水庫檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強水庫檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水庫建設、運行、管理等各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所管轄的各類水庫檔案的管理，包括水庫規(guī)劃、設計、施工、運行、維護、調(diào)度等各個環(huán)節(jié)形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責水庫檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容應真實反映水庫建設、運行、管理的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理水庫各個階段形成的文件材料，確保檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.時效性原則及時對檔案進行整理、歸檔和更新，保證檔案信息的時效性，為各項工作提供及時有效的支持。5.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司/組織設立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責水庫檔案的日常管理工作。同時，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，形成檔案管理網(wǎng)絡。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的水庫檔案管理制度。2.負責水庫檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.建立健全水庫檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，提高檔案服務效率。4.負責檔案的安全保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全完整。5.組織開展檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。7.對各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。（三）各部門檔案管理人員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責本部門檔案的安全保管，對檔案的借閱、歸還等情況進行登記和跟蹤。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水庫規(guī)劃階段：包括規(guī)劃報告、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關文件材料。2.設計階段：初步設計、技術設計、施工圖設計等各類設計文件，以及設計變更文件。3.施工階段：施工組織設計、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質(zhì)量證明文件、工程進度報表等。4.監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量評估報告等。5.運行管理階段：水庫調(diào)度運行方案、水位觀測記錄、水量監(jiān)測數(shù)據(jù)、水質(zhì)監(jiān)測報告、工程巡查記錄、維修養(yǎng)護記錄、安全監(jiān)測資料等。6.其他相關文件：如上級主管部門的批復文件、與水庫建設和管理有關的合同協(xié)議、會議紀要、來往信函等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案材料應真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件的收集，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對應。4.對于重要的檔案材料，應同時收集其相關的背景資料和說明材料，以便更好地理解和利用檔案。（三）整理方法1.分類按照水庫檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為規(guī)劃設計類、施工管理類、運行管理類、其他類等。每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年份+類別代碼+順序號的方式進行編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、起止日期、保管期限等信息。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥、滅火器、防盜門、防盜窗、遮光窗簾等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應采用豎放的方式排列在檔案架上，避免檔案折疊或彎曲。3.電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，并分別存放在不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.對重要的檔案應實行專柜保管，嚴格限制查閱權限，確保檔案的安全。（三）保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲藥，檢查消防設施設備，加強安全防范措施。4.根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，適時對檔案進行鑒定和處置，對已失去保存價值的檔案按照規(guī)定程序進行銷毀。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案信息的正確使用。2.檔案利用應優(yōu)先滿足本公司/組織內(nèi)部工作需要，為水庫建設、運行、管理等各項工作提供支持。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和使用范圍。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應根據(jù)申請表提供的信息，為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司/組織分管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，歸還時應確保檔案完好無損。3.復制因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、復制用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和要求進行復制，并對復制件進行核對和登記。復制件應加蓋檔案管理部門的印章，注明“復制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.鑒定工作應根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合水庫檔案的實際情況，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值等因素。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應逐份審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其是否具有保存價值。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等因素，對檔案進行綜合分析，確定其保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保存凡是反映水庫建設、運行、管理等重大歷史事件和重要決策過程，具有長遠利用價值的檔案，應永久保存。2.長期保存對水庫建設、運行、管理等方面具有重要參考價值，在較長時間內(nèi)仍需查考利用的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保存對水庫建設、運行、管理等方面具有一定參考價值，在較短時間內(nèi)可供查考利用的檔案，保管期限為[X]年。（五）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織分管領導簽字批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和方式，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的水庫檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為通用的圖像格式，如PDF等。2.數(shù)據(jù)錄入對掃描后的檔案圖像進行數(shù)據(jù)錄入，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.掛接與存儲將錄入的數(shù)據(jù)與掃描圖像進行掛接，存儲到檔案信息化管理系統(tǒng)中。存儲應采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，確保數(shù)據(jù)的安全備份和長期保存。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。2.檔案借閱實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和準確性。3.權限管理設置不同的用戶權限，對檔案的查閱、借閱、修改、刪除等操作進行嚴格控制，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計分析對檔案的利用情況、保管期限、類別分布等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.數(shù)據(jù)備份與恢復定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復機制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復，保證系統(tǒng)的正常運行。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化管理系