活動資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司活動資料的規(guī)范化管理，確?；顒淤Y料的完整性、準確性和安全性，提高活動策劃與執(zhí)行效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部組織的各類會議、培訓、營銷活動、團建活動等相關資料的管理。（三）定義1.活動資料：指在活動策劃、籌備、執(zhí)行及后續(xù)總結過程中產生的各類文件、文檔、圖表、影像等資料，包括但不限于活動策劃方案、預算報表、嘉賓名單、簽到表、活動照片、視頻、新聞稿、總結報告等。2.活動資料管理：涵蓋活動資料的收集、整理、存儲、檢索、使用、歸檔及銷毀等全過程管理。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：活動資料由專門部門或專人進行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類分級原則：根據活動資料的性質、用途等進行分類，并按照重要程度、保密級別等進行分級管理。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保活動資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。4.便捷高效原則：建立科學合理的管理流程和方法，提高活動資料的管理效率，便于資料的查詢、使用和共享。二、職責分工（一）活動主辦部門1.負責活動資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。2.按照規(guī)定的時間和要求，將活動資料提交給活動資料管理部門。3.負責活動資料在活動期間的現場使用和管理，如簽到表的發(fā)放與回收、活動照片的拍攝等。4.根據活動總結要求，撰寫活動總結報告，并提交相關資料。（二）活動資料管理部門1.制定和完善活動資料管理制度與流程，并負責組織實施。2.接收、審核活動主辦部門提交的活動資料，對不符合要求的資料及時反饋并要求整改。3.對活動資料進行分類、編號、存儲和歸檔，建立活動資料檔案庫。4.負責活動資料的檢索、查詢和借閱管理，為公司內部各部門提供資料服務。5.定期對活動資料進行整理和清查，確保資料的安全和完整。6.根據公司檔案管理規(guī)定，定期將活動資料移交公司檔案室進行長期保存。（三）其他部門1.在活動過程中，按照活動主辦部門的要求，提供相關的活動資料或協(xié)助收集活動資料。2.有權根據工作需要，按照規(guī)定的程序借閱活動資料。（四）公司領導1.審批重要活動的策劃方案及相關資料。2.對活動資料管理工作進行指導和監(jiān)督，確保管理工作符合公司整體利益和要求。三、活動資料的收集與整理（一）收集范圍1.活動策劃階段：活動策劃方案、市場調研資料、活動預算報表、活動預期目標等。2.活動籌備階段：活動場地租賃合同、嘉賓邀請函、活動宣傳資料（海報、宣傳單頁、線上推廣文案等）、活動物資采購清單、活動工作人員安排表等。3.活動執(zhí)行階段：簽到表、活動現場照片、視頻、活動流程記錄、嘉賓發(fā)言記錄、活動突發(fā)事件處理記錄等。4.活動后續(xù)階段：活動總結報告、活動效果評估報告、媒體報道資料、客戶反饋意見等。（二）收集要求1.活動主辦部門應指定專人負責活動資料的收集工作，確保資料收集的及時性和準確性。2.收集的活動資料應內容完整、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。對于重要資料，應進行原件收集；如無法提供原件，需提供清晰的復印件，并注明原件保存地點和提供人。3.活動資料應按照活動的時間順序和類別進行收集，避免資料的遺漏和混亂。（三）整理方法1.活動主辦部門在收集完活動資料后，應及時對資料進行初步整理。按照活動的不同階段和資料類別，對資料進行分類排序，去除重復、無效的資料。2.對整理后的活動資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于資料的識別和管理。編號規(guī)則可根據公司實際情況制定，例如按照活動名稱、年份、資料類別等進行組合編號。3.為每份活動資料制作詳細的目錄清單，目錄應包括資料名稱、編號、日期、來源、內容簡介等信息，以便于快速查找和了解資料內容。四、活動資料的存儲與歸檔（一）存儲方式1.活動資料管理部門應根據資料的性質和數量，選擇合適的存儲方式。對于紙質資料，應采用檔案盒、文件夾等進行分類存放，并在檔案盒或文件夾上標明活動名稱、資料類別、存放日期等信息。2.對于電子資料，應按照電子文件管理要求進行存儲。建立電子資料文件夾，按照活動名稱、年份、資料類別等進行分類存儲，并對電子文件進行命名規(guī)范，確保文件名能夠準確反映文件內容。3.對于重要的活動照片和視頻資料，應進行備份存儲?？刹捎靡苿佑脖P、光盤等存儲介質進行備份，并定期對備份資料進行檢查和更新，防止數據丟失。（二）存儲環(huán)境1.紙質資料應存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的檔案室內，檔案架應保持整潔，便于資料的存放和查找。2.電子資料存儲設備應定期進行維護和檢查，確保設備的正常運行。同時，應安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止電子資料受到病毒感染和網絡攻擊。（三）歸檔要求1.活動結束后，活動主辦部門應在規(guī)定的時間內將整理好的活動資料提交給活動資料管理部門進行歸檔。歸檔時間一般不超過活動結束后的[X]個工作日。2.活動資料管理部門在接收歸檔資料時，應認真核對資料的完整性、準確性和編號的一致性。對不符合歸檔要求的資料，應及時退回活動主辦部門進行補充或整改。3.歸檔的活動資料應按照檔案管理的相關規(guī)定進行分類、編目和裝訂。對于紙質資料，應編制頁碼、填寫卷內目錄，并按照檔案裝訂要求進行裝訂；對于電子資料，應按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進行著錄和存儲。4.建立活動資料歸檔清單，詳細記錄歸檔資料的名稱、編號、日期、來源、份數等信息，便于對歸檔資料進行查詢和統(tǒng)計。五、活動資料的檢索與查詢（一）檢索工具1.建立活動資料檢索目錄，按照活動名稱、年份、資料類別等進行分類索引，便于快速查找所需資料。檢索目錄可采用紙質版和電子版兩種形式，紙質版檢索目錄應放置在檔案室內便于查閱的位置，電子版檢索目錄應存儲在活動資料管理部門的電子檔案管理系統(tǒng)中。2.利用電子檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，對電子活動資料進行關鍵詞檢索。電子檔案管理系統(tǒng)應具備完善的檢索功能，能夠根據資料的文件名、文件內容、日期等信息進行快速檢索。（二）查詢流程1.公司內部各部門如需查詢活動資料，應填寫《活動資料查詢申請表》，注明查詢活動名稱、資料類別、查詢目的等信息，并提交給活動資料管理部門。2.活動資料管理部門收到查詢申請后，應進行審核。對于符合查詢條件的申請，應及時提供所需資料；對于不符合查詢條件或涉及保密資料的申請，應向申請人說明原因，并拒絕提供資料。3.如需借閱活動資料，申請人應在《活動資料查詢申請表》中注明借閱期限，并按照規(guī)定的借閱流程辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向活動資料管理部門申請。（三）查詢權限1.公司內部員工根據工作需要，可查詢與本人工作相關的活動資料。查詢權限應根據員工的崗位職責和工作范圍進行設定，確保資料的合理使用和安全保密。2.對于涉及公司機密或重要商業(yè)信息的活動資料，應嚴格限制查詢權限，只有經過授權的人員才能查詢和使用。授權人員應在《活動資料查詢申請表》上簽字確認，并注明授權范圍和期限。六、活動資料的使用與共享（一）使用原則1.活動資料的使用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與公司活動無關的目的。2.在使用活動資料時，應確保資料的完整性和準確性，不得擅自修改、刪除或偽造資料內容。3.如需對活動資料進行引用或公開披露，應提前獲得活動資料管理部門的批準，并按照相關規(guī)定注明資料來源。（二）使用流程1.公司內部各部門如需使用活動資料，應填寫《活動資料使用申請表》，注明使用活動名稱、資料類別、使用目的、使用方式等信息，并提交給活動資料管理部門。2.活動資料管理部門收到使用申請后，應進行審核。對于符合使用條件的申請，應按照申請要求提供相應的活動資料，并做好使用記錄；對于不符合使用條件或涉及保密資料的申請，應向申請人說明原因，并拒絕提供資料。3.使用部門在使用活動資料時，應妥善保管資料，不得擅自轉借、復印或傳播給其他無關人員。使用完畢后，應及時將資料歸還活動資料管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）共享范圍1.活動資料的共享應在公司內部進行，根據工作需要，可與相關部門或人員進行共享。共享范圍應嚴格控制，確保資料的安全保密。2.如需將活動資料共享給公司外部單位或個人，應提前獲得公司領導的批準，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務。（四）共享方式1.對于紙質活動資料，可通過復印、掃描等方式進行共享。共享時應確保復印件或掃描件的清晰可讀，并注明資料來源和共享范圍。2.對于電子活動資料，可通過公司內部網絡共享平臺、電子郵件等方式進行共享。共享時應設置相應的權限，確保共享資料的安全保密。同時，應提醒共享人員妥善保管電子資料，不得擅自傳播或泄露。七、活動資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息、技術資料等重要信息的活動資料。2.活動策劃方案、預算報表、嘉賓名單等具有一定保密性的活動資料。3.公司領導明確要求保密的其他活動資料。（二）保密措施1.對涉及保密的活動資料，應進行單獨標識，并采取加密存儲、訪問控制等安全措施。2.嚴格限制保密資料的查閱和使用權限，只有經過授權的人員才能接觸和處理保密資料。授權人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在活動資料的存儲、傳輸和使用過程中，應采取必要的技術手段，防止資料泄露。例如，對電子資料進行加密處理，對紙質資料進行密封保存等。4.加強對活動資料管理部門工作人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導致資料泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司應定期對活動資料的保密管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時整改。2.對于違反保密規(guī)定的行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。情節(jié)嚴重的，將依法追究法律責任。八、活動資料的銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的活動資料。2.因活動變更、取消等原因不再需要的活動資料。3.經鑒定屬于保密期限已滿且無需繼續(xù)保密的活動資料。（二）銷毀流程1.活動資料管理部門定期對活動資料進行清查，確定需要銷毀的資料清單。2.填寫《活動資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、日期、數量等信息，并提交給公司領導審批。3.經公司領導批準后，活動資料管理部門組織專人