其存儲期限應根據(jù)實際需要確定，但不得超過產(chǎn)品保質(zhì)期。4.在樣品存儲期限屆滿后，倉庫管理部門應按照規(guī)定的程序?qū)悠愤M行處置，避免樣品長期積壓占用存儲空間。（四）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對樣品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期一般為每月或每季度進行一次。2.盤點時，應核對樣品的名稱、規(guī)格、批次、數(shù)量、存儲位置等信息，與樣品出入庫臺賬進行逐一核對。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫盤點差異報告，報相關部門進行處理。對于盤盈或盤虧的樣品，應按照規(guī)定的審批程序進行調(diào)整賬目。五、樣品的流轉(zhuǎn)（一）流轉(zhuǎn)原則1.樣品流轉(zhuǎn)應遵循快速、準確、安全的原則，確保樣品在流轉(zhuǎn)過程中不受損壞、變質(zhì)或丟失。2.樣品流轉(zhuǎn)應按照規(guī)定的程序和要求進行，明確各環(huán)節(jié)的責任人和流轉(zhuǎn)時間，保證樣品流轉(zhuǎn)的順暢和可追溯。（二）流轉(zhuǎn)流程1.樣品送檢質(zhì)量管理部門或其他相關部門需要對樣品進行檢測時，應填寫樣品送檢單，注明樣品名稱、規(guī)格、批次、檢測項目、送檢部門、送檢日期等信息。將樣品送檢單連同樣品一起送至質(zhì)量檢測實驗室。質(zhì)量檢測實驗室收到樣品后，應核對樣品信息與送檢單是否一致，并在樣品流轉(zhuǎn)記錄上簽字確認。2.樣品外委檢測當公司自身檢測能力不足，需要將樣品外委檢測時，由質(zhì)量管理部門負責選擇具有資質(zhì)的檢測機構(gòu)，并簽訂委托檢測合同。質(zhì)量管理部門填寫樣品外委檢測申請單，注明樣品信息、檢測項目、外委檢測機構(gòu)等內(nèi)容，經(jīng)審批后，將樣品和申請單一并送至外委檢測機構(gòu)。外委檢測機構(gòu)收到樣品后，應按照合同要求進行檢測，并及時將檢測報告反饋給公司質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門應對檢測報告進行審核，確保檢測結(jié)果的準確性和可靠性。3.樣品在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)生產(chǎn)部門、銷售部門等因工作需要在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)樣品時，應填寫樣品流轉(zhuǎn)單，注明樣品名稱、規(guī)格、批次、流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)部門、流轉(zhuǎn)日期等信息。將樣品流轉(zhuǎn)單連同樣品一起交至接收部門。接收部門收到樣品后，應核對樣品信息與流轉(zhuǎn)單是否一致，并在樣品流轉(zhuǎn)記錄上簽字確認。樣品在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中，各部門應做好樣品的交接和保管工作，確保樣品安全、完整地流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。（三）流轉(zhuǎn)記錄1.樣品在流轉(zhuǎn)過程中，應建立詳細的流轉(zhuǎn)記錄，記錄內(nèi)容包括樣品名稱、規(guī)格、批次、流轉(zhuǎn)日期、流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)部門、交接人等信息。2.流轉(zhuǎn)記錄應采用紙質(zhì)或電子文檔的形式進行保存，保存期限不少于產(chǎn)品保質(zhì)期后1年。流轉(zhuǎn)記錄應便于查詢和追溯，確保樣品流轉(zhuǎn)過程的可追溯性。六、樣品的處置（一）合格樣品處置1.經(jīng)檢測判定為合格的樣品，質(zhì)量管理部門應出具合格報告，并通知相關部門。2.對于用于留樣的合格樣品，應按照規(guī)定的存儲期限進行保存，期滿后可按照公司的相關規(guī)定進行銷毀或其他處置。3.對于其他用途的合格樣品，如市場推廣、客戶展示等，相關部門可根據(jù)實際需要進行使用或處置，但應確保樣品的質(zhì)量和安全性不受影響。（二）不合格樣品處置1.經(jīng)檢測判定為不合格的樣品，質(zhì)量管理部門應立即出具不合格報告，并采取相應的措施，防止不合格樣品的進一步流轉(zhuǎn)和使用。2.對于原材料、半成品不合格樣品，生產(chǎn)部門應停止使用該批次的原材料或半成品，并對已生產(chǎn)的相關產(chǎn)品進行追溯和處理，如召回、返工、報廢等。3.對于成品不合格樣品，銷售部門應及時通知客戶，并按照國家相關法律法規(guī)和公司的售后服務政策進行處理，如召回、換貨、退款等。4.不合格樣品應單獨存放，并做好標識，防止與合格樣品混淆。對于需要銷毀的不合格樣品，應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，確保不合格樣品不會對環(huán)境和人體健康造成危害。（三）樣品處置記錄1.樣品處置過程中，應填寫樣品處置記錄，記錄內(nèi)容包括樣品名稱、規(guī)格、批次、檢測結(jié)果、處置原因、處置方式、處置日期、處置人等信息。2.樣品處置記錄應妥善保存，保存期限不少于產(chǎn)品保質(zhì)期后1年。樣品處置記錄應作為產(chǎn)品質(zhì)量追溯和管理的重要依據(jù)，便于查詢和分析樣品處置情況。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.質(zhì)量管理部門應定期對樣品管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的采集、標識、存儲、流轉(zhuǎn)、處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定和相關質(zhì)量標準要求。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查可采用日常巡查、定期檢查、專項檢查等方式進行。檢查人員應填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。3.對于違反樣品管理規(guī)定的行為，質(zhì)量管理部門應按