檔案管理辦法調閱一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案調閱行為，保障檔案信息的合理利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內部各部門及員工對檔案的調閱管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案調閱必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：調閱過程中要采取有效措施保障檔案信息安全，防止檔案內容泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織各項工作提供支持。二、檔案調閱范圍（一）可調閱檔案類別1.文書檔案：包括公司/組織各類文件、通知、報告、決議等。2.人事檔案：員工個人基本信息、工作經歷、考核記錄、獎懲情況等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務檔案：與公司/組織業(yè)務活動相關的合同、協議、項目資料、客戶檔案等。5.其他檔案：如聲像檔案、實物檔案等。（二）限制調閱檔案類別及原因1.涉及國家機密或商業(yè)秘密的檔案：此類檔案嚴格限制調閱，防止信息泄露給公司/組織帶來損失。調閱需經特定審批流程，并簽署保密協議。2.正在進行法律糾紛或調查的相關檔案：為避免影響案件處理，在糾紛或調查期間，未經授權不得調閱相關檔案。三、調閱流程（一）調閱申請1.填寫調閱申請表：調閱人需詳細填寫《檔案調閱申請表》，包括調閱日期、調閱人姓名、部門、調閱檔案名稱、調閱目的等信息。2.提交申請部門負責人審核：申請部門負責人對調閱目的的合理性、必要性進行審核，簽署意見后提交檔案管理部門。（二）審批1.檔案管理部門初審：檔案管理部門收到調閱申請表后，對申請內容進行初步審查，核實調閱人身份及調閱檔案的可查閱性。2.相關領導審批：根據調閱檔案的重要性和敏感性，報相關領導審批。一般檔案由檔案管理部門負責人審批；涉及重要事項或機密檔案的調閱，需經公司/組織高層領導審批。（三）調閱實施1.檔案管理人員提供檔案：經審批通過后，檔案管理人員按照調閱申請表所列內容，提供相應檔案，并與調閱人辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，雙方簽字確認。2.限定調閱期限：根據調閱目的和檔案性質，明確調閱期限。調閱人應在規(guī)定期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)期手續(xù)。（四）歸還檔案1.調閱人歸還檔案：調閱期限屆滿，調閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，檢查檔案是否完整、有無損壞或涂改等情況。2.辦理歸還手續(xù)：經核對無誤后，雙方在《檔案交接清單》上注明歸還日期，并簽字確認。如發(fā)現檔案有問題，調閱人應承擔相應責任。四、調閱權限與審批（一）不同級別人員的調閱權限1.公司/組織高層領導：可查閱公司/組織各類檔案，包括機密檔案，但需履行相應審批手續(xù)。2.部門負責人：可查閱本部門相關業(yè)務檔案及一般性文件檔案，涉及重要或機密檔案的調閱需經上級領導審批。3.普通員工：因工作需要，經部門負責人同意，可查閱與本人工作相關的檔案資料。（二）審批流程及所需材料1.審批流程：調閱申請部門負責人審核→檔案管理部門初審→相關領導審批。2.所需材料：調閱申請表、調閱人身份證明文件（復印件）、申請部門負責人簽署的意見等。對于涉及機密檔案調閱，還需提供保密承諾書等相關材料。五、檔案查閱方式與場所（一）查閱方式1.現場查閱：調閱人可在檔案管理部門指定的場所進行現場查閱檔案，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。2.復制查閱：根據調閱需要，經檔案管理部門同意，調閱人可對部分檔案內容進行復制。復制方式包括復印、掃描等，復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（二）查閱場所規(guī)定1.指定查閱地點：檔案管理部門應設立專門的檔案查閱室，配備必要的辦公設備，為調閱人提供便利的查閱條件。2.查閱室管理：查閱室內應保持安靜、整潔，禁止吸煙、飲食等行為。調閱人應愛護查閱室內的設施設備，不得隨意損壞或移動。六、檔案安全與保密要求（一）調閱過程中的安全措施1.檔案管理人員監(jiān)督：調閱檔案時，檔案管理人員應全程在場，對調閱人的查閱行為進行監(jiān)督，防止違規(guī)操作。2.防止檔案損壞：調閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、折疊、污損等。如需摘錄或復制檔案內容，應使用規(guī)定的工具和方法，確保檔案安全。（二）保密責任與違規(guī)處理1.保密責任：調閱人對所調閱檔案內容負有保密責任，不得向無關人員泄露檔案信息。在調閱過程中，如發(fā)現檔案內容涉及機密或敏感信息，應立即停止查閱，并按照保密規(guī)定處理。2.違規(guī)處理：如調閱人違反檔案安全與保密規(guī)定，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。構成犯罪的，依法追究刑事責任。七、電子檔案調閱（一）電子檔案調閱流程1.申請與審批：與紙質檔案調閱流程相同，調閱人需填寫電子檔案調閱申請表，經相關審批后，由檔案管理部門提供電子檔案訪問權限。2.訪問權限設置：檔案管理部門根據調閱申請，為調閱人設置相應的電子檔案訪問權限，明確可查閱的范圍和期限。3.調閱操作規(guī)范：調閱人應按照檔案管理部門規(guī)定的操作流程進行電子檔案調閱，不得擅自更改電子檔案內容或傳播電子檔案信息。（二）電子檔案安全保障措施1.數據備份：定期對電子檔案進行備份，確保數據安全。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同地點。2.網絡安全防護：采用防火墻、加密技術等手段，保障電子檔案存儲系統的網絡安全，防止外部非法入侵。3.用戶權限管理：嚴格控制電子檔案訪問權限，根據調閱人的工作職責和權限范圍，設置不同級別的訪問權限，防止越權訪問。八、特殊情況處理（一）緊急調閱情況的處理流程1.緊急申請：因工作緊急需要調閱檔案，調閱人可先通過電話、郵件等方式向檔案管理部門提出緊急調閱申請，并說明緊急情況和調閱需求。2.特事特辦：檔案管理部門在接到緊急申請后，應立即啟動應急處理程序，簡化審批流程，優(yōu)先為調閱人提供檔案。調閱人在調閱后應及時補辦相關手續(xù)。（二）檔案遺失或損壞的處理辦法1.發(fā)現遺失或損壞：調閱人在歸還檔案時，如發(fā)現檔案遺失或損壞，應立即向檔案管理部門報告。2.調查與責任認定：檔案管理部門會同相關部門對檔案遺失或損壞情況進行調查，確定責任主體。3.處