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文檔簡介

樣品送檢管理辦法一、總則(一)目的為加強公司樣品送檢工作的管理,確保送檢樣品的準(zhǔn)確性、完整性和及時性,保證檢測結(jié)果的可靠性,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及樣品送檢的部門和項目,包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量控制、生產(chǎn)過程監(jiān)控等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的樣品送檢活動。(三)職責(zé)分工1.樣品采集部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和方法采集具有代表性的樣品,并確保樣品的標(biāo)識清晰、完整,同時填寫樣品采集記錄,詳細(xì)記錄樣品的來源、采集時間、采集地點、采集數(shù)量等信息。2.送檢部門負(fù)責(zé)將采集好的樣品及時、準(zhǔn)確地送交到指定的檢測機構(gòu),并辦理相關(guān)的送檢手續(xù)。在送檢過程中,要確保樣品的包裝、運輸符合要求,防止樣品在運輸過程中受到損壞或變質(zhì)。3.檢測機構(gòu)負(fù)責(zé)按照相關(guān)的檢測標(biāo)準(zhǔn)和方法對送檢樣品進(jìn)行檢測,并出具準(zhǔn)確、可靠的檢測報告。同時,要及時與公司溝通檢測過程中出現(xiàn)的問題,如樣品異常、檢測結(jié)果疑問等。4.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對樣品送檢工作進(jìn)行監(jiān)督和管理,審核樣品采集記錄、送檢手續(xù)等文件,跟蹤檢測報告的結(jié)果,確保檢測結(jié)果符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。對樣品送檢過程中出現(xiàn)的不符合項進(jìn)行調(diào)查和處理,提出改進(jìn)措施和建議。二、樣品采集(一)采集原則1.代表性原則:所采集的樣品應(yīng)能夠真實反映被檢測對象的整體質(zhì)量狀況,要從不同部位、不同批次等多個方面進(jìn)行考慮,確保樣品具有代表性。2.隨機性原則:在可能的情況下,應(yīng)采用隨機抽樣的方法進(jìn)行樣品采集,避免人為因素的干擾,保證樣品的客觀性。3.足夠數(shù)量原則:采集的樣品數(shù)量應(yīng)滿足檢測項目的要求,既要保證檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性,又要避免不必要的浪費。(二)采集方法1.根據(jù)不同的檢測對象和檢測項目,制定相應(yīng)的樣品采集操作規(guī)程。操作規(guī)程應(yīng)明確樣品的采集部位、采集工具、采集數(shù)量、采集步驟等詳細(xì)信息。2.對于液體樣品,應(yīng)使用清潔、干燥的采樣器具,確保采樣過程中不引入雜質(zhì)。采樣時應(yīng)充分?jǐn)嚢杈鶆?,然后按照?guī)定的方法和數(shù)量進(jìn)行采集。3.對于固體樣品,應(yīng)根據(jù)樣品的特性選擇合適的采樣工具,如采樣探子、采樣鏟等。采樣時要從不同深度、不同位置進(jìn)行多點采樣,然后將采集的樣品混合均勻后進(jìn)行縮分,得到所需的樣品量。4.對于氣體樣品,應(yīng)使用專業(yè)的氣體采樣設(shè)備,按照規(guī)定的采樣方法和采樣時間進(jìn)行采集。采樣過程中要注意避免氣體泄漏和污染。(三)采集記錄1.樣品采集部門在采集樣品時,必須同時填寫樣品采集記錄。采集記錄應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號、樣品編號、樣品來源、采集時間、采集地點、采集數(shù)量、采集人等信息。2.采集記錄應(yīng)使用鋼筆或中性筆填寫,字跡清晰、工整,不得隨意涂改。如有涂改,應(yīng)在涂改處加蓋采集人的印章或簽字確認(rèn)。3.采集記錄應(yīng)妥善保存,保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。保存期滿后,經(jīng)質(zhì)量管理部門批準(zhǔn)方可銷毀。三、樣品標(biāo)識(一)標(biāo)識內(nèi)容1.樣品編號:每個樣品都應(yīng)具有唯一的編號,編號應(yīng)能夠反映樣品的來源、類型、批次等信息,便于樣品的識別和追溯。2.樣品名稱:明確樣品的具體名稱,與樣品采集記錄中的名稱一致。3.規(guī)格型號:注明樣品的規(guī)格和型號,以便于區(qū)分不同規(guī)格型號的樣品。4.樣品來源:記錄樣品的產(chǎn)生部門、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)日期等信息。5.采集時間:填寫樣品采集的具體日期和時間。(二)標(biāo)識方法1.對于體積較小的樣品,可以直接在樣品容器上粘貼標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識。標(biāo)簽應(yīng)牢固粘貼,確保在樣品運輸和檢測過程中不脫落。2.對于體積較大或形狀不規(guī)則的樣品,可以采用掛簽、噴涂等方式進(jìn)行標(biāo)識。標(biāo)識應(yīng)清晰、醒目,易于識別。3.對于液體樣品,標(biāo)識應(yīng)避免接觸樣品,防止標(biāo)識內(nèi)容被樣品污染或溶解??梢圆捎迷跇悠啡萜魍庹迟N標(biāo)簽或使用不干膠貼紙等方式進(jìn)行標(biāo)識。(三)標(biāo)識管理1.樣品標(biāo)識應(yīng)在樣品采集后立即進(jìn)行標(biāo)注,確保標(biāo)識信息準(zhǔn)確、完整。2.在樣品送檢過程中,要注意保護(hù)樣品標(biāo)識,避免標(biāo)識損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識損壞或丟失,應(yīng)及時重新進(jìn)行標(biāo)識,并做好記錄。3.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對樣品標(biāo)識情況進(jìn)行檢查,確保樣品標(biāo)識符合要求。對于標(biāo)識不符合要求的樣品,應(yīng)及時通知樣品采集部門進(jìn)行整改。四、樣品包裝與運輸(一)包裝要求1.根據(jù)樣品的特性和檢測要求,選擇合適的包裝材料和包裝方式。包裝材料應(yīng)具有良好的密封性、耐腐蝕性、防震性等性能,確保樣品在運輸過程中不受損壞、不受污染。2.對于易揮發(fā)、易氧化、易受潮的樣品,應(yīng)采用密封包裝,并在包裝內(nèi)加入適當(dāng)?shù)谋Wo(hù)劑或干燥劑。3.對于易碎樣品,應(yīng)采用防震包裝,如使用泡沫、海綿等材料進(jìn)行填充,防止樣品在運輸過程中因震動而破碎。4.對于液體樣品,應(yīng)采用防漏包裝,確保樣品在運輸過程中不泄漏??梢允褂妹芊馊萜?、塑料薄膜等材料進(jìn)行包裝,并采取適當(dāng)?shù)墓潭ù胧?,防止容器晃動。(二)運輸要求1.選擇具有資質(zhì)的運輸單位進(jìn)行樣品運輸,確保運輸過程的安全性和可靠性。運輸單位應(yīng)具備相應(yīng)的運輸設(shè)備和運輸條件,能夠保證樣品在規(guī)定的時間內(nèi)安全送達(dá)檢測機構(gòu)。2.在樣品運輸前,要對運輸包裝進(jìn)行檢查,確保包裝完好無損。同時,要將樣品采集記錄、送檢委托書等相關(guān)文件隨樣品一同運輸。3.對于需要冷藏或保溫運輸?shù)臉悠?,?yīng)使用專門的冷藏或保溫設(shè)備進(jìn)行運輸,并確保運輸過程中的溫度符合要求。運輸過程中要定期檢查溫度記錄,確保溫度穩(wěn)定。4.在樣品運輸過程中,要注意保護(hù)樣品標(biāo)識,避免標(biāo)識損壞或丟失。同時,要做好運輸過程中的防護(hù)措施,防止樣品受到碰撞、擠壓、雨淋等影響。(三)運輸記錄1.送檢部門應(yīng)填寫樣品運輸記錄,記錄樣品的運輸日期、運輸方式、運輸單號、運輸單位、預(yù)計到達(dá)時間等信息。2.運輸記錄應(yīng)妥善保存,保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。保存期滿后,經(jīng)質(zhì)量管理部門批準(zhǔn)方可銷毀。3.在樣品運輸過程中,如發(fā)生樣品損壞、丟失等情況,送檢部門應(yīng)及時通知質(zhì)量管理部門,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時,要填寫樣品運輸事故報告,詳細(xì)記錄事故發(fā)生的時間、地點、原因、處理情況等信息。五、樣品送檢(一)送檢流程1.樣品采集部門將采集好的樣品及相關(guān)文件(樣品采集記錄、送檢委托書等)提交給送檢部門。2.送檢部門對樣品及相關(guān)文件進(jìn)行審核,確認(rèn)無誤后填寫樣品送檢登記表,包括樣品名稱、規(guī)格型號、樣品編號、樣品來源、采集時間、送檢項目、檢測機構(gòu)、預(yù)計檢測時間等信息。3.送檢部門將樣品及相關(guān)文件按照規(guī)定的包裝和運輸要求進(jìn)行包裝和運輸,并及時通知檢測機構(gòu)接收樣品。4.檢測機構(gòu)收到樣品后,應(yīng)對樣品進(jìn)行檢查,確認(rèn)樣品的包裝、標(biāo)識、數(shù)量等符合要求后,方可進(jìn)行檢測。5.檢測機構(gòu)按照相關(guān)的檢測標(biāo)準(zhǔn)和方法對樣品進(jìn)行檢測,并在規(guī)定的時間內(nèi)出具檢測報告。檢測報告應(yīng)包括檢測項目、檢測結(jié)果、結(jié)論等信息,并加蓋檢測機構(gòu)的公章。6.送檢部門收到檢測報告后,應(yīng)及時將檢測報告提交給質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門對檢測報告進(jìn)行審核,確認(rèn)檢測結(jié)果符合要求后,將檢測報告發(fā)放給相關(guān)部門。(二)送檢時間要求1.送檢部門應(yīng)根據(jù)檢測項目的要求和檢測機構(gòu)的工作安排,合理安排樣品送檢時間,確保樣品能夠及時送達(dá)檢測機構(gòu)進(jìn)行檢測。2.對于緊急檢測項目,送檢部門應(yīng)優(yōu)先安排樣品送檢,并與檢測機構(gòu)溝通協(xié)調(diào),確保檢測機構(gòu)能夠在最短的時間內(nèi)出具檢測報告。3.檢測機構(gòu)應(yīng)在收到樣品后的規(guī)定時間內(nèi)完成檢測工作,并出具檢測報告。具體的檢測時間要求應(yīng)在送檢委托書中明確規(guī)定。(三)送檢費用管理1.樣品送檢費用由公司相關(guān)部門按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行支付。送檢費用的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)檢測項目的類型、復(fù)雜程度、檢測機構(gòu)的收費標(biāo)準(zhǔn)等因素確定。2.送檢部門在填寫樣品送檢登記表時,應(yīng)注明送檢費用的預(yù)算金額。在實際支付送檢費用時,應(yīng)按照公司的財務(wù)管理制度進(jìn)行報銷。3.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對樣品送檢費用進(jìn)行統(tǒng)計和分析,檢查費用支出的合理性。如發(fā)現(xiàn)費用支出異常,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和處理。六、檢測報告管理(一)報告審核1.檢測機構(gòu)出具的檢測報告應(yīng)由質(zhì)量管理部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檢測項目、檢測方法、檢測結(jié)果、結(jié)論等是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求,檢測報告的格式、內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確等。2.質(zhì)量管理部門在審核檢測報告時,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與檢測機構(gòu)溝通,要求檢測機構(gòu)進(jìn)行整改。整改完成后,檢測機構(gòu)應(yīng)重新出具檢測報告,經(jīng)質(zhì)量管理部門審核無誤后,方可發(fā)放給相關(guān)部門。3.對于重要檢測項目的檢測報告,質(zhì)量管理部門應(yīng)組織相關(guān)專家進(jìn)行會審,確保檢測報告的準(zhǔn)確性和可靠性。(二)報告發(fā)放1.經(jīng)質(zhì)量管理部門審核無誤的檢測報告,由送檢部門按照規(guī)定的程序發(fā)放給相關(guān)部門。發(fā)放時應(yīng)填寫檢測報告發(fā)放登記表,記錄報告的發(fā)放日期、發(fā)放部門、領(lǐng)取人等信息。2.相關(guān)部門收到檢測報告后,應(yīng)妥善保管,不得隨意涂改、丟失。如因工作需要查閱檢測報告,應(yīng)按照公司的文件管理制度進(jìn)行借閱登記。3.對于涉及公司機密的檢測報告,應(yīng)按照公司的保密制度進(jìn)行管理,嚴(yán)格控制報告的發(fā)放范圍和查閱權(quán)限。(三)報告存檔1.質(zhì)量管理部門應(yīng)將審核通過的檢測報告進(jìn)行存檔,存檔期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。存檔的檢測報告應(yīng)包括紙質(zhì)報告和電子報告,確保報告的完整性和可追溯性。2.檢測報告的存檔應(yīng)按照分類、編號、日期等順序進(jìn)行整理,便于查找和查閱。同時,要建立檢測報告索引目錄,方便快速檢索所需的報告。3.在存檔過程中,要注意保護(hù)檢測報告的原始記錄,不得擅自修改或刪除。如因工作需要對檢測報告進(jìn)行修改或補充,應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批,并在修改處加蓋修改人的印章或簽字確認(rèn)。七、不合格樣品處理(一)不合格判定1.質(zhì)量管理部門根據(jù)檢測報告的結(jié)果,對樣品是否合格進(jìn)行判定。判定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司的質(zhì)量要求。2.如檢測結(jié)果不符合判定標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)判定樣品為不合格樣品。對于不合格樣品,質(zhì)量管理部門應(yīng)及時通知樣品采集部門和相關(guān)責(zé)任部門。(二)處理措施1.對于不合格樣品,相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改,分析不合格原因,制定整改措施,并在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改。整改完成后,應(yīng)重新采集樣品進(jìn)行送檢,直至檢測結(jié)果合格為止。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)對不合格樣品的處理情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督,確保整改措施得到有效落實。同時,要對不合格樣品的處理過程進(jìn)行記錄,包括不合格原因分析、整改措施制定、整改過程跟蹤、重新送檢結(jié)果等信息。3.對于因不合格樣品導(dǎo)致的質(zhì)量事故或安全問題,公司應(yīng)按

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