檔案流程管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應齊全完整，涵蓋公司運營的各個方面。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架等。2.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)。4.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出處理意見。5.負責檔案管理信息化建設，提高檔案管理效率。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.對本部門形成的檔案的真實性、完整性負責。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級機關、外單位發(fā)來的與公司有關的文件、函件等。3.公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.收集的檔案應字跡清晰、內容完整，載體應符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等進行分類。2.編號：對每一份檔案進行編號，確保編號的唯一性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準確、質量完好。3.做好檔案庫房的安全管理工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。（三）檔案的數(shù)字化為提高檔案管理效率和利用水平，逐步推進檔案的數(shù)字化工作。將重要檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并與紙質檔案同步管理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.審查檔案的內容、來源、時間等，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，確定其是否仍有保存必要。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報公司領導批準。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀檔案的清單應永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內部人員因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排專人陪同查閱。3.查閱人應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）借閱范圍因特殊原因需要借閱檔案的，必須經公司領導批準。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內容、用途、借閱期限等，經所在部門負責人和公司領導簽字同意后，交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應按時歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案工作動態(tài)。（二）移交工作1.公司所屬單位應定期將本單位形成的檔案移交公司檔