檔案管理辦法建議一、總則（一）目的為了加強本公司/組織的檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織的管理水平和工作效率，特制定本檔案管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則檔案管理工作遵循統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于公司/組織各部門及員工利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責統籌管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度，并組織實施。2.負責收集、整理、保管和統計本公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對檔案進行分類、編目、數字化處理等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產、經營等活動提供服務。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的檔案進行分類、編號、編目等工作，建立本部門的檔案檢索工具。3.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極配合檔案管理部門開展檔案業(yè)務工作，及時向檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等各種載體的材料。2.公司/組織簽訂的各類合同、協議、章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件。3.公司/組織的規(guī)劃、計劃、總結、報告、統計報表等文件材料。4.公司/組織的科研項目、技術改造、新產品開發(fā)等活動中形成的文件材料。5.公司/組織的人事檔案、工資檔案、教育培訓檔案等。6.公司/組織的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.公司/組織的設備檔案、基建檔案等。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、準確、完整。2.檔案形成部門應在文件材料形成后的規(guī)定時間內，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.對于重要的檔案材料，檔案形成部門應及時向檔案管理部門通報，以便檔案管理部門及時收集。4.檔案管理部門應定期對檔案收集情況進行檢查和督促，對未按時移交檔案或檔案收集不完整的部門，應及時提出整改意見。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案的類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）檔案保管條件1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.檔案應按照類別、編號順序排列存放，便于查找和利用。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整和可讀。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得向無關人員泄露檔案內容。5.對電子檔案應進行定期備份，存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點，防止電子檔案丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、安全、合法的原則，確保檔案的完整與安全。2.檔案利用應根據公司/組織的實際需要，合理提供檔案信息，為公司/組織的決策、生產、經營等活動提供支持。（二）利用范圍1.公司/組織內部各部門及員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經公司/組織相關部門批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱本公司/組織檔案，須按照國家有關法律法規(guī)和規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內部各部門及員工查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，經本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱本公司/組織檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經公司/組織相關部門批準后，到檔案管理部門查閱。3.司法機關、行政機關查閱本公司/組織檔案，須出具單位公函、查閱人有效身份證件等材料，經公司/組織相關部門批準后，到檔案管理部門查閱。4.檔案管理人員應對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱內容、查閱人等信息。5.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。如需復制檔案，須經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。（四）利用反饋1.檔案利用部門或人員應在利用檔案后，及時將利用情況反饋給檔案管理部門。2.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統計和分析，總結經驗教訓，不斷改進檔案管理工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對公司/組織的檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否真實、完整、準確。2.檔案是否已失去保存價值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其保存價值。3.效益評估法：評估檔案對公司/組織的經濟效益和社會效益，判斷其保存價值。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已鑒定的檔案提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織主管領導審批。2.經批準銷毀的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將《檔案銷毀清冊》歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案的信息化管理（一）信息化管理目標建立公司/組織檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對公司/組織的紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.檔案信息系統建設：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統，實現檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統計等功能。3.安全管理：建立檔案信息安全管理制度，采取數據備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的計算機設備和網絡設備，滿足檔案信息化管理的需要。2.檔案管理人員應具備一定的計算機操作技能和檔案管