檔案材料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案材料的科學(xué)管理，保證檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案材料在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案材料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案材料實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門歸口負責(zé)，確保檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案材料應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集公司/組織在工作活動中形成的各類檔案材料，確保檔案材料的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案材料的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案材料的歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括上級批復(fù)、公司章程、營業(yè)執(zhí)照等。2.公司/組織年度工作計劃、總結(jié)、報告等。3.各類會議文件材料，如會議通知、議程、紀要、決議等。4.公司/組織內(nèi)部規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。5.人事任免、獎懲、考核等文件材料。6.行政事務(wù)管理文件，如公文處理、印章管理、辦公用品管理等相關(guān)材料。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類1.市場調(diào)研、分析報告、營銷策劃等材料。2.銷售合同、訂單、客戶資料等。3.采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等。4.生產(chǎn)計劃、工藝流程、產(chǎn)品研發(fā)等相關(guān)文件材料。5.質(zhì)量控制文件，如檢驗報告、質(zhì)量標(biāo)準等。6.財務(wù)管理文件，包括財務(wù)報表、預(yù)算、審計報告等。7.項目管理文件，如項目立項報告、可行性研究報告、項目進度報告等。（三）黨群工作類1.黨組織建設(shè)、黨員管理等相關(guān)文件材料。2.工會工作文件，如工會活動記錄、會員管理等。3.共青團工作文件，如團組織活動記錄、團員管理等。（四）其他類1.公司/組織獲得的榮譽證書、獎牌等相關(guān)材料。2.與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等。3.重要活動的照片、錄像、錄音等聲像檔案材料。4.其他具有保存價值的文件材料。三、檔案材料的形成與收集（一）形成要求1.各部門及員工應(yīng)按照公司/組織的工作流程和要求，及時、準確地形成各類檔案材料。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準進行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）收集責(zé)任1.各部門負責(zé)人為本部門檔案材料收集工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本部門人員及時收集、整理檔案材料，并定期向檔案管理部門移交。2.公司/組織內(nèi)部涉及多個部門的工作項目，由牽頭部門負責(zé)組織相關(guān)部門共同收集、整理項目檔案材料。（三）收集時間1.一般性檔案材料應(yīng)在工作結(jié)束后一個月內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。2.重要會議、重大活動等形成的檔案材料應(yīng)在活動結(jié)束后半個月內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。3.項目檔案材料應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。四、檔案材料的整理（一）分類標(biāo)準檔案材料按照行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、黨群工作類、其他類進行一級分類，每類再根據(jù)具體內(nèi)容進行二級分類。1.行政管理類：可分為綜合管理、人事管理、行政管理等二級類目。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：可分為市場銷售、采購管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、項目管理等二級類目。3.黨群工作類：可分為黨組織建設(shè)、工會工作、共青團工作等二級類目。4.其他類：可根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。（二）編號規(guī)則檔案材料按照分類順序進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號采用“年度+類別代碼+順序號”的形式，例如：2023XZ001，表示2023年度行政管理類第1份檔案材料。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案材料應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保整齊牢固。2.對于紙張規(guī)格不一致的檔案材料，應(yīng)進行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。（四）編目要求1.編制檔案材料目錄，目錄應(yīng)包括編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案材料裝訂，一份單獨成冊。五、檔案材料的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限檔案材料的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案材料：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案材料，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案材料：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案材料，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案材料：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案材料，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案材料應(yīng)按照類別和保管期限進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案材料應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.聲像檔案材料應(yīng)按照載體類型進行分類存放，并注明相關(guān)信息。六、檔案材料的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案材料。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案材料的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案材料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案材料，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱公司/組織檔案材料，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案材料時，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案材料應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱、借閱檔案材料的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案材料進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準根據(jù)檔案材料的保管期限和利用價值，對到期檔案材料進行鑒定。對已失去保存價值的檔案材料，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案材料，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案材料進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門負責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案材料的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案材料統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，并向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.公司/組織內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動等，涉及檔案材料移