氣油發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司汽油發(fā)票的管理，規(guī)范汽油發(fā)票的使用、開具、取得、保管等行為，確保公司財務核算的真實性、準確性和合法性，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及財務制度，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及汽油發(fā)票的所有部門和人員，包括但不限于采購部門、銷售部門、行政部門、財務部門等。（三）管理原則1.合法性原則：汽油發(fā)票的管理必須嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)和財務制度，確保發(fā)票的取得和使用合法合規(guī)。2.真實性原則：發(fā)票內(nèi)容必須真實反映經(jīng)濟業(yè)務的實際情況，不得虛開發(fā)票或開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票。3.完整性原則：發(fā)票的各項要素必須填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。4.及時性原則：應及時取得和開具汽油發(fā)票，確保發(fā)票的開具和取得符合財務核算和稅務申報的時間要求。二、發(fā)票的取得（一）采購環(huán)節(jié)1.采購部門在采購汽油時，應選擇具有合法經(jīng)營資格的供應商，并要求供應商按照實際交易情況如實開具發(fā)票。2.采購合同中應明確約定發(fā)票的開具內(nèi)容、開具時間、送達方式等條款，確保發(fā)票的取得符合公司要求。3.采購人員應及時將取得的汽油發(fā)票傳遞給財務部門，傳遞過程中應注意發(fā)票的完整性和準確性，如有缺失或錯誤應及時與供應商聯(lián)系更正。（二）其他業(yè)務環(huán)節(jié)1.因業(yè)務需要使用公司車輛消耗汽油的，相關部門應按照公司規(guī)定的審批流程進行申請，并在加油后及時取得加油站開具的發(fā)票。2.發(fā)票抬頭應填寫公司全稱及納稅人識別號，確保發(fā)票能夠用于公司財務核算和稅務抵扣。（三）取得發(fā)票的審核1.財務部門在收到汽油發(fā)票后，應進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性、準確性等。2.審核發(fā)票的真?zhèn)慰赏ㄟ^國家稅務總局發(fā)票查驗平臺或其他官方渠道進行查詢驗證。3.對于不符合要求的發(fā)票，財務部門應及時通知相關人員與供應商聯(lián)系更換或補充，確保發(fā)票能夠正常入賬和抵扣。三、發(fā)票的開具（一）銷售業(yè)務1.銷售部門在銷售汽油時，應按照實際銷售金額和稅率如實開具發(fā)票。2.開具發(fā)票前，應核對客戶信息的準確性，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。3.發(fā)票開具應使用稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，并按照規(guī)定的開票軟件和操作流程進行開具。4.發(fā)票開具后，應加蓋發(fā)票專用章，并確保印章清晰、完整。（二）其他業(yè)務1.公司內(nèi)部發(fā)生涉及汽油的其他業(yè)務，如內(nèi)部調(diào)撥、視同銷售等，需要開具發(fā)票的，應按照相關規(guī)定和審批流程進行開具。2.開具發(fā)票時，應注明業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額等詳細信息，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準確。（三）發(fā)票開具的管理1.財務部門應設立發(fā)票開具登記臺賬，記錄發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、客戶名稱、金額、稅額等信息，確保發(fā)票開具的準確性和可追溯性。2.發(fā)票開具人員應妥善保管發(fā)票專用章，不得轉借、轉讓他人使用。如因保管不善導致發(fā)票專用章丟失或被盜，應及時向稅務機關報告，并采取相應的補救措施。3.定期對發(fā)票開具情況進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保發(fā)票開具工作的規(guī)范有序。四、發(fā)票的保管（一）保管要求1.公司應設立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施，確保發(fā)票的安全保管。2.取得的汽油發(fā)票應按照發(fā)票號碼順序進行整理、裝訂，并妥善存放。3.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應保存五年，保存期滿，報經(jīng)稅務機關查驗后銷毀。（二）保管責任1.財務部門應指定專人負責發(fā)票的保管工作，明確保管人員的職責和權限。2.保管人員應定期對發(fā)票進行盤點和清查，確保發(fā)票的數(shù)量、金額與登記臺賬一致。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并報告處理。3.因保管不善導致發(fā)票丟失、損毀的，保管人員應承擔相應的責任，并按照規(guī)定及時向稅務機關報告，采取補救措施。五、發(fā)票的使用（一）使用范圍汽油發(fā)票僅限于公司內(nèi)部與汽油相關的經(jīng)濟業(yè)務使用，不得用于其他非相關業(yè)務的報銷或入賬。（二）使用審批1.公司內(nèi)部各部門使用汽油發(fā)票時，應按照公司規(guī)定的審批流程進行申請和審批。2.申請審批表應注明發(fā)票的用途、金額、預計取得時間等信息，經(jīng)部門負責人、財務負責人、公司領導等審批通過后方可使用。（三）使用監(jiān)督1.財務部門應加強對汽油發(fā)票使用情況的監(jiān)督檢查，定期對發(fā)票的使用范圍、審批流程、入賬情況等進行核實。2.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用發(fā)票行為，應及時進行糾正，并按照公司規(guī)定追究相關人員的責任。六、發(fā)票的作廢與紅沖（一）作廢條件1.開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，應按照國家稅務總局的規(guī)定進行處理。2.同時具有下列情形的，為本規(guī)定所稱作廢條件：收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)時間未超過銷售方開票當月；銷售方未抄稅并且未記賬；購買方未認證或者認證結果為“納稅人識別號認證不符”“專用發(fā)票代碼、號碼認證不符”。（二）作廢流程1.符合發(fā)票作廢條件的，銷售方應及時在開票軟件中進行發(fā)票作廢操作，并在紙質發(fā)票上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。2.發(fā)票作廢后，應將作廢發(fā)票的相關信息在發(fā)票開具登記臺賬中進行記錄。（三）紅沖流程1.不符合發(fā)票作廢條件需要開具紅字發(fā)票的，應按照以下流程進行操作：購買方取得專用發(fā)票已用于申報抵扣的，購買方可在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)（以下簡稱“新系統(tǒng)”）中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），在填開《信息表》時不填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息，應暫依《信息表》所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。購買方取得專用發(fā)票未用于申報抵扣、但發(fā)票聯(lián)或抵扣聯(lián)無法退回的，購買方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息。銷售方開具專用發(fā)票尚未交付購買方，以及購買方未用于申報抵扣并將發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)退回的，銷售方可在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》。銷售方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息。2.主管稅務機關通過網(wǎng)絡接收納稅人上傳的《信息表》，系統(tǒng)自動校驗通過后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。3.銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應與《信息表》一一對應。4.開具紅字發(fā)票后，應將紅字發(fā)票的相關信息在發(fā)票開具登記臺賬中進行記錄，并與對應的藍字發(fā)票信息進行關聯(lián)。七、發(fā)票的風險防范（一）稅務風險1.加強對稅務法律法規(guī)的學習和研究，及時了解稅收政策的變化，確保公司發(fā)票管理工作符合稅務要求。2.定期組織財務人員和相關業(yè)務人員進行稅務培訓，提高稅務風險意識和業(yè)務水平。3.積極配合稅務機關的檢查和審計工作，如實提供發(fā)票管理相關資料，及時整改發(fā)現(xiàn)的問題，避免稅務處罰和滯納金等風險。（二）業(yè)務風險1.建立健全發(fā)票管理制度和內(nèi)部控制流程，加強對發(fā)票取得、開具、保管、使用等環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督，防止因發(fā)票問題導致的業(yè)務糾紛和經(jīng)濟損失。2.