物品公用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物品公用的管理，規(guī)范物品公用行為，提高物品使用效率，降低公司運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及員工在工作過程中涉及物品公用的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：物品公用管理必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。2.高效性原則：以提高物品使用效率為核心，優(yōu)化資源配置，避免浪費。3.責任明確原則：明確各部門及人員在物品公用管理中的職責，確保管理工作有序進行。4.節(jié)約環(huán)保原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用物品，減少不必要的消耗，同時注重環(huán)保。二、物品公用范圍界定（一）辦公設(shè)備1.電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等常用辦公設(shè)備，在部門內(nèi)部或跨部門工作需要時可公用。2.投影儀、會議音響等大型辦公設(shè)備，根據(jù)會議或活動安排在指定區(qū)域公用。（二）辦公文具1.紙張、筆、筆記本、文件夾等常用辦公文具，員工可根據(jù)工作需要按需領(lǐng)用，在部門內(nèi)或跨部門間合理公用。2.訂書機、計算器、膠水等小型辦公工具，在不影響正常工作的前提下可公用。（三）辦公家具1.辦公桌、辦公椅等基本辦公家具，員工在所屬辦公區(qū)域內(nèi)正常使用，部分可根據(jù)工作調(diào)整進行臨時公用調(diào)配。2.會議桌椅、沙發(fā)等公共區(qū)域家具，用于各類會議、接待等活動時公用。（四）其他物品1.綠植等裝飾物品，可在公共辦公區(qū)域公用，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。2.清潔用品、耗材等，在符合衛(wèi)生安全規(guī)定的前提下，由相關(guān)部門負責統(tǒng)一調(diào)配公用。三、物品公用流程（一）申請與審批1.員工因工作需要使用公用物品，應(yīng)填寫《物品公用申請表》，詳細說明使用物品的名稱、數(shù)量、使用時間、使用目的等信息。2.《物品公用申請表》經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交至物品管理部門審批。物品管理部門應(yīng)根據(jù)物品庫存情況、使用合理性等因素進行審批，對于緊急需求可特事特辦，但事后需補辦相關(guān)手續(xù)。（二）領(lǐng)用與發(fā)放1.經(jīng)審批通過的《物品公用申請表》交至物品管理部門，物品管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容發(fā)放公用物品。2.物品管理人員應(yīng)在發(fā)放物品時做好登記，記錄領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人、物品名稱及數(shù)量等信息，并要求領(lǐng)用人簽字確認。（三）使用與歸還1.領(lǐng)用人應(yīng)按照申請用途合理使用公用物品，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。2.使用完畢后，領(lǐng)用人應(yīng)及時將公用物品歸還至物品管理部門。物品管理人員在接收歸還物品時，應(yīng)檢查物品的完好情況，如發(fā)現(xiàn)物品有損壞或缺失，應(yīng)要求領(lǐng)用人說明原因并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（四）特殊情況處理1.如遇物品公用過程中出現(xiàn)突發(fā)緊急情況，無法按照正常流程申請、領(lǐng)用和歸還物品，領(lǐng)用人應(yīng)及時向所在部門負責人和物品管理部門報告，經(jīng)同意后可先使用物品，但事后需在規(guī)定時間內(nèi)補辦相關(guān)手續(xù)。2.對于長期公用的物品，如某些辦公設(shè)備，物品管理部門應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常使用性能。使用部門和員工應(yīng)配合物品管理部門的工作，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。四、物品公用責任分工（一）使用部門1.負責本部門員工物品公用需求的申請與審批工作，確保申請內(nèi)容真實、合理。2.監(jiān)督本部門員工正確使用公用物品，教育員工愛護公用物品，避免浪費和損壞。3.對本部門員工公用物品的使用情況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并向物品管理部門反饋相關(guān)信息。（二）物品管理部門1.制定和完善物品公用管理制度及流程，并負責組織實施和監(jiān)督執(zhí)行。2.負責公用物品的采購、庫存管理、發(fā)放與回收等工作，確保物品的供應(yīng)及時、充足，庫存管理規(guī)范。3.定期對公用物品的使用情況進行統(tǒng)計分析，根據(jù)實際需求調(diào)整物品采購計劃和庫存配置，提高物品使用效率。4.對公用物品的損壞情況進行調(diào)查核實，按照相關(guān)規(guī)定追究責任人的責任，并負責物品的維修、報廢等處理工作。（三）員工個人1.嚴格遵守物品公用管理辦法，按照規(guī)定流程申請、領(lǐng)用和歸還公用物品。2.愛護公用物品，在使用過程中妥善保管，如發(fā)現(xiàn)物品損壞應(yīng)及時報告，不得故意隱瞞或拖延處理。3.積極配合公司物品公用管理工作，提出合理的改進建議，共同提高物品使用效率和管理水平。五、物品公用的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.物品管理部門應(yīng)定期對公用物品的庫存、使用情況進行檢查，包括物品數(shù)量、完好程度、使用記錄等方面。2.每季度組織一次全面的公用物品檢查工作，對各部門的公用物品使用情況進行評估，并形成檢查報告。（二）不定期抽查1.公司管理層或相關(guān)監(jiān)督部門可根據(jù)工作需要，不定期對公用物品的使用情況進行抽查。2.抽查內(nèi)容包括物品的實際使用情況、是否存在違規(guī)使用等問題，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改和處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反物品公用管理辦法的行為，如未經(jīng)審批擅自使用公用物品、故意損壞公用物品、長期占用公用物品不歸還等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、賠償損失等，對于情節(jié)嚴重的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行紀律處分。六、物品公用的維護與維修（一）日常維護1.使用部門和員工應(yīng)做好公用物品的日常維護工作，保持物品的清潔、整齊和正常使用狀態(tài)。2.對于一些簡單的維護工作，如辦公設(shè)備的清潔、文具的整理等，由使用人員自行負責。（二）維修申請1.當公用物品出現(xiàn)故障或損壞時，使用部門或員工應(yīng)及時填寫《物品維修申請表》，詳細說明物品故障情況、損壞原因等信息。2.《物品維修申請表》經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交至物品管理部門。物品管理部門根據(jù)物品的性質(zhì)和維修需求，安排專業(yè)維修人員進行維修或聯(lián)系外部維修供應(yīng)商。（三）維修費用管理1.物品維修費用按照公司相關(guān)財務(wù)制度進行核算和報銷。屬于正常使用損耗的維修費用，經(jīng)審批后從公司公用經(jīng)費中列支；因個人原因造成物品損壞的維修費用，由責任人承擔。2.物品管理部門應(yīng)建立維修費用臺賬，記錄每次維修的費用支出情況，定期進行統(tǒng)計分析，控制維修成本。七、物品公用的盤點與報廢（一）定期盤點1.物品管理部門應(yīng)定期對公用物品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每年一次，盤點工作應(yīng)在年末進行。2.盤點過程中，物品管理人員應(yīng)認真核對物品的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，如實記錄盤點結(jié)果。對于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)查明原因并及時進行處理。（二）報廢處理1.對于已損壞且無法修復(fù)、已達到使用年限或因其他原因不再適用的公用物品，由物品管理部門提出報廢申請。2.報廢申請應(yīng)填寫《物品報廢申請表》，詳細說明物品報廢原因、物品名稱、數(shù)量、購置時間等信息，并附上相關(guān)證明材料。3.《物品報廢申請表》經(jīng)所在部門負責人、財務(wù)部門、公司管理層審核批準后，物品管理部門負責組織實施報廢