樣品贈(zèng)送管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品贈(zèng)送行為，加強(qiáng)樣品贈(zèng)送管理，確保公司利益，同時(shí)維護(hù)良好的市場(chǎng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及樣品贈(zèng)送的部門(mén)、人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：樣品贈(zèng)送行為必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保合法合規(guī)。2.必要性原則：贈(zèng)送樣品應(yīng)基于業(yè)務(wù)拓展、市場(chǎng)調(diào)研、客戶關(guān)系維護(hù)等必要目的，避免不必要的浪費(fèi)。3.審批控制原則：所有樣品贈(zèng)送需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保贈(zèng)送行為符合公司利益和規(guī)定。4.記錄與跟蹤原則：對(duì)樣品贈(zèng)送的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，并跟蹤其后續(xù)使用情況和效果。二、贈(zèng)送申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.需求部門(mén)填寫(xiě)申請(qǐng)表：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，詳細(xì)填寫(xiě)《樣品贈(zèng)送申請(qǐng)表》，內(nèi)容包括贈(zèng)送對(duì)象、贈(zèng)送樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、贈(zèng)送原因、預(yù)計(jì)贈(zèng)送時(shí)間等信息。2.提交申請(qǐng)：申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)（如涉及市場(chǎng)推廣類贈(zèng)送）或相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)。3.業(yè)務(wù)部門(mén)初審：市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)贈(zèng)送原因、對(duì)象等進(jìn)行初步審核，判斷是否符合業(yè)務(wù)需求和公司規(guī)定。如初審?fù)ㄟ^(guò)，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。4.財(cái)務(wù)部門(mén)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)主要審核贈(zèng)送樣品的成本核算、預(yù)算情況以及對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響。如涉及費(fèi)用支出，需確保有相應(yīng)的預(yù)算安排或符合費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批權(quán)限1.一般樣品贈(zèng)送：?jiǎn)未钨?zèng)送樣品價(jià)值在[X]元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要客戶或較大規(guī)模樣品贈(zèng)送：?jiǎn)未钨?zèng)送樣品價(jià)值在[X]元至[Y]元之間的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.重大項(xiàng)目或特殊情況的樣品贈(zèng)送：?jiǎn)未钨?zèng)送樣品價(jià)值超過(guò)[Y]元的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。（三）審批要求1.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)內(nèi)容：確保贈(zèng)送樣品的必要性、合理性以及符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)明確指出原因并退回申請(qǐng)部門(mén)。2.審批時(shí)間：各級(jí)審批部門(mén)應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)審批時(shí)間的，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門(mén)并說(shuō)明原因。三、樣品管理（一）樣品庫(kù)存管理1.建立樣品庫(kù)存臺(tái)賬：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立詳細(xì)的樣品庫(kù)存臺(tái)賬，記錄樣品的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量、存放位置等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.樣品分類存放：根據(jù)樣品的性質(zhì)、用途、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。對(duì)于有特殊儲(chǔ)存要求的樣品，應(yīng)按照相應(yīng)要求進(jìn)行儲(chǔ)存。3.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）樣品領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程：需求部門(mén)如需領(lǐng)用樣品，應(yīng)填寫(xiě)《樣品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)發(fā)放：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放樣品，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況。發(fā)放時(shí)應(yīng)確保樣品的質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.領(lǐng)用記錄：需求部門(mén)應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的樣品進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、樣品用途等信息，以便后續(xù)跟蹤和管理。（三）樣品報(bào)廢管理1.報(bào)廢原因：樣品因質(zhì)量問(wèn)題、過(guò)期、損壞等原因無(wú)法繼續(xù)使用的，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理。2.報(bào)廢申請(qǐng)：使用部門(mén)填寫(xiě)《樣品報(bào)廢申請(qǐng)表》，說(shuō)明報(bào)廢樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交至質(zhì)量管理部門(mén)審核。3.質(zhì)量審核：質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)報(bào)廢樣品進(jìn)行質(zhì)量鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。如審核通過(guò)，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。4.財(cái)務(wù)審核與處理：財(cái)務(wù)部門(mén)審核報(bào)廢樣品的賬面價(jià)值及相關(guān)財(cái)務(wù)處理是否合規(guī)。審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)按照規(guī)定對(duì)報(bào)廢樣品進(jìn)行處理，并在庫(kù)存臺(tái)賬上核銷。四、贈(zèng)送實(shí)施（一）贈(zèng)送方式1.直接交付：對(duì)于本地客戶或距離較近的受贈(zèng)對(duì)象，可采用直接交付的方式贈(zèng)送樣品。交付時(shí)應(yīng)要求受贈(zèng)方簽字確認(rèn)收到樣品，并留存相關(guān)憑證。2.郵寄：對(duì)于外地客戶或不方便直接交付的受贈(zèng)對(duì)象，可通過(guò)郵寄方式贈(zèng)送樣品。選擇可靠的快遞公司，并確保樣品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全。郵寄后應(yīng)及時(shí)將快遞單號(hào)等信息告知受贈(zèng)方，并留存快遞底單作為贈(zèng)送憑證。3.其他方式：根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)審批同意后，也可采用其他合理的贈(zèng)送方式，如委托第三方機(jī)構(gòu)代為贈(zèng)送等。（二）贈(zèng)送記錄1.建立贈(zèng)送臺(tái)賬：市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)建立樣品贈(zèng)送臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次贈(zèng)送的時(shí)間、對(duì)象、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、贈(zèng)送方式、審批情況等信息。贈(zèng)送臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。2.憑證管理：收集和整理與樣品贈(zèng)送相關(guān)的各種憑證，如申請(qǐng)表、審批文件、簽收單、快遞底單等，確保憑證的真實(shí)性、完整性和有效性。憑證應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類存放，便于查閱和審計(jì)。五、效果跟蹤與評(píng)估（一）跟蹤內(nèi)容1.受贈(zèng)方反饋：市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集受贈(zèng)方對(duì)贈(zèng)送樣品的反饋意見(jiàn)，包括對(duì)樣品質(zhì)量、性能、用途等方面的評(píng)價(jià)，以及是否有進(jìn)一步合作的意向等。2.業(yè)務(wù)效果：跟蹤樣品贈(zèng)送后對(duì)業(yè)務(wù)的影響，如是否促進(jìn)了銷售、拓展了市場(chǎng)份額、提升了客戶滿意度等。通過(guò)對(duì)比贈(zèng)送前后的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，評(píng)估樣品贈(zèng)送的實(shí)際效果。（二）評(píng)估指標(biāo)1.銷售業(yè)績(jī)指標(biāo)：對(duì)比贈(zèng)送樣品前后一定時(shí)期內(nèi)的銷售額、銷售量等指標(biāo)，評(píng)估樣品贈(zèng)送對(duì)銷售業(yè)績(jī)的提升作用。2.市場(chǎng)份額指標(biāo)：分析贈(zèng)送樣品后公司在目標(biāo)市場(chǎng)中的份額變化情況，評(píng)估樣品贈(zèng)送對(duì)市場(chǎng)拓展的效果。3.客戶滿意度指標(biāo)：通過(guò)客戶調(diào)查、反饋等方式，了解客戶對(duì)贈(zèng)送樣品及相關(guān)服務(wù)的滿意度，評(píng)估樣品贈(zèng)送對(duì)客戶關(guān)系維護(hù)的影響。（三）評(píng)估周期定期對(duì)樣品贈(zèng)送效果進(jìn)行評(píng)估，原則上每半年進(jìn)行一次全面評(píng)估。對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊情況下的樣品贈(zèng)送，應(yīng)在贈(zèng)送完成后及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估。（四）評(píng)估報(bào)告1.評(píng)估報(bào)告內(nèi)容：評(píng)估報(bào)告應(yīng)包括樣品贈(zèng)送的基本情況、跟蹤過(guò)程、評(píng)估指標(biāo)完成情況、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。報(bào)告應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析客觀、結(jié)論明確。2.報(bào)告提交：評(píng)估報(bào)告由市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)撰寫(xiě)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司管理層。公司管理層根據(jù)評(píng)估報(bào)告結(jié)果，對(duì)樣品贈(zèng)送管理工作進(jìn)行總結(jié)和決策，不斷完善樣品贈(zèng)送管理辦法和相關(guān)業(yè)務(wù)流程。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)樣品贈(zèng)送管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查贈(zèng)送行為是否符合公司規(guī)定、審批流程是否規(guī)范、樣品管理是否嚴(yán)格等。2.專項(xiàng)審計(jì)：針對(duì)重大項(xiàng)目或樣品贈(zèng)送金額較大的情況，可開(kāi)展專項(xiàng)審計(jì)，深入調(diào)查樣品贈(zèng)送的全過(guò)程及效果，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）日常監(jiān)督檢查1.業(yè)務(wù)部門(mén)自查：市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)樣品贈(zèng)送管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)。2.公司層面檢查：公司管理層或相關(guān)職能部門(mén)不定期對(duì)樣品贈(zèng)送管理情況進(jìn)行抽查，檢查各部門(mén)執(zhí)行本辦法的情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)督促整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法的行為：視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款等處理；如造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法