檔案存放管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的存放管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案的存放管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的服務(wù)效率。二、檔案分類（一）行政檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司/組織規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.行政公文、函件、通知等往來(lái)文件。4.人事檔案（包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料）。（二）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。3.資金管理、預(yù)算決算等相關(guān)文件。（三）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案（包括市場(chǎng)調(diào)研、客戶資料、銷售合同等）。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案（如產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等）。3.采購(gòu)檔案（采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料等）。4.項(xiàng)目檔案（項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等全過(guò)程資料）。（四）其他檔案1.聲像檔案（照片、錄音、錄像等）。2.電子檔案（各類電子文檔、數(shù)據(jù)等）。三、檔案收集（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案分類的要求，對(duì)本部門產(chǎn)生的各類文件材料進(jìn)行整理、分類，定期移交至檔案管理部門。3.對(duì)于重要的、具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集，不得遺漏。（二）收集流程1.檔案形成部門在文件材料辦理完畢后，由承辦人進(jìn)行初步整理，將相關(guān)材料交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，將檔案材料移交至檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、簽收，對(duì)不符合要求的檔案材料退回形成部門補(bǔ)充完善。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政檔案：按照文件的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，編制文件目錄。2.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)科目等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程，進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引。4.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息。5.電子檔案：按照電子文件的類別、存儲(chǔ)路徑等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。五、檔案存放（一）存放地點(diǎn)1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存放設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）存放方式1.按照檔案分類的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分區(qū)存放，不同類型的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別和取用。3.對(duì)于珍貴的、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、密封包裝等。（三）存放期限1.各類檔案的存放期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期檔案存放期限為15年，中期檔案存放期限為510年，長(zhǎng)期檔案存放期限為10年以上。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、具有長(zhǎng)期查考價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。六、檔案保管（一）保管職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全完整。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案保管業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自離崗。（二）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)檔案存放設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。（三）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁在非規(guī)定場(chǎng)所查閱、借閱檔案。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案信息的安全。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱/借閱申請(qǐng)函，注明查閱/借閱的目的、范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱/借閱情況進(jìn)行登記。4.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。2.檔案查閱/借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得帶出公司/組織。3.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值，如無(wú)保存必要，可提出銷毀意見(jiàn)。（四）銷毀流程1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見(jiàn)后，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供有力的信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、軟件系統(tǒng)等，確保檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和篡改。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案存放管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案存放管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、存放、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理制度的執(zhí)行情況，檔案管理人員的履職情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書