檔案管理辦法大學(xué)[大學(xué)名稱]檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校各單位在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）檔案工作原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定學(xué)校檔案工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題。（二）檔案館學(xué)校設(shè)立檔案館，為學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全校各單位形成的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等工作，積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。4.對全校各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和完善學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。（三）各單位檔案工作機(jī)構(gòu)學(xué)校各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和移交等工作。各單位檔案工作機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)上接受檔案館的指導(dǎo)和監(jiān)督，其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、分類、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期向檔案館移交應(yīng)歸檔的檔案。3.負(fù)責(zé)本單位檔案的日常保管和安全保密工作，維護(hù)檔案的安全與完整。4.積極配合檔案館開展檔案的開發(fā)利用工作，為學(xué)校和社會提供檔案信息服務(wù)。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成學(xué)校各單位和個(gè)人在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，應(yīng)按照國家和學(xué)校有關(guān)規(guī)定，及時(shí)形成、積累和整理各種文件材料，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。（二）檔案收集范圍學(xué)校檔案收集范圍包括黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版物、外事、財(cái)會等十大類檔案，具體內(nèi)容如下：1.黨群類：主要包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會、團(tuán)委等黨群組織在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料。2.行政類：包括學(xué)校行政職能部門在行政管理工作中形成的各類文件材料。3.教學(xué)類：涵蓋教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、學(xué)科與專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面形成的文件材料。4.科研類：涉及科研項(xiàng)目管理、科研成果管理、學(xué)術(shù)交流等科研活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料。5.產(chǎn)品生產(chǎn)類：學(xué)校教學(xué)、科研成果轉(zhuǎn)化形成的產(chǎn)品生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各類文件材料。6.基本建設(shè)類：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件材料。7.儀器設(shè)備類：學(xué)校購置、使用和管理儀器設(shè)備過程中產(chǎn)生的文件材料。8.出版物類：學(xué)校編輯出版的學(xué)報(bào)、教材、著作、論文集等各類出版物的稿件、編輯過程及樣書等文件材料。9.外事類：學(xué)校對外交流與合作活動(dòng)中形成的各類文件材料。10.財(cái)會類：學(xué)校財(cái)務(wù)工作中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各類文件材料。（三）檔案收集要求1.各單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)收集工作，確保各類文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對重要會議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.學(xué)校各部門之間形成的具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)移交相關(guān)部門歸檔，避免出現(xiàn)文件材料散失現(xiàn)象。4.對個(gè)人在工作中形成的屬于歸檔范圍的文件材料，應(yīng)及時(shí)交本單位檔案工作人員統(tǒng)一整理歸檔，不得據(jù)為己有。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法學(xué)校檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行整理。具體如下：1.年度：將檔案按其形成年度進(jìn)行劃分。2.機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)，將檔案分為若干類別。3.保管期限：按照檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）兩種保管期限。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和排列順序逐件編號，編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范。3.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目內(nèi)容包括檔號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。4.歸檔文件應(yīng)按編目順序裝入檔案盒，并在盒脊或備考表上填寫相關(guān)項(xiàng)目，檔案盒應(yīng)排列整齊，上架存放。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案館及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合考量，確定檔案的保存價(jià)值。對保管期限已滿、確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案館定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行清理，列出銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對銷毀檔案清單進(jìn)行審核，提出鑒定意見。3.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和安全性。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)作為檔案資料長期保存。六、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，確保檔案的安全保管。同時(shí)，應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案裝具，滿足檔案管理工作的需要。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便檔案的調(diào)閱和歸還。3.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專柜存放等，確保檔案的安全。4.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。七、檔案的利用（一）利用原則學(xué)校檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，積極為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。（二）利用范圍學(xué)校檔案主要供本校師生員工、校友及其他經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的單位和個(gè)人查閱利用。查閱利用檔案應(yīng)遵守學(xué)校有關(guān)規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案館查閱室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案館工作人員審核后，在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱檔案應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案館負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案館工作人員檢查核對，確保檔案完整無損。3.出具證明：利用者如需檔案館出具檔案證明，應(yīng)填寫證明申請表，經(jīng)檔案館核實(shí)后，出具檔案證明并加蓋檔案館印章。檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，不得擅自更改或擴(kuò)大證明范圍。（四）利用監(jiān)督檔案館應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用工作的監(jiān)督和管理，定期檢查檔案利用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評教育、停止利用檔案等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容學(xué)校檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映檔案工作的基本情況，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等方面的數(shù)據(jù)。（二）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案館應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，指定專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式和要求，定期向上級主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并做好統(tǒng)計(jì)資料的整理和歸檔工作。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)、遲報(bào)，不得偽造、篡改統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動(dòng)化管理和信息化服務(wù)，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息在學(xué)校內(nèi)部的共享與交流，為師生員工提供便捷的檔案信息服務(wù)。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的安全、可靠和有效利用。2.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的信息化業(yè)務(wù)水平，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。3.建立健全檔案信息化管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檔案信息的安全保密。十、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對在檔案工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)形式包括通報(bào)表揚(yáng)、頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。（二）處罰對