檔案管理辦法摘要一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)定期收集各部門形成的檔案，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，使其條理清晰、便于查找。3.檔案保管妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.檔案鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。5.檔案統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告檔案管理工作情況。6.檔案利用根據(jù)公司/組織工作需要，為有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各種文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案管理工作各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等方面的文件；公司章程、制度、規(guī)定等；公司/組織會(huì)議文件、紀(jì)要；公司/組織工作計(jì)劃、總結(jié)；公司/組織人事檔案、勞動(dòng)合同等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿；審計(jì)報(bào)告、審計(jì)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶管理等方面的文件；產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量管理等方面的文件；采購(gòu)、銷售、物流等方面的文件。4.基本建設(shè)類包括公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.設(shè)備儀器類包括公司/組織設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面的文件。6.科研項(xiàng)目類包括公司/組織承擔(dān)的科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、研究報(bào)告、成果鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等方面的文件。7.聲像電子類包括公司/組織的照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等聲像電子文件。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度保管期限件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)由上級(jí)主管部門統(tǒng)一編制，代表公司/組織的檔案全宗。2.分類號(hào)根據(jù)檔案分類方案，對(duì)每一類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼。3.年度采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示。4.保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，分別用“Y”“C”“D”表示。5.件號(hào)在每一類檔案中，按照文件形成的先后順序編制件號(hào)。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定的檔案分類，收集本部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。（二）收集要求1.齊全完整收集的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。2.真實(shí)準(zhǔn)確文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得虛假、偽造。3.整理規(guī)范收集的文件材料應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行初步整理，確保文件材料的格式統(tǒng)一、字跡清晰。（三）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔手續(xù)檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)按照移交清單對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。五、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照檔案分類方案，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。2.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。3.編頁(yè)號(hào)在文件的右上角或左上角編寫頁(yè)號(hào)，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。4.編目編制歸檔文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息。5.裝盒將編目后的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.存放有序檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)，防止火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)、鼠災(zāi)等災(zāi)害的發(fā)生，確保檔案的安全。（三）電子檔案保管1.存儲(chǔ)介質(zhì)電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如光盤、磁盤等，并定期進(jìn)行備份。2.存儲(chǔ)環(huán)境電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，防止存儲(chǔ)介質(zhì)受損。3.數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性檢查檔案是否齊全完整，有無(wú)缺頁(yè)、漏件等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確，有無(wú)錯(cuò)誤、虛假信息。3.檔案的時(shí)效性判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，是否已過保管期限。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.監(jiān)銷檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定兩人以上監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和真實(shí)性。八、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿時(shí)及時(shí)催還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。3.外部查閱外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為外部查閱人員提供檔案，并做好查閱登記工作。（三）利用要求1.遵守規(guī)定查閱、借閱檔案的人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。2.保護(hù)檔案查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.及時(shí)歸還借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)主管部門報(bào)告檔案管理工作情況。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。（二）移交工作1.向檔案館移交按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，公司/組織應(yīng)定期將具有永久保存價(jià)值的檔案向當(dāng)?shù)貦n案館移交。移交時(shí)，應(yīng)編