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核算物料管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司核算物料的管理,規(guī)范物料的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及核算等環(huán)節(jié),確保物料的合理使用和成本控制,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及核算物料的部門和項(xiàng)目,包括但不限于生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等。核算物料是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中用于核算成本的各類原材料、輔助材料、零部件、低值易耗品等。(三)基本原則1.準(zhǔn)確性原則:物料的核算應(yīng)準(zhǔn)確反映其實(shí)際成本,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.合規(guī)性原則:物料管理必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.效益性原則:在保證物料質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求的前提下,優(yōu)化物料采購(gòu)、存儲(chǔ)和使用流程,降低物料成本,提高公司整體效益。4.責(zé)任明確原則:明確各部門在物料管理中的職責(zé)和權(quán)限,建立健全責(zé)任追究制度,確保物料管理工作的有效執(zhí)行。二、職責(zé)分工(一)采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)核算物料的采購(gòu)計(jì)劃制定,根據(jù)生產(chǎn)、研發(fā)等部門的需求,結(jié)合庫(kù)存情況,合理安排采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。2.選擇合格的供應(yīng)商,建立供應(yīng)商評(píng)估和管理體系,確保所采購(gòu)的物料質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。3.簽訂采購(gòu)合同,明確采購(gòu)物料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款,并跟蹤合同執(zhí)行情況,及時(shí)處理合同變更和糾紛。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的控制,通過(guò)談判、招標(biāo)等方式降低采購(gòu)價(jià)格,同時(shí)合理安排采購(gòu)資金,確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。(二)倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)核算物料的驗(yàn)收入庫(kù)工作,按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)的物料進(jìn)行檢驗(yàn),確保物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合要求。2.對(duì)驗(yàn)收合格的物料進(jìn)行分類存放,建立物料庫(kù)存臺(tái)賬,詳細(xì)記錄物料的出入庫(kù)情況,包括日期、憑證號(hào)、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、去向等信息。3.定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn),確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符,應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理,同時(shí)編制盤點(diǎn)報(bào)告上報(bào)相關(guān)部門。4.負(fù)責(zé)庫(kù)存物料的保管和養(yǎng)護(hù)工作,采取必要的措施防止物料損壞、變質(zhì)、丟失等情況的發(fā)生,確保庫(kù)存物料的安全。5.根據(jù)生產(chǎn)、研發(fā)等部門的領(lǐng)料需求,及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)放物料,并辦理相關(guān)手續(xù),做好發(fā)放記錄。(三)生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和工藝要求,合理安排物料的使用,制定物料消耗定額,并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.負(fù)責(zé)生產(chǎn)過(guò)程中物料的領(lǐng)用和使用管理,嚴(yán)格按照物料消耗定額控制物料領(lǐng)用數(shù)量,避免浪費(fèi)和不合理?yè)p耗。3.及時(shí)反饋生產(chǎn)過(guò)程中物料的使用情況和問(wèn)題,協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行物料管理的改進(jìn)和優(yōu)化。(四)研發(fā)部門1.在新產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中,合理確定物料需求,提供準(zhǔn)確的物料清單和技術(shù)要求。2.配合采購(gòu)部門進(jìn)行新物料的選型和采購(gòu)工作,參與供應(yīng)商的技術(shù)交流和樣品評(píng)估。3.對(duì)研發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的剩余物料及時(shí)辦理退庫(kù)手續(xù),避免物料積壓和浪費(fèi)。(五)財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定核算物料的財(cái)務(wù)管理制度和核算方法,明確物料成本的核算范圍、核算原則和核算流程。2.審核物料采購(gòu)發(fā)票、出入庫(kù)單據(jù)等相關(guān)憑證,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.定期對(duì)物料成本進(jìn)行核算和分析,提供物料成本報(bào)表和分析報(bào)告,為公司決策提供依據(jù)。4.參與物料管理的內(nèi)部控制和審計(jì)工作,監(jiān)督物料管理流程的執(zhí)行情況,防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三、物料采購(gòu)管理(一)采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃等需求,提前向采購(gòu)部門提交物料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)部門接到物料需求計(jì)劃后,應(yīng)結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析,制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù),采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃組織采購(gòu)。(二)供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇標(biāo)準(zhǔn),對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果,選擇合格的供應(yīng)商建立合作關(guān)系,并簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括物料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià),根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商,可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策;對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商,應(yīng)及時(shí)終止合作關(guān)系。(三)采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)合同簽訂后,采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門,如倉(cāng)庫(kù)管理部門、財(cái)務(wù)部門等,以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況,及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào),確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如出現(xiàn)合同變更或糾紛,應(yīng)及時(shí)按照合同約定的方式進(jìn)行處理,并將相關(guān)情況及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.采購(gòu)合同執(zhí)行完畢后,采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行歸檔管理,保存合同原件及相關(guān)憑證,以備查閱。(四)采購(gòu)成本控制1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種方式降低采購(gòu)成本,如談判、招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等。在采購(gòu)過(guò)程中,應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情,與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通,爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。2.合理安排采購(gòu)資金,根據(jù)采購(gòu)合同的付款條款和公司資金狀況,選擇合適的付款方式,降低資金成本。同時(shí),應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)資金的管理,確保資金使用的安全和合規(guī)。3.建立采購(gòu)成本分析制度,定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和評(píng)估,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),不斷優(yōu)化采購(gòu)流程和方法,提高采購(gòu)效率和效益。四、物料驗(yàn)收入庫(kù)管理(一)驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉(cāng)庫(kù)管理部門在接到采購(gòu)部門的到貨通知后,應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地、熟悉驗(yàn)收要求等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能,熟悉物料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。驗(yàn)收人員應(yīng)提前了解采購(gòu)物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息,以便在驗(yàn)收過(guò)程中進(jìn)行準(zhǔn)確判斷。(二)驗(yàn)收流程1.物料到貨后,驗(yàn)收人員應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)合同是否一致,包括物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。如發(fā)現(xiàn)不一致,應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。2.對(duì)物料的外觀、包裝等進(jìn)行檢查,查看是否有損壞、變形、受潮等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)記錄并拍照留存,作為處理依據(jù)。3.根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)物料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于需要進(jìn)行理化檢驗(yàn)的物料,應(yīng)按照規(guī)定的方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn);對(duì)于一般性物料,可采用抽檢的方式進(jìn)行驗(yàn)收。4.驗(yàn)收合格的物料,驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn),并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)手續(xù)應(yīng)包括填寫入庫(kù)單、登記庫(kù)存臺(tái)賬等。入庫(kù)單應(yīng)注明物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商等信息。5.驗(yàn)收不合格的物料,驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫不合格報(bào)告,注明不合格原因,并將不合格物料隔離存放。同時(shí),應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理,如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。(三)驗(yàn)收記錄與報(bào)告1.驗(yàn)收人員應(yīng)做好驗(yàn)收記錄,詳細(xì)記錄驗(yàn)收過(guò)程中的各項(xiàng)信息,包括到貨時(shí)間、物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收情況、不合格原因等。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存,以備查閱。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,匯總分析驗(yàn)收情況。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收合格和不合格的物料種類、數(shù)量、比例等信息,并對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出改進(jìn)建議。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。五、物料存儲(chǔ)管理(一)倉(cāng)庫(kù)布局規(guī)劃1.根據(jù)物料的類別、特性、用途等因素,合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)布局。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分為不同的區(qū)域,如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)等,并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。2.物料應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行存放,遵循分類存放、分區(qū)管理的原則。同類物料應(yīng)集中存放,便于查找和管理;有特殊要求的物料,如易燃易爆、有毒有害等物料,應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放,并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。(二)庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn),確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定,一般為每月、每季度或每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)前,倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃,明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息,并做好記錄。3.盤點(diǎn)結(jié)束后,倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告,對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符,應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。對(duì)于盤盈或盤虧的物料,應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理,并調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬。(三)庫(kù)存安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和消防器材,如滅火器、消防栓、煙霧報(bào)警器等,并定期進(jìn)行檢查和維護(hù),確保其性能良好。2.加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)人員的安全教育,提高安全意識(shí)。倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)安全管理制度,嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、明火作業(yè)等。3.做好倉(cāng)庫(kù)的防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作,采取必要的措施保護(hù)庫(kù)存物料的質(zhì)量和安全。對(duì)于易受潮的物料,應(yīng)采取防潮措施,如密封包裝、放置干燥劑等;對(duì)于易受蟲(chóng)害的物料,應(yīng)采取防蟲(chóng)措施,如噴灑殺蟲(chóng)劑、放置驅(qū)蟲(chóng)物品等;對(duì)于貴重物料和重要物資,應(yīng)加強(qiáng)防盜措施,如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等。六、物料發(fā)放管理(一)領(lǐng)料流程1.生產(chǎn)、研發(fā)等部門根據(jù)實(shí)際需求填寫領(lǐng)料單,領(lǐng)料單應(yīng)注明物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.領(lǐng)料單提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門后,倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核。如庫(kù)存充足,應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)料手續(xù);如庫(kù)存不足,應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)貨。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照領(lǐng)料單的要求發(fā)放物料,并在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。發(fā)放的物料應(yīng)與領(lǐng)料單上的信息一致,同時(shí)應(yīng)做好發(fā)放記錄,包括發(fā)放日期、物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)料部門等信息。4.領(lǐng)料部門收到物料后,應(yīng)及時(shí)核對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理部門溝通處理。(二)限額領(lǐng)料管理1.對(duì)于有消耗定額的物料,生產(chǎn)部門應(yīng)嚴(yán)格按照限額領(lǐng)料制度進(jìn)行領(lǐng)料。限額領(lǐng)料單應(yīng)明確物料的領(lǐng)用限額,生產(chǎn)部門應(yīng)在限額范圍內(nèi)領(lǐng)用物料。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)限額領(lǐng)料單發(fā)放物料,對(duì)于超出限額的領(lǐng)料申請(qǐng),應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后才能發(fā)放。3.定期對(duì)限額領(lǐng)料情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析,考核生產(chǎn)部門的物料消耗情況。如發(fā)現(xiàn)物料消耗超出限額,應(yīng)及時(shí)查明原因并采取措施進(jìn)行控制。(三)退料管理1.生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的剩余物料、邊角料等,生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)辦理退庫(kù)手續(xù)。退料單應(yīng)注明退料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、原因等信息,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門收到退料單后,應(yīng)及時(shí)對(duì)退料進(jìn)行驗(yàn)收。如退料符合要求,應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù),并在退料單上簽字確認(rèn);如退料不符合要求,應(yīng)通知生產(chǎn)部門進(jìn)行整改或處理。3.對(duì)于因質(zhì)量問(wèn)題、設(shè)計(jì)變更等原因?qū)е碌耐肆希少?gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理,如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。七、物料核算管理(一)核算方法1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況,選擇合適的物料核算方法,如先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法、個(gè)別計(jì)價(jià)法等。核算方法一經(jīng)確定,不得隨意變更。如需變更,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在財(cái)務(wù)報(bào)表附注中說(shuō)明變更原因及對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的影響。2.對(duì)于采購(gòu)的物料,應(yīng)按照采購(gòu)成本進(jìn)行核算,采購(gòu)成本包括購(gòu)買價(jià)款、相關(guān)稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以及其他可歸屬于采購(gòu)成本的費(fèi)用。3.對(duì)于自制的物料,應(yīng)按照制造過(guò)程中的實(shí)際成本進(jìn)行核算,包括直接材料、直接人工、制造費(fèi)用等。(二)成本核算流程1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)將物料的出入庫(kù)單據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)部門根據(jù)出入庫(kù)單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)物料成本進(jìn)行核算,按照核算方法計(jì)算物料的發(fā)出成本和結(jié)存成本,并編制物料成本報(bào)表。3.物料成本報(bào)表應(yīng)包括物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、期初庫(kù)存數(shù)量和金額、本期入庫(kù)數(shù)量和金額、本期發(fā)出數(shù)量和金額、期末庫(kù)存數(shù)量和金額等信息。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)物料成本報(bào)表進(jìn)行成本分析,為公司決策提供依據(jù)。(三)成本分析與控制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)物料成本進(jìn)行分析,比較不同期間、不同產(chǎn)品、不同部門的物料成本情況,找出成本變動(dòng)的原因和影響因素
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