檔案管理辦法類別一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理辦法類別。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)完整原則：檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司/組織各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政管理、黨群工作、人力資源、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察等方面的文件材料。2.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量控制、物資采購、客戶服務(wù)等類別。3.項(xiàng)目檔案類：針對公司/組織的各類項(xiàng)目，按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類。4.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料。5.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存儲的各類文件材料。（二）檔案編號1.檔案編號采用層次分類編號法，由全宗號、目錄號、案卷號、件號組成。2.全宗號：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司/組織的檔案全宗。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用于區(qū)分不同類別的檔案目錄。4.案卷號：按照檔案整理的順序，對每一卷檔案進(jìn)行編號。5.件號：在卷內(nèi)文件材料的排列順序號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料形成后，承辦部門應(yīng)及時(shí)整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。3.對于重要會議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，檔案管理部門應(yīng)提前介入，進(jìn)行跟蹤收集。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.整理工作包括文件材料的裝訂、編目、裝盒等，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的原貌。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。3.對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對已到保管期限的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出申請，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和歸還日期，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.完善檔案信息管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的分類檢索、全文檢索等功能。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，確保檔案信息的安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組每年對檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查