案件信息管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司案件信息管理，規(guī)范案件信息的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和共享等流程，確保案件信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高公司應(yīng)對(duì)各類案件的能力和效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及的各類法律糾紛案件、違規(guī)違紀(jì)案件、重大風(fēng)險(xiǎn)事件等相關(guān)信息的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：案件信息管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保案件信息的收集、記錄準(zhǔn)確無誤，并及時(shí)更新，以便為決策提供可靠依據(jù)。3.保密安全原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等案件信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.分級(jí)管理原則：根據(jù)案件的性質(zhì)、影響程度等因素，對(duì)案件信息實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)管理職責(zé)。二、案件信息分類與分級(jí)（一）分類1.法律糾紛案件：包括合同糾紛、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛、勞動(dòng)糾紛、侵權(quán)糾紛等各類涉及法律訴訟或仲裁的案件。2.違規(guī)違紀(jì)案件：指公司員工違反公司規(guī)章制度、職業(yè)道德、法律法規(guī)等行為引發(fā)的案件。3.重大風(fēng)險(xiǎn)事件：如重大安全事故、重大質(zhì)量問題、重大輿情事件等可能給公司帶來重大損失或負(fù)面影響的事件。（二）分級(jí)根據(jù)案件的復(fù)雜程度、涉案金額、影響范圍等因素，將案件分為以下四級(jí)：1.一級(jí)案件：涉案金額巨大、涉及多個(gè)重要領(lǐng)域、可能對(duì)公司聲譽(yù)和經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的案件。2.二級(jí)案件：涉案金額較大、涉及關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、對(duì)公司有較大影響的案件。3.三級(jí)案件：涉案金額一般、影響范圍較窄、對(duì)公司正常運(yùn)營有一定影響的案件。4.四級(jí)案件：涉案金額較小、影響相對(duì)較小的一般性案件。三、案件信息收集（一）收集主體1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集本部門涉及的案件相關(guān)信息，并及時(shí)報(bào)送至公司案件信息管理部門。2.法務(wù)部門作為案件信息管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)匯總、整理和分析各部門報(bào)送的案件信息。3.其他相關(guān)部門，如審計(jì)、監(jiān)察等，在履行職責(zé)過程中發(fā)現(xiàn)的案件線索，應(yīng)及時(shí)通報(bào)給案件信息管理部門。（二）收集內(nèi)容1.案件基本信息：包括案件名稱、案件來源、涉案主體、案發(fā)時(shí)間、案發(fā)地點(diǎn)等。2.案件詳細(xì)情況：如糾紛事實(shí)、爭議焦點(diǎn)、相關(guān)證據(jù)材料、處理進(jìn)展等。3.案件處理計(jì)劃與措施：包括應(yīng)對(duì)策略、責(zé)任分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。4.案件對(duì)公司的影響評(píng)估：如經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)影響、業(yè)務(wù)中斷等方面的初步評(píng)估。（三）收集方式1.定期報(bào)告：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期，如每月或每季度，向案件信息管理部門報(bào)送本部門案件信息動(dòng)態(tài)。2.即時(shí)報(bào)告：對(duì)于突發(fā)案件或重要案件線索，相關(guān)部門應(yīng)在第一時(shí)間向案件信息管理部門報(bào)告。3.專項(xiàng)調(diào)查：針對(duì)特定案件或復(fù)雜案件，由案件信息管理部門牽頭組織專項(xiàng)調(diào)查，收集相關(guān)信息。四、案件信息整理（一）整理要求1.對(duì)收集到的案件信息進(jìn)行分類梳理，確保信息條理清晰。2.核實(shí)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對(duì)存在疑問的信息及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通確認(rèn)。3.對(duì)案件信息進(jìn)行編號(hào)管理，以便于查詢和跟蹤。（二）整理內(nèi)容1.建立案件信息檔案：將整理后的案件信息按照一案一檔的原則，建立專門的檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。2.編制案件信息摘要：對(duì)案件的核心內(nèi)容進(jìn)行提煉，形成簡潔明了的摘要，便于快速了解案件概況。3.繪制案件信息圖表：如案件進(jìn)展流程圖、涉案主體關(guān)系圖等，直觀展示案件情況。五、案件信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保案件信息的安全和可追溯。2.電子存儲(chǔ)應(yīng)使用公司指定的存儲(chǔ)系統(tǒng)，按照權(quán)限進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)，設(shè)置不同的訪問級(jí)別。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照案件類別和編號(hào)順序排列，便于查找。（二）存儲(chǔ)期限1.一般案件信息的存儲(chǔ)期限為自案件結(jié)案之日起[X]年。2.對(duì)于涉及重大法律糾紛、違規(guī)違紀(jì)行為或可能對(duì)公司產(chǎn)生長期影響的案件信息，存儲(chǔ)期限為自案件結(jié)案之日起[X]年。（三）存儲(chǔ)安全1.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.采取安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止案件信息被非法獲取或篡改。3.對(duì)存儲(chǔ)場所進(jìn)行安全監(jiān)控，限制無關(guān)人員進(jìn)入。六、案件信息使用（一）使用權(quán)限1.公司高層管理人員有權(quán)查閱一級(jí)案件信息，了解案件整體情況和決策依據(jù)。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱涉及本部門的案件信息，以便指導(dǎo)工作和制定應(yīng)對(duì)措施。3.法務(wù)人員根據(jù)工作需要，可查閱各類案件信息，進(jìn)行法律分析和提供專業(yè)意見。4.其他人員如需查閱案件信息，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）使用范圍1.為公司決策提供參考依據(jù)，協(xié)助制定戰(zhàn)略規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理策略等。2.用于內(nèi)部培訓(xùn)和案例分析，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。3.在必要時(shí)，作為對(duì)外溝通和協(xié)調(diào)的信息支持，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）使用要求1.使用案件信息時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關(guān)人員。2.對(duì)案件信息的分析和使用應(yīng)基于客觀事實(shí)，不得歪曲或夸大。3.使用后的案件信息應(yīng)及時(shí)歸還或按照規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自留存。七、案件信息共享（一）共享原則1.遵循合法、合規(guī)、必要的原則，確保案件信息共享在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行。2.共享的案件信息應(yīng)進(jìn)行脫敏處理，保護(hù)涉案主體的隱私和商業(yè)秘密。3.明確共享信息的用途和責(zé)任，防止信息濫用。（二）共享范圍1.在公司內(nèi)部，根據(jù)工作需要，案件信息可在相關(guān)部門之間進(jìn)行共享，如法務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門、審計(jì)部門與監(jiān)察部門等。2.在特定情況下，經(jīng)公司批準(zhǔn)，案件信息可與外部合作伙伴、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等進(jìn)行有限共享，但應(yīng)簽訂保密協(xié)議。（三）共享流程1.提出共享申請(qǐng)：由信息需求部門填寫共享申請(qǐng)表，說明共享目的、共享對(duì)象、共享信息內(nèi)容等。2.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至案件信息管理部門負(fù)責(zé)人審批，涉及重要信息或跨部門共享的，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.信息提供：案件信息管理部門按照審批意見，將共享信息提供給需求部門，并做好記錄。4.信息接收與使用：需求部門接收共享信息后，應(yīng)按照規(guī)定使用，不得超出共享范圍。八、案件信息保密（一）保密責(zé)任1.公司所有員工均有義務(wù)對(duì)案件信息進(jìn)行保密，不得泄露給任何第三方。2.案件信息管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保密工作的監(jiān)督和管理，定期開展保密教育和檢查。（二）保密措施1.對(duì)涉及案件信息的人員進(jìn)行背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。2.在案件信息的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保信息安全。3.對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行合理劃分，限制無關(guān)人員進(jìn)入涉及案件信息的區(qū)域。（三）保密期限案件信息的保密期限與存儲(chǔ)期限一致，自案件結(jié)案之日起按照規(guī)定的期限進(jìn)行保密。九、案件信息監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.案件信息管理部門定期對(duì)各部門案件信息收集、整理、存儲(chǔ)等工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)案件信息管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保管理工作規(guī)范合規(guī)。3.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違反案件信息管理規(guī)定的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核辦法1.將案件信息管理工作納入各部門績效考核體系，考核指標(biāo)包括信息報(bào)送的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性等。2.對(duì)于在案件信息管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)于違反案件信息管理規(guī)定，導(dǎo)致信息泄露或其他