福建采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在福建地區(qū)的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和福建地區(qū)的相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)公開透明，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，不偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)良好的合作關(guān)系。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算：根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和需求預(yù)測(cè)，結(jié)合庫(kù)存情況，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，并編制相應(yīng)的采購(gòu)預(yù)算。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。4.采購(gòu)成本控制：通過市場(chǎng)調(diào)研、談判、招標(biāo)等方式，降低采購(gòu)價(jià)格，控制采購(gòu)成本。5.采購(gòu)合同管理：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更和終止等工作，確保合同的合法性和有效性。6.采購(gòu)信息管理：收集、整理、分析采購(gòu)信息，為公司決策提供支持。（二）需求部門1.提出采購(gòu)需求：根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地提出采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.參與采購(gòu)過程：協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂等工作，提供必要的技術(shù)支持和商務(wù)意見。3.驗(yàn)收采購(gòu)物品或服務(wù)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保其符合合同要求和公司使用需求。（三）審批部門1.審核采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算：對(duì)采購(gòu)部門提交的采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行審核，確保其合理性和必要性。2.審批采購(gòu)申請(qǐng)：根據(jù)公司的授權(quán)和規(guī)定，對(duì)需求部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，重大采購(gòu)項(xiàng)目需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.監(jiān)督采購(gòu)過程：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)過程符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、預(yù)算金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)其合理性和必要性后，簽字批準(zhǔn)，并提交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況和市場(chǎng)供應(yīng)情況，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等，并提交審批部門審核。2.審批部門對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)計(jì)劃的合理性、必要性、預(yù)算金額等，審核通過后簽字批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定若干家符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求其填寫相關(guān)信息并提供證明材料。3.采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商提交的調(diào)查表和證明材料進(jìn)行審核，實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，評(píng)估其綜合實(shí)力和信譽(yù)。4.根據(jù)審核和考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分評(píng)價(jià)，建立供應(yīng)商檔案，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并納入公司供應(yīng)商名錄。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物品或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后，起草采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同起草完成后，提交公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。3.審核通過后的采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字，并提交供應(yīng)商簽字蓋章。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同的約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量將采購(gòu)物品或服務(wù)送達(dá)指定地點(diǎn)。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題。3.在采購(gòu)過程中，如因市場(chǎng)變化、供應(yīng)商原因等需要變更采購(gòu)合同的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。（六）驗(yàn)收與付款1.需求部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，按照合同要求對(duì)其數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查，確保符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)部門將《驗(yàn)收單》與采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)資料一并提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門按照公司的財(cái)務(wù)制度和采購(gòu)合同的約定，進(jìn)行審核后辦理付款手續(xù)。3.如采購(gòu)物品或服務(wù)驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)激烈的采購(gòu)項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購(gòu)方式。2.招標(biāo)程序：-編制招標(biāo)文件：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。-發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。-發(fā)售招標(biāo)文件：向購(gòu)買招標(biāo)文件的潛在供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，并收取相應(yīng)的費(fèi)用。-開標(biāo)評(píng)標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)開標(biāo)，組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人。-中標(biāo)公示與合同簽訂：對(duì)中標(biāo)候選人進(jìn)行公示，公示無異議后，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于采購(gòu)時(shí)間緊迫、采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)格和技術(shù)要求復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分等情況，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式。2.談判程序：-成立談判小組：由采購(gòu)部門、需求部門、技術(shù)專家等組成談判小組，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行談判。-制定談判文件：談判小組根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，制定談判文件，明確談判的程序、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等。-邀請(qǐng)供應(yīng)商：從合格供應(yīng)商名錄中選擇若干家供應(yīng)商，邀請(qǐng)其參與談判，并向其發(fā)送談判文件。-談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。-確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。（三）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)格和技術(shù)要求明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分、采購(gòu)金額較小的情況，采用詢價(jià)采購(gòu)方式。2.詢價(jià)程序：-選擇供應(yīng)商：從合格供應(yīng)商名錄中選擇若干家供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。-收集報(bào)價(jià)：供應(yīng)商按照詢價(jià)單的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件，采購(gòu)部門收集報(bào)價(jià)文件。-比較報(bào)價(jià)：采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。-簽訂合同：與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（四）單一來源采購(gòu)1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購(gòu)方式：-只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；-發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；-必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.采購(gòu)程序：-提出申請(qǐng)：采購(gòu)部門或需求部門提出單一來源采購(gòu)申請(qǐng)，說明采用單一來源采購(gòu)方式的理由和依據(jù)。-審批：采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤粚徟块T進(jìn)行審批，審批通過后，方可采用單一來源采購(gòu)方式。-談判與合同簽訂：與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間等條款，簽訂采購(gòu)合同。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺、供應(yīng)商壟斷等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加、采購(gòu)周期延長(zhǎng)、采購(gòu)質(zhì)量下降等風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信譽(yù)不佳、生產(chǎn)能力不足、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨延遲等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)合同無法履行、采購(gòu)物品或服務(wù)不符合要求等風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不明確、合同履行過程中出現(xiàn)糾紛、合同變更或解除不規(guī)范等因素可能導(dǎo)致公司利益受損的風(fēng)險(xiǎn)。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、信息溝通不暢、監(jiān)督機(jī)制不完善等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)效率低下、采購(gòu)成本增加、采購(gòu)質(zhì)量下降等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)和供應(yīng)情況，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，淘汰不合格供應(yīng)商，選擇信譽(yù)良好、生產(chǎn)能力強(qiáng)、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定的供應(yīng)商作為合作伙伴，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格審查合同條款，確保合同條款明確、合法、有效，加強(qiáng)合同履行過程的監(jiān)督和管理，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，規(guī)范合同變更和解除程序，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：完善采購(gòu)流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)審批環(huán)節(jié)的控制，確保采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、透明，加強(qiáng)信息溝通與協(xié)調(diào)，建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，及時(shí)傳遞采購(gòu)信息，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)，定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，降低內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)成本是否合理等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.需求部門和其他相關(guān)部門有權(quán)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)向采購(gòu)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)反映，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)處理并反饋處理結(jié)果。（二）考核制度1.建立采購(gòu)人