檔案管理辦法聲像[公司/組織名稱]檔案管理辦法——聲像檔案管理細則一、總則（一）目的為加強公司/組織聲像檔案的科學管理，充分發(fā)揮聲像檔案在各項工作中的作用，真實反映公司/組織的發(fā)展歷程和重要活動，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的聲像檔案的管理。（三）定義1.聲像檔案：是指公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的，以聲音、圖像為主要載體，具有保存價值的各種載體形式的文件材料，包括照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等。2.歸檔：是指各部門及所屬單位將在工作活動中形成的具有保存價值的聲像文件材料，按照規(guī)定的時間、范圍和要求，移交至公司/組織檔案管理部門集中管理的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織聲像檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.同步管理原則：聲像檔案的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)與各項工作活動同步進行，做到實時記錄、及時整理。3.真實性原則：聲像檔案應(yīng)真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，不得進行任何形式的篡改和偽造。4.完整性原則：聲像檔案應(yīng)包括反映工作活動全過程的各種載體形式的文件材料，確保檔案的完整性。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的聲像檔案進行妥善保管，防止泄密。二、聲像檔案的形成與收集（一）形成部門與職責1.公司/組織各部門負責本部門工作活動中聲像檔案的形成與收集工作。部門負責人為本部門聲像檔案管理工作的第一責任人，應(yīng)指定專人負責具體的收集工作。2.負責收集聲像檔案的人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉本部門的工作流程和業(yè)務(wù)活動，能夠準確判斷聲像文件材料的保存價值。（二）收集范圍1.重要會議：包括公司/組織年度工作會議、董事會會議、股東大會、重要業(yè)務(wù)研討會等，收集會議現(xiàn)場照片、錄音、錄像等資料。2.重大活動：如公司/組織開業(yè)慶典、周年慶典、新產(chǎn)品發(fā)布會、大型文藝演出、體育賽事等，收集活動籌備、現(xiàn)場組織、活動成果等方面的聲像資料。3.工程建設(shè)：包括公司/組織新建、改建、擴建項目，收集項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等各個階段的聲像資料，如工程奠基儀式照片、施工進度照片、工程質(zhì)量檢測錄像等。4.科研開發(fā)：收集科研項目立項、研究過程、成果鑒定等環(huán)節(jié)的聲像資料，如實驗設(shè)備照片、科研人員工作照片、研究成果演示錄像等。5.生產(chǎn)經(jīng)營：收集生產(chǎn)車間、生產(chǎn)線的生產(chǎn)過程照片、錄像，產(chǎn)品質(zhì)量檢測照片、錄像，市場營銷活動照片、錄像等資料。6.外事活動：收集公司/組織與國外機構(gòu)、企業(yè)的合作交流活動照片、錄音、錄像等資料。7.榮譽表彰：收集公司/組織獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌的照片，以及表彰大會現(xiàn)場照片、錄像等資料。8.其他具有保存價值的聲像資料：如公司/組織領(lǐng)導重要活動照片、錄像，公司/組織發(fā)展歷程中的標志性事件照片、錄像等。（三）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時收集聲像文件材料，確保檔案的時效性。2.完整性：收集的聲像文件材料應(yīng)齊全完整，包括圖像、聲音、文字說明等要素。文字說明應(yīng)準確反映聲像內(nèi)容的主題、時間、地點、人物、事件等信息。3.準確性：聲像文件材料應(yīng)真實準確，不得進行任何形式的修改和剪輯。如有特殊情況需要對聲像資料進行編輯處理，應(yīng)在編輯前做好原始資料的備份，并注明編輯處理的原因和過程。4.載體質(zhì)量：收集的聲像文件材料應(yīng)使用質(zhì)量可靠的載體，如照片應(yīng)使用沖印質(zhì)量良好的相紙，錄音帶、錄像帶應(yīng)使用質(zhì)量合格的磁帶，光盤應(yīng)使用質(zhì)量可靠的刻錄盤，并確保載體的保存環(huán)境符合要求。（四）收集程序1.各部門負責收集聲像文件材料的人員應(yīng)按照收集范圍和要求，對本部門工作活動中形成的聲像文件材料進行及時收集和整理。2.收集的聲像文件材料應(yīng)進行初步分類和編號，并填寫《聲像檔案收集登記表》，詳細記錄聲像文件材料的名稱、數(shù)量、形成時間、來源、內(nèi)容摘要等信息。3.各部門收集的聲像文件材料應(yīng)定期移交至公司/組織檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《聲像檔案移交清單》，明確移交的聲像文件材料的名稱、數(shù)量、載體形式等信息，并由雙方簽字確認。三、聲像檔案的整理（一）整理原則聲像檔案的整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，按照聲像檔案的形成規(guī)律和載體形式進行分類整理。（二）分類方法1.按年度分類：將聲像檔案按照形成年度進行分類，每年形成的聲像檔案為一個類別。2.按類別分類：在年度分類的基礎(chǔ)上，按照聲像檔案的內(nèi)容和載體形式進行進一步分類。具體分類如下：照片檔案：分為領(lǐng)導活動照片、會議照片、工程建設(shè)照片、生產(chǎn)經(jīng)營照片、外事活動照片、榮譽表彰照片等類別。錄音檔案：分為會議錄音、講座錄音、采訪錄音等類別。錄像檔案：分為會議錄像、活動錄像、工程建設(shè)錄像、生產(chǎn)經(jīng)營錄像、外事活動錄像等類別。光盤檔案：按照光盤的內(nèi)容和用途進行分類，如重要文件光盤、宣傳資料光盤、培訓教材光盤等。（三）編號方法1.照片檔案編號：采用年度+類別+順序號的編號方法。例如，2023年領(lǐng)導活動照片檔案的編號為2023LD001，其中“2023”表示年度，“LD”表示領(lǐng)導活動照片類別，“001”表示該類別照片的順序號。2.錄音檔案編號：采用年度+類別+順序號的編號方法。例如，2023年會議錄音檔案的編號為2023HY001，其中“2023”表示年度，“HY”表示會議錄音類別，“001”表示該類別錄音的順序號。3.錄像檔案編號：采用年度+類別+順序號的編號方法。例如，2023年活動錄像檔案的編號為2023HD001，其中“2023”表示年度，“HD”表示活動錄像類別，“001”表示該類別錄像的順序號。4.光盤檔案編號：采用年度+類別+順序號的編號方法。例如，2023年重要文件光盤檔案的編號為2023YW001，其中“2023”表示年度，“YW”表示重要文件光盤類別，“001”表示該類別光盤的順序號。（四）編目與著錄1.照片檔案編目：照片檔案應(yīng)編制照片冊，并填寫照片說明。照片說明應(yīng)包括照片的題名、拍攝時間、拍攝地點、人物、事件等信息。照片冊應(yīng)按照編號順序排列，并在照片冊封面和脊背標注照片檔案的編號、題名、年度等信息。2.錄音檔案編目：錄音檔案應(yīng)填寫錄音帶標簽，注明錄音檔案的編號、題名、錄制時間、錄制地點、內(nèi)容摘要等信息。錄音帶應(yīng)按照編號順序排列，并裝入專用的錄音帶盒中保存。3.錄像檔案編目：錄像檔案應(yīng)填寫錄像帶標簽或光盤標簽，注明錄像檔案的編號、題名、錄制時間、錄制地點、內(nèi)容摘要等信息。錄像帶或光盤應(yīng)按照編號順序排列，并裝入專用的錄像帶盒或光盤盒中保存。4.光盤檔案編目：光盤檔案應(yīng)填寫光盤標簽，注明光盤檔案的編號、題名、制作時間、內(nèi)容摘要等信息。光盤應(yīng)按照編號順序排列，并裝入專用的光盤盒中保存。5.聲像檔案著錄：聲像檔案應(yīng)進行著錄，建立聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫。著錄項目應(yīng)包括聲像檔案的編號、題名、年度、類別、形成時間、來源、內(nèi)容摘要、載體形式等信息。四、聲像檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的聲像檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防磁等功能。2.保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、光盤存儲柜、磁帶存儲柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品等。2.保管設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）保管期限聲像檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價值確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的聲像檔案：反映公司/組織重大歷史事件、重要活動、核心業(yè)務(wù)等具有重要保存價值的聲像檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的聲像檔案：反映公司/組織主要工作活動、一般業(yè)務(wù)等具有一定保存價值的聲像檔案，保管期限為30年。3.短期保管的聲像檔案：反映公司/組織一般性工作活動、臨時性業(yè)務(wù)等保存價值較低的聲像檔案，保管期限為10年。（四）保管要求1.聲像檔案應(yīng)按照分類編號順序排列存放，便于查找和利用。2.對不同載體形式的聲像檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施。照片檔案應(yīng)存放在照片冊中，避免照片直接接觸空氣和陽光；錄音帶、錄像帶應(yīng)存放在磁帶存儲柜中，防止磁帶受潮、發(fā)霉；光盤檔案應(yīng)存放在光盤存儲柜中，避免光盤劃傷和損壞。3.定期對聲像檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、變質(zhì)的聲像檔案應(yīng)及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的聲像檔案應(yīng)單獨存放，并采取加密存儲、專人保管等保密措施，防止泄密。五、聲像檔案的利用（一）利用原則聲像檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保聲像檔案的安全和有效利用。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱聲像檔案的，應(yīng)填寫《聲像檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.公司/組織外部單位因工作需要查閱聲像檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《聲像檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.涉及公司/組織機密的聲像檔案，未經(jīng)公司/組織保密部門批準，不得查閱和利用。（三）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的聲像檔案供其查閱。查閱時，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將聲像檔案帶出保管場所。2.復制：利用者因工作需要復制聲像檔案的，應(yīng)填寫《聲像檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，按照規(guī)定的程序進行復制。復制的聲像檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。3.借閱：因特殊情況需要借閱聲像檔案的，利用者應(yīng)填寫《聲像檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過7個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的聲像檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、涂改、銷毀聲像檔案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對聲像檔案的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用內(nèi)容等信息。利用登記應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計。六、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則聲像檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織公司/組織應(yīng)成立聲像檔案鑒定小組，負責聲像檔案的鑒定工作。鑒定小組由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、保密部門等相關(guān)人員組成，組長由檔案管理部門負責人擔任。（三）鑒定內(nèi)容1.對聲像檔案的保存價值進行鑒定，確定其保管期限。2.對聲像檔案的完整性、準確性、真實性進行審查，確保檔案的質(zhì)量。3.對聲像檔案的保密性進行審查，確保檔案不涉及公司/組織機密。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的聲像檔案進行清理，填寫《聲像檔案鑒定申請表》，提交聲像檔案鑒定小組進行鑒定。2.聲像檔案鑒定小組對申請鑒定的聲像檔案進行全面審查，根據(jù)鑒定標準和要求，確定其保管期限和處置意見。3.對鑒定為無保存價值的聲像檔案，鑒定小組應(yīng)填寫《聲像檔案銷毀清單》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導簽字同意后，進行銷毀處理。4.