檔案出入管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案的出入管理，確保檔案的安全與完整，維護(hù)檔案的真實(shí)性和保密性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有檔案的出入管理，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案出入管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案信息不被泄露。2.規(guī)范有序原則：檔案出入應(yīng)按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行操作，做到手續(xù)齊全、記錄完整、管理規(guī)范。3.責(zé)任明確原則：明確檔案出入各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、檔案出入管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案出入管理制度及流程。2.負(fù)責(zé)檔案出入的審核、登記、保管等工作。3.定期對(duì)檔案出入情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）檔案使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出檔案使用申請(qǐng)，明確使用目的、內(nèi)容、期限等。2.負(fù)責(zé)檔案的安全保管和按時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案出入的相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案出入的具體操作，包括接收、發(fā)放、登記、歸還等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案出入過程的安全和準(zhǔn)確。3.及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案出入過程中的異常情況，并向上級(jí)報(bào)告。三、檔案出入流程（一）檔案借出1.使用部門填寫《檔案借出申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、使用目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)用途是否合理、預(yù)計(jì)歸還日期是否符合規(guī)定等。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽署意見，并登記相關(guān)信息。3.檔案管理人員根據(jù)審核意見，辦理檔案借出手續(xù)。在檔案借出時(shí)，應(yīng)與使用部門當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等，并填寫《檔案借出登記表》，雙方簽字確認(rèn)。4.檔案管理人員將檔案交予使用部門，并告知其檔案保管要求和歸還期限。（二）檔案歸還1.使用部門應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將檔案整理好并歸還至檔案管理部門。2.檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通并查明原因。3.核對(duì)無誤后，檔案管理人員在《檔案借出登記表》上填寫歸還日期，并雙方簽字確認(rèn)。4.檔案管理人員將歸還的檔案歸還原位，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（三）檔案查閱1.使用部門填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，確定查閱方式（現(xiàn)場查閱或提供復(fù)印件等），并告知使用部門。3.如需現(xiàn)場查閱，檔案管理人員應(yīng)安排專門的查閱場所，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.如需提供復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)印專用章”。復(fù)印件提供給使用部門后，應(yīng)在《檔案查閱登記表》上記錄相關(guān)信息。（四）檔案復(fù)印1.使用部門填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核復(fù)印用途是否合規(guī)、復(fù)印內(nèi)容是否涉及保密信息等。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽署意見。3.檔案管理人員按照審核意見進(jìn)行復(fù)印操作。復(fù)印完成后，應(yīng)對(duì)復(fù)印件進(jìn)行核對(duì)，確保與原件一致。4.在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)印專用章”，并登記復(fù)印的檔案名稱、數(shù)量、申請(qǐng)人等信息，將復(fù)印件交予使用部門。四、檔案出入審批（一）審批權(quán)限1.一般檔案的借出、查閱、復(fù)印，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案的借出、查閱、復(fù)印，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.申請(qǐng)人將填寫完整的申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后提交至相應(yīng)的審批人。3.審批人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署審批意見。如審批通過，申請(qǐng)進(jìn)入下一流程；如審批不通過，應(yīng)注明原因并反饋給申請(qǐng)人。五、檔案出入安全管理（一）檔案保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案運(yùn)輸安全1.在檔案出入過程中，如需運(yùn)輸，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，確保檔案安全。對(duì)于重要或機(jī)密檔案，應(yīng)安排專人護(hù)送。2.運(yùn)輸工具應(yīng)保持清潔、干燥，避免檔案受到損壞或污染。（三）檔案信息安全1.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱、使用檔案信息。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止信息泄露、篡改或丟失。3.在檔案出入過程中，如涉及電子數(shù)據(jù)的傳輸，應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，確保數(shù)據(jù)安全。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案出入情況進(jìn)行檢查，包括檔案的登記記錄、保管狀況、歸還情況等。檢查頻率至少為每月一次。（二）不定期抽查公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門應(yīng)不定期對(duì)檔案出入管理進(jìn)行抽查，檢查檔案出入流程是否合規(guī)、檔案安全措施是否落實(shí)等。（三）問題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的整改措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤和記錄，確保問題得到徹底解決。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借出、查閱、復(fù)印檔案。2.擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓檔案給他人。3.未按照規(guī)定的期限歸還檔案。4.損壞、涂改、丟失檔案。5.泄露檔案機(jī)密信息。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予警告，并責(zé)令其限期改正。2.對(duì)于違規(guī)行為造成一定后果的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如罰款等。3.