文件分級(jí)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的安全性、完整性和有效性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有文件的分級(jí)管理，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件等。（三）文件分級(jí)原則1.重要性原則：根據(jù)文件對(duì)公司業(yè)務(wù)、決策、運(yùn)營(yíng)等方面的重要程度進(jìn)行分級(jí)。2.保密性原則：依據(jù)文件內(nèi)容涉及的敏感信息、商業(yè)機(jī)密等情況確定保密級(jí)別，實(shí)施相應(yīng)的保密措施。3.使用頻率原則：考慮文件在日常工作中的使用頻率，合理分級(jí)以便于查找和利用。二、文件分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（一）一級(jí)文件1.公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、重大投資決策等涉及公司整體發(fā)展方向和重大利益的文件。2.公司與外部簽訂的重要合同、協(xié)議，對(duì)公司業(yè)務(wù)有重大影響的法律文件。3.公司高層會(huì)議紀(jì)要、重大決策文件等。（二）二級(jí)文件1.各部門(mén)年度工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)流程規(guī)范、重要工作方案等。2.涉及公司重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。3.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等。（三）三級(jí)文件1.一般性的工作通知、報(bào)告、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等。2.部門(mén)內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、工作安排等。3.對(duì)外發(fā)布的一般性宣傳資料、產(chǎn)品介紹等。（四）四級(jí)文件1.臨時(shí)性的工作記錄、便簽、草稿等。2.僅供個(gè)人參考的資料、學(xué)習(xí)筆記等。三、文件管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善文件分級(jí)管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對(duì)公司各類文件進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔和保管。3.定期對(duì)文件進(jìn)行清理和銷毀，確保文件的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）文件產(chǎn)生部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的起草、審核、發(fā)布和日常管理。2.按照文件分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，明確本部門(mén)文件的級(jí)別，并報(bào)綜合管理部門(mén)備案。3.對(duì)涉及多個(gè)部門(mén)的文件，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽和協(xié)調(diào)。（三）文件使用部門(mén)1.嚴(yán)格按照文件規(guī)定的權(quán)限和流程使用文件，不得擅自修改、復(fù)制和傳播。2.負(fù)責(zé)文件的日常保管和維護(hù)，確保文件的安全和完整。3.及時(shí)將文件使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題反饋給文件產(chǎn)生部門(mén)或綜合管理部門(mén)。四、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.涉及多個(gè)部門(mén)的文件，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門(mén)配合提供資料和意見(jiàn)。3.文件起草人應(yīng)注明文件的密級(jí)、緊急程度等信息。（二）審核1.一級(jí)文件由公司高層領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。2.二級(jí)文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后簽發(fā)。3.三級(jí)文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。4.四級(jí)文件由文件起草人自行審核后報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人備案。5.審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件符合要求，對(duì)審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)。五、文件的發(fā)布與存檔（一）發(fā)布1.文件經(jīng)審核簽發(fā)后，由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)，并根據(jù)文件級(jí)別和使用范圍進(jìn)行發(fā)布。2.重要文件通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等渠道發(fā)布，確保相關(guān)人員及時(shí)知曉。3.一般性文件可通過(guò)部門(mén)內(nèi)部傳達(dá)、郵件等方式發(fā)布。（二）存檔1.文件發(fā)布后，綜合管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件進(jìn)行分類存檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。2.檔案應(yīng)按照文件分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和備份，防止文件丟失或損壞。六、文件的使用與借閱（一）使用1.文件使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的權(quán)限和流程使用文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.使用文件時(shí)應(yīng)妥善保管，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件產(chǎn)生部門(mén)或綜合管理部門(mén)。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、級(jí)別、借閱期限等信息。2.一級(jí)文件的借閱需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；二級(jí)文件的借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；三級(jí)文件的借閱需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。七、文件的保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感信息等的文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。2.限制文件的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用。3.在文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)采用安全可靠的方式，防止文件泄露。（二）保密責(zé)任1.文件產(chǎn)生部門(mén)和使用部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件保密工作的管理，明確保密責(zé)任人。2.保密責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)文件的保密工作負(fù)責(zé)。3.如發(fā)現(xiàn)文件泄露，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、文件的修訂與廢止（一）修訂1.文件在執(zhí)行過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或需要進(jìn)行修訂的，由文件產(chǎn)生部門(mén)提出修訂申請(qǐng)。2.修訂申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和范圍，經(jīng)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行修訂。3.文件修訂后，應(yīng)重新進(jìn)行審核、發(fā)布和存檔，并及時(shí)通知相關(guān)人員。（二）廢止1.文件因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)變化等原因不再適用的，由文件產(chǎn)生部門(mén)提出廢止申請(qǐng)。2.廢止申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明廢止的原因和時(shí)間，經(jīng)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行廢止處理。3.廢止的文件應(yīng)及時(shí)從檔案中清理，防止誤用。九、文件的清理與銷毀（一）清理1.綜合管理部門(mén)定期對(duì)文件進(jìn)行清理，檢查文件的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)超過(guò)保管期限、已無(wú)保存價(jià)值的文件，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和登記。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀文件的名稱、數(shù)量、時(shí)間、方式等信息。3.涉及商業(yè)機(jī)密、敏感信息的文件，應(yīng)在專門(mén)的場(chǎng)所進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門(mén)定期對(duì)公司文件分級(jí)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合綜合管理部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)文件和資料。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件分級(jí)管理工作納入公司績(jī)效考