活動(dòng)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司活動(dòng)資料的規(guī)范化管理，確?；顒?dòng)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高活動(dòng)策劃與執(zhí)行效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部組織的各類(lèi)會(huì)議、培訓(xùn)、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)、團(tuán)建活動(dòng)等相關(guān)資料的管理。（三）定義1.活動(dòng)資料：指在活動(dòng)策劃、籌備、執(zhí)行及后續(xù)總結(jié)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、文檔、圖表、影像等資料，包括但不限于活動(dòng)策劃方案、預(yù)算報(bào)表、嘉賓名單、簽到表、活動(dòng)照片、視頻、新聞稿、總結(jié)報(bào)告等。2.活動(dòng)資料管理：涵蓋活動(dòng)資料的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、使用、歸檔及銷(xiāo)毀等全過(guò)程管理。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：活動(dòng)資料由專(zhuān)門(mén)部門(mén)或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類(lèi)分級(jí)原則：根據(jù)活動(dòng)資料的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類(lèi)，并按照重要程度、保密級(jí)別等進(jìn)行分級(jí)管理。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確?；顒?dòng)資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。4.便捷高效原則：建立科學(xué)合理的管理流程和方法，提高活動(dòng)資料的管理效率，便于資料的查詢(xún)、使用和共享。二、職責(zé)分工（一）活動(dòng)主辦部門(mén)1.負(fù)責(zé)活動(dòng)資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將活動(dòng)資料提交給活動(dòng)資料管理部門(mén)。3.負(fù)責(zé)活動(dòng)資料在活動(dòng)期間的現(xiàn)場(chǎng)使用和管理，如簽到表的發(fā)放與回收、活動(dòng)照片的拍攝等。4.根據(jù)活動(dòng)總結(jié)要求，撰寫(xiě)活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，并提交相關(guān)資料。（二）活動(dòng)資料管理部門(mén)1.制定和完善活動(dòng)資料管理制度與流程，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.接收、審核活動(dòng)主辦部門(mén)提交的活動(dòng)資料，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)反饋并要求整改。3.對(duì)活動(dòng)資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)和歸檔，建立活動(dòng)資料檔案庫(kù)。4.負(fù)責(zé)活動(dòng)資料的檢索、查詢(xún)和借閱管理，為公司內(nèi)部各部門(mén)提供資料服務(wù)。5.定期對(duì)活動(dòng)資料進(jìn)行整理和清查，確保資料的安全和完整。6.根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，定期將活動(dòng)資料移交公司檔案室進(jìn)行長(zhǎng)期保存。（三）其他部門(mén)1.在活動(dòng)過(guò)程中，按照活動(dòng)主辦部門(mén)的要求，提供相關(guān)的活動(dòng)資料或協(xié)助收集活動(dòng)資料。2.有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序借閱活動(dòng)資料。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)1.審批重要活動(dòng)的策劃方案及相關(guān)資料。2.對(duì)活動(dòng)資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保管理工作符合公司整體利益和要求。三、活動(dòng)資料的收集與整理（一）收集范圍1.活動(dòng)策劃階段：活動(dòng)策劃方案、市場(chǎng)調(diào)研資料、活動(dòng)預(yù)算報(bào)表、活動(dòng)預(yù)期目標(biāo)等。2.活動(dòng)籌備階段：活動(dòng)場(chǎng)地租賃合同、嘉賓邀請(qǐng)函、活動(dòng)宣傳資料（海報(bào)、宣傳單頁(yè)、線上推廣文案等）、活動(dòng)物資采購(gòu)清單、活動(dòng)工作人員安排表等。3.活動(dòng)執(zhí)行階段：簽到表、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、活動(dòng)流程記錄、嘉賓發(fā)言記錄、活動(dòng)突發(fā)事件處理記錄等。4.活動(dòng)后續(xù)階段：活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告、媒體報(bào)道資料、客戶反饋意見(jiàn)等。（二）收集要求1.活動(dòng)主辦部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)活動(dòng)資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的活動(dòng)資料應(yīng)內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無(wú)法提供原件，需提供清晰的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和提供人。3.活動(dòng)資料應(yīng)按照活動(dòng)的時(shí)間順序和類(lèi)別進(jìn)行收集，避免資料的遺漏和混亂。（三）整理方法1.活動(dòng)主辦部門(mén)在收集完活動(dòng)資料后，應(yīng)及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行初步整理。按照活動(dòng)的不同階段和資料類(lèi)別，對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)排序，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.對(duì)整理后的活動(dòng)資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于資料的識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，例如按照活動(dòng)名稱(chēng)、年份、資料類(lèi)別等進(jìn)行組合編號(hào)。3.為每份活動(dòng)資料制作詳細(xì)的目錄清單，目錄應(yīng)包括資料名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、內(nèi)容簡(jiǎn)介等信息，以便于快速查找和了解資料內(nèi)容。四、活動(dòng)資料的存儲(chǔ)與歸檔（一）存儲(chǔ)方式1.活動(dòng)資料管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的存儲(chǔ)方式。對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用檔案盒、文件夾等進(jìn)行分類(lèi)存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明活動(dòng)名稱(chēng)、資料類(lèi)別、存放日期等信息。2.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)。建立電子資料文件夾，按照活動(dòng)名稱(chēng)、年份、資料類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并對(duì)電子文件進(jìn)行命名規(guī)范，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。3.對(duì)于重要的活動(dòng)照片和視頻資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。可采用移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期對(duì)備份資料進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案室內(nèi)，檔案架應(yīng)保持整潔，便于資料的存放和查找。2.電子資料存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止電子資料受到病毒感染和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）歸檔要求1.活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)主辦部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的活動(dòng)資料提交給活動(dòng)資料管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間一般不超過(guò)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日。2.活動(dòng)資料管理部門(mén)在接收歸檔資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性和編號(hào)的一致性。對(duì)不符合歸檔要求的資料，應(yīng)及時(shí)退回活動(dòng)主辦部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.歸檔的活動(dòng)資料應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編目和裝訂。對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)編制頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，并按照檔案裝訂要求進(jìn)行裝訂；對(duì)于電子資料，應(yīng)按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行著錄和存儲(chǔ)。4.建立活動(dòng)資料歸檔清單，詳細(xì)記錄歸檔資料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、份數(shù)等信息，便于對(duì)歸檔資料進(jìn)行查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。五、活動(dòng)資料的檢索與查詢(xún)（一）檢索工具1.建立活動(dòng)資料檢索目錄，按照活動(dòng)名稱(chēng)、年份、資料類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)索引，便于快速查找所需資料。檢索目錄可采用紙質(zhì)版和電子版兩種形式，紙質(zhì)版檢索目錄應(yīng)放置在檔案室內(nèi)便于查閱的位置，電子版檢索目錄應(yīng)存儲(chǔ)在活動(dòng)資料管理部門(mén)的電子檔案管理系統(tǒng)中。2.利用電子檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，對(duì)電子活動(dòng)資料進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的檢索功能，能夠根據(jù)資料的文件名、文件內(nèi)容、日期等信息進(jìn)行快速檢索。（二）查詢(xún)流程1.公司內(nèi)部各部門(mén)如需查詢(xún)活動(dòng)資料，應(yīng)填寫(xiě)《活動(dòng)資料查詢(xún)申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)活動(dòng)名稱(chēng)、資料類(lèi)別、查詢(xún)目的等信息，并提交給活動(dòng)資料管理部門(mén)。2.活動(dòng)資料管理部門(mén)收到查詢(xún)申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查詢(xún)條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)提供所需資料；對(duì)于不符合查詢(xún)條件或涉及保密資料的申請(qǐng)，應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明原因，并拒絕提供資料。3.如需借閱活動(dòng)資料，申請(qǐng)人應(yīng)在《活動(dòng)資料查詢(xún)申請(qǐng)表》中注明借閱期限，并按照規(guī)定的借閱流程辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向活動(dòng)資料管理部門(mén)申請(qǐng)。（三）查詢(xún)權(quán)限1.公司內(nèi)部員工根據(jù)工作需要，可查詢(xún)與本人工作相關(guān)的活動(dòng)資料。查詢(xún)權(quán)限應(yīng)根據(jù)員工的崗位職責(zé)和工作范圍進(jìn)行設(shè)定，確保資料的合理使用和安全保密。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的活動(dòng)資料，應(yīng)嚴(yán)格限制查詢(xún)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查詢(xún)和使用。授權(quán)人員應(yīng)在《活動(dòng)資料查詢(xún)申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并注明授權(quán)范圍和期限。六、活動(dòng)資料的使用與共享（一）使用原則1.活動(dòng)資料的使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與公司活動(dòng)無(wú)關(guān)的目的。2.在使用活動(dòng)資料時(shí)，應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自修改、刪除或偽造資料內(nèi)容。3.如需對(duì)活動(dòng)資料進(jìn)行引用或公開(kāi)披露，應(yīng)提前獲得活動(dòng)資料管理部門(mén)的批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定注明資料來(lái)源。（二）使用流程1.公司內(nèi)部各部門(mén)如需使用活動(dòng)資料，應(yīng)填寫(xiě)《活動(dòng)資料使用申請(qǐng)表》，注明使用活動(dòng)名稱(chēng)、資料類(lèi)別、使用目的、使用方式等信息，并提交給活動(dòng)資料管理部門(mén)。2.活動(dòng)資料管理部門(mén)收到使用申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合使用條件的申請(qǐng)，應(yīng)按照申請(qǐng)要求提供相應(yīng)的活動(dòng)資料，并做好使用記錄；對(duì)于不符合使用條件或涉及保密資料的申請(qǐng)，應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明原因，并拒絕提供資料。3.使用部門(mén)在使用活動(dòng)資料時(shí)，應(yīng)妥善保管資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或傳播給其他無(wú)關(guān)人員。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還活動(dòng)資料管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）共享范圍1.活動(dòng)資料的共享應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行，根據(jù)工作需要，可與相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行共享。共享范圍應(yīng)嚴(yán)格控制，確保資料的安全保密。2.如需將活動(dòng)資料共享給公司外部單位或個(gè)人，應(yīng)提前獲得公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）共享方式1.對(duì)于紙質(zhì)活動(dòng)資料，可通過(guò)復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行共享。共享時(shí)應(yīng)確保復(fù)印件或掃描件的清晰可讀，并注明資料來(lái)源和共享范圍。2.對(duì)于電子活動(dòng)資料，可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)、電子郵件等方式進(jìn)行共享。共享時(shí)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保共享資料的安全保密。同時(shí)，應(yīng)提醒共享人員妥善保管電子資料，不得擅自傳播或泄露。七、活動(dòng)資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息、技術(shù)資料等重要信息的活動(dòng)資料。2.活動(dòng)策劃方案、預(yù)算報(bào)表、嘉賓名單等具有一定保密性的活動(dòng)資料。3.公司領(lǐng)導(dǎo)明確要求保密的其他活動(dòng)資料。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的活動(dòng)資料，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)識(shí)，并采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施。2.嚴(yán)格限制保密資料的查閱和使用權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸和處理保密資料。授權(quán)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在活動(dòng)資料的存儲(chǔ)、傳輸和使用過(guò)程中，應(yīng)采取必要的技術(shù)手段，防止資料泄露。例如，對(duì)電子資料進(jìn)行加密處理，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行密封保存等。4.加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)資料管理部門(mén)工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因人員疏忽導(dǎo)致資料泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)活動(dòng)資料的保密管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。八、活動(dòng)資料的銷(xiāo)毀管理（一）銷(xiāo)毀范圍1.已過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的活動(dòng)資料。2.因活動(dòng)變更、取消等原因不再需要的活動(dòng)資料。3.經(jīng)鑒定屬于保密期限已滿且無(wú)需繼續(xù)保密的活動(dòng)資料。（二）銷(xiāo)毀流程1.活動(dòng)資料管理部門(mén)定期對(duì)活動(dòng)資料進(jìn)行清查，確定需要銷(xiāo)毀的資料清單。2.填寫(xiě)《活動(dòng)資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀資料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，活動(dòng)資料管理部門(mén)組織專(zhuān)人