電商資產管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電商資產的管理，規(guī)范電商資產的采購、使用、維護、處置等行為，確保電商資產的安全、完整和有效使用，提高公司電商業(yè)務的運營效率和經濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及電商業(yè)務的部門及相關資產的管理活動，包括但不限于電商平臺賬號、服務器、軟件系統(tǒng)、網絡設備、辦公設備、倉儲設施等各類資產。（三）基本原則1.合法性原則：電商資產管理活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保資產的取得、使用和處置合法合規(guī)。2.效益性原則：以提高公司電商業(yè)務運營效益為目標，合理配置和有效利用電商資產，充分發(fā)揮資產的使用價值。3.安全性原則：建立健全電商資產安全管理制度，保障資產的安全，防止資產流失、損壞和數據泄露。4.全面性原則：涵蓋電商業(yè)務涉及的各類資產，對資產的全生命周期進行管理，實現全過程監(jiān)控。二、電商資產分類與編號（一）分類標準1.硬件設備類：包括服務器、存儲設備、網絡設備、電腦終端、辦公設備（如打印機、復印機等）、倉儲物流設備（如貨架、叉車等）。2.軟件系統(tǒng)類：電商平臺軟件、企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)、客戶關系管理（CRM）系統(tǒng)、數據分析軟件等。3.賬號類：公司官方電商平臺賬號、社交媒體賬號、支付賬號等。4.數據資產類：電商業(yè)務運營過程中產生的各類數據，如銷售數據、客戶信息、庫存數據等。5.無形資產類：電商品牌、域名、商標、專利技術等。（二）編號規(guī)則1.硬件設備類：按照資產類別代碼（如JD服務器、WC網絡設備等）+購買年份后兩位+流水號進行編號。例如，JD23001表示2023年購買的第1臺服務器。2.軟件系統(tǒng)類：以RJ軟件類別（如RJ電商平臺、RJERP等）+版本號+購買日期（取年月日）后三位進行編號。如RJDSP202308表示電商平臺軟件DSP版本于2023年8月購買。3.賬號類：根據平臺名稱代碼（如TB淘寶、JD京東等）+賬號類型代碼（如ZH主賬號、FK客服賬號等）+創(chuàng)建時間（取年月日）后三位進行編號。例如，TBZH202309表示2023年9月創(chuàng)建的淘寶主賬號。4.數據資產類：按照數據類別代碼（如SJ銷售數據、KH客戶信息等）+年份后兩位+月份+流水號進行編號。如SJ2308001表示2023年8月的第1筆銷售數據記錄。5.無形資產類：以WX無形資產類別（如WX品牌、WX域名等）+申請日期（取年月日）后三位進行編號。例如，WXPP202307表示2023年7月申請的品牌專利。三、電商資產采購管理（一）采購計劃1.各部門根據電商業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和實際需求，每年末制定下一年度電商資產采購計劃，詳細列出所需資產的名稱、規(guī)格、數量、預算等信息。2.采購計劃需經部門負責人審核后，提交至公司資產管理部門匯總。資產管理部門對各部門采購計劃進行綜合平衡和審核，報公司管理層審批。（二）采購流程1.招標采購：對于金額較大、技術復雜或具有特殊要求的電商資產采購項目，應采用招標方式進行。由公司采購部門負責組織招標工作，發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商投標。2.詢價采購：對于金額較小、標準化程度較高的電商資產采購項目，可采用詢價方式。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價函，比較各供應商的報價和服務，選擇合適的供應商進行采購。3.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。4.采購合同簽訂：確定供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同，明確資產的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。采購合同需經公司法務部門審核后生效。（三）驗收管理1.資產到貨后，采購部門應及時通知使用部門和資產管理部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準對資產的數量、規(guī)格、質量等進行檢查。2.對于軟件系統(tǒng)類資產，還需進行功能測試和試運行，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能符合要求。驗收合格后，驗收人員應簽署驗收報告。3.如發(fā)現資產存在質量問題或與合同約定不符，采購部門應及時與供應商溝通協商解決，要求供應商采取更換、維修等措施，直至驗收合格。四、電商資產使用與維護管理（一）使用管理1.各部門應指定專人負責電商資產的使用和管理，明確使用人員的職責和權限。使用人員應按照操作規(guī)程正確使用資產，不得擅自更改資產的配置和用途。2.對于電商平臺賬號，應嚴格遵守平臺規(guī)則和相關法律法規(guī)，妥善保管賬號密碼，不得泄露給他人。嚴禁利用賬號從事違法違規(guī)活動。3.建立電商資產使用登記制度，使用人員應如實記錄資產的使用情況，包括使用時間、使用內容、故障情況等。（二）維護管理1.資產管理部門應制定電商資產維護計劃，定期對資產進行維護保養(yǎng)，確保資產的正常運行。對于硬件設備，應按照設備維護手冊進行定期巡檢、清潔、保養(yǎng)和維修。2.對于軟件系統(tǒng)，應及時進行軟件更新和升級，修復系統(tǒng)漏洞，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。同時，建立數據備份制度，定期對重要數據進行備份，防止數據丟失。3.資產出現故障時，使用人員應及時向資產管理部門報告，資產管理部門應及時安排維修人員進行維修。對于重大故障，應成立專項維修小組，盡快恢復資產的正常使用。五、電商資產盤點與清查（一）盤點計劃1.資產管理部門應制定電商資產盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員和方法。盤點每年至少進行一次，可根據實際情況進行不定期抽查。2.在盤點前，資產管理部門應通知各部門做好資產清查準備工作，包括整理資產臺賬、核對資產數量、清理資產存放地點等。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃對電商資產進行逐一清點，核實資產的實際數量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，并與資產臺賬進行核對。2.對于盤盈、盤虧的資產，盤點人員應詳細記錄資產的名稱、數量、規(guī)格、盤盈盤虧原因等情況，并填寫盤點報告。3.盤點結束后，資產管理部門應根據盤點結果編制盤點報告，對盤盈盤虧資產進行分析，提出處理意見和建議，報公司管理層審批。（三）清查處理1.對于盤盈的資產，應及時查明原因，如屬于入賬錯誤或未及時入賬等情況，應按照規(guī)定進行賬務處理，調整資產臺賬。2.對于盤虧的資產，應查明原因，如屬于正常損耗、被盜、損壞等情況，根據不同原因進行相應處理。屬于責任人原因造成的損失，應追究責任人的責任；屬于不可抗力等原因造成的損失，應按照公司相關規(guī)定進行核銷。六、電商資產處置管理（一）處置原則1.電商資產處置應遵循公開、公平、公正的原則，確保資產處置過程合法合規(guī)，資產價值得到合理體現。2.對于不再使用、閑置或已損壞無法修復的電商資產，應及時進行處置，避免資產長期閑置造成浪費。（二）處置方式1.報廢：對于已達到使用年限、技術落后、損壞嚴重無法修復或維修成本過高的資產，經公司管理層批準后進行報廢處理。報廢資產應按照相關規(guī)定進行清理和注銷，確保賬實相符。2.出售：對于閑置或仍有使用價值的電商資產，可通過市場公開競價、協議轉讓等方式進行出售。出售資產應按照公司規(guī)定的程序進行審批和評估，確保資產出售價格合理。3.捐贈：對于符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定的電商資產，可進行捐贈。捐贈資產應辦理相關手續(xù)，確保捐贈行為合法合規(guī)，并做好記錄。（三）處置流程1.各部門提出電商資產處置申請，詳細說明資產的名稱、規(guī)格、數量、處置原因、處置方式等信息，并提交相關證明材料。2.資產管理部門對處置申請進行審核，核實資產情況，提出審核意見。對于重大資產處置項目，應組織相關部門進行評估論證。3.審核通過的處置申請報公司管理層審批。經批準后，資產管理部門負責組織實施資產處置工作，確保處置過程按照規(guī)定程序進行。4.資產處置完成后，資產管理部門應及時辦理資產核銷手續(xù)，調整資產臺賬，并將處置結果報財務部門進行賬務處理。七、電商資產風險管理（一）風險識別與評估1.建立電商資產風險識別機制，定期對電商資產面臨的各類風險進行識別，包括市場風險、技術風險、安全風險、法律風險等。2.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.市場風險：密切關注市場動態(tài)，及時調整電商業(yè)務發(fā)展策略，優(yōu)化資產配置，降低市場波動對資產價值的影響。2.技術風險：加強技術研發(fā)和創(chuàng)新，及時更新軟件系統(tǒng)和硬件設備，提高技術水平，降低技術故障和安全漏洞帶來的風險。3.安全風險：建立健全安全管理制度，加強網絡安全防護，定期進行安全檢查和漏洞掃描，確保電商資產和數據的安全。4.法律風險：加強法律法規(guī)學習，規(guī)范電商業(yè)務操作流程，確保公司電商資產管理活動合法合規(guī)，避免因法律問題導致的風險損失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門定期對電商資產管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資產采購、使用、維護、盤點、處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，審計部門應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立電商資產