行政銜接管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司行政工作中的各項(xiàng)銜接流程，確保行政工作的高效、順暢運(yùn)行，提高行政服務(wù)質(zhì)量，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，促進(jìn)公司整體運(yùn)營(yíng)的協(xié)調(diào)性和穩(wěn)定性。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間行政事務(wù)的銜接管理，包括但不限于文件傳遞、會(huì)議組織、辦公用品管理、車輛調(diào)配、檔案管理等涉及行政范疇的各類工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：行政銜接工作應(yīng)確保信息傳遞準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致工作延誤或失誤。2.及時(shí)性原則：各項(xiàng)行政事務(wù)的銜接要及時(shí)高效，不得拖延，以滿足公司業(yè)務(wù)開(kāi)展的需求。3.協(xié)調(diào)性原則：加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作，確保行政工作在各環(huán)節(jié)之間緊密配合，形成合力。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及公司內(nèi)部規(guī)定，規(guī)范行政銜接流程和操作標(biāo)準(zhǔn)。二、文件傳遞與溝通銜接（一）文件分類與編號(hào)1.文件分類行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定等。業(yè)務(wù)文件：與公司具體業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、報(bào)告、方案等。外來(lái)文件：來(lái)自政府部門、合作伙伴等的各類文件。2.文件編號(hào)規(guī)則行政文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]XZ[年份][序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱]XZ2023001，表示2023年第1號(hào)行政文件。業(yè)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]YW[年份][業(yè)務(wù)板塊代碼][序號(hào)]，業(yè)務(wù)板塊代碼根據(jù)公司業(yè)務(wù)分類設(shè)定，如銷售業(yè)務(wù)為XS，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)為CW等。外來(lái)文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]WL[年份][文件來(lái)源標(biāo)識(shí)][序號(hào)]，文件來(lái)源標(biāo)識(shí)可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，如政府部門為ZF，合作伙伴為HH等。（二）文件傳遞流程1.內(nèi)部文件起草與審批各部門起草文件時(shí)，應(yīng)明確文件主題、目的、內(nèi)容、發(fā)送范圍等要素。文件起草完成后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批通過(guò)后提交至行政部門進(jìn)行編號(hào)和格式規(guī)范。2.文件分發(fā)行政部門根據(jù)文件的發(fā)送范圍，通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式進(jìn)行分發(fā)。對(duì)于重要文件，行政部門應(yīng)電話或當(dāng)面通知接收部門查收，并確認(rèn)接收情況。3.文件接收與反饋接收部門收到文件后，應(yīng)及時(shí)在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行簽收確認(rèn)。如對(duì)文件內(nèi)容有疑問(wèn)或異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與發(fā)文部門溝通反饋，發(fā)文部門應(yīng)及時(shí)給予解答和處理。（三）溝通機(jī)制1.定期溝通會(huì)議每周召開(kāi)一次行政工作溝通會(huì)，由行政部門負(fù)責(zé)人主持，各部門相關(guān)人員參加。會(huì)議主要內(nèi)容包括總結(jié)上周行政工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)解決工作中存在的問(wèn)題、部署本周行政工作計(jì)劃等。2.臨時(shí)溝通協(xié)調(diào)各部門在工作中遇到行政銜接方面的緊急問(wèn)題或突發(fā)情況時(shí)，可通過(guò)電話、即時(shí)通訊工具等方式與行政部門或相關(guān)部門進(jìn)行臨時(shí)溝通協(xié)調(diào)。對(duì)于涉及多個(gè)部門的復(fù)雜問(wèn)題，由行政部門牽頭組織相關(guān)部門召開(kāi)專題協(xié)調(diào)會(huì)，共同商討解決方案。三、會(huì)議組織與銜接（一）會(huì)議分類1.公司級(jí)會(huì)議：包括公司年度會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議等，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加。2.部門級(jí)會(huì)議：由各部門自行組織召開(kāi)，傳達(dá)部門工作安排、討論業(yè)務(wù)問(wèn)題等。3.專項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)公司特定業(yè)務(wù)或項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議，如項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)等。（二）會(huì)議籌備1.會(huì)議申請(qǐng)召開(kāi)會(huì)議的部門應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，注明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息。將申請(qǐng)表提交至行政部門進(jìn)行審核，行政部門根據(jù)會(huì)議的重要性、參會(huì)人員范圍等因素進(jìn)行審批。2.會(huì)議通知行政部門根據(jù)審批通過(guò)的會(huì)議申請(qǐng)表，及時(shí)起草會(huì)議通知，并通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議的具體時(shí)間、地點(diǎn)、議程、注意事項(xiàng)等內(nèi)容，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。3.會(huì)議資料準(zhǔn)備會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料，如匯報(bào)材料、文件、數(shù)據(jù)報(bào)表等。行政部門協(xié)助會(huì)議主辦部門進(jìn)行資料的整理、裝訂和分發(fā)工作，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)獲取相關(guān)資料。（三）會(huì)議組織與服務(wù)1.會(huì)議場(chǎng)地布置行政部門根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，提前安排會(huì)議場(chǎng)地，并進(jìn)行合理的布置。確保會(huì)議場(chǎng)地的音響設(shè)備、投影儀、燈光等設(shè)施正常運(yùn)行，桌椅擺放整齊，茶水、文具等用品準(zhǔn)備齊全。2.會(huì)議簽到與記錄在會(huì)議入口處設(shè)置簽到臺(tái)，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，記錄參會(huì)人員的姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。行政部門安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。3.會(huì)議服務(wù)保障在會(huì)議期間，行政部門要安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議的服務(wù)保障工作，如茶水供應(yīng)、設(shè)備維護(hù)等，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。對(duì)于重要會(huì)議，行政部門要安排安保人員維持會(huì)議秩序，保障參會(huì)人員的人身安全。（四）會(huì)議后續(xù)跟進(jìn)1.會(huì)議決議執(zhí)行會(huì)議結(jié)束后，行政部門負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期收集各部門的執(zhí)行進(jìn)展報(bào)告。將執(zhí)行進(jìn)展情況及時(shí)反饋給會(huì)議主持人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同解決。2.會(huì)議資料歸檔會(huì)議結(jié)束后，行政部門負(fù)責(zé)將會(huì)議通知、會(huì)議資料、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、辦公用品管理與銜接（一）辦公用品采購(gòu)1.需求提報(bào)各部門根據(jù)工作需要，定期填寫《辦公用品需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。將申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門對(duì)各部門的需求進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。2.采購(gòu)計(jì)劃制定行政部門根據(jù)各部門的需求匯總情況，結(jié)合辦公用品的庫(kù)存數(shù)量，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)的辦公用品種類、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施行政部門按照審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，要嚴(yán)格按照公司的采購(gòu)流程進(jìn)行操作，確保采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。（二）辦公用品發(fā)放1.入庫(kù)管理辦公用品采購(gòu)到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，核對(duì)辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，將辦公用品登記入賬，并按照類別和存放地點(diǎn)進(jìn)行妥善保管。2.發(fā)放流程各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。將申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核發(fā)放。對(duì)于限量發(fā)放的辦公用品，行政部門要嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，確保合理使用。（三）辦公用品盤點(diǎn)與清理1.定期盤點(diǎn)行政部門定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)要認(rèn)真核對(duì)辦公用品的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與賬目記錄是否一致，對(duì)于盤盈、盤虧的情況要查明原因，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。2.清理與報(bào)廢對(duì)于長(zhǎng)期閑置、損壞無(wú)法使用的辦公用品，行政部門要及時(shí)進(jìn)行清理和報(bào)廢處理。清理和報(bào)廢的辦公用品要填寫相關(guān)申請(qǐng)表格，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處置，處置過(guò)程要做好記錄。五、車輛調(diào)配與使用銜接（一）車輛管理規(guī)定1.車輛配置與登記公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求配置一定數(shù)量的公務(wù)車輛，并建立車輛檔案，詳細(xì)記錄車輛的型號(hào)、車牌號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、維修保養(yǎng)記錄等信息。行政部門負(fù)責(zé)車輛的日常管理工作，包括車輛調(diào)度、維修保養(yǎng)、保險(xiǎn)辦理等。2.駕駛員管理公司配備專職駕駛員，駕駛員應(yīng)具備相應(yīng)的駕駛證和從業(yè)資格證。行政部門要加強(qiáng)對(duì)駕駛員的管理和培訓(xùn)，定期組織安全學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識(shí)和服務(wù)水平。（二）車輛使用申請(qǐng)1.用車需求提報(bào)各部門因工作需要使用車輛時(shí)，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請(qǐng)表》，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息。將申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門根據(jù)車輛的使用情況進(jìn)行審核調(diào)配。2.審批流程行政部門收到車輛使用申請(qǐng)表后，根據(jù)申請(qǐng)的緊急程度和車輛availability情況進(jìn)行審批。對(duì)于一般用車申請(qǐng)，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于重要或緊急用車申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）車輛調(diào)度與使用1.車輛調(diào)度原則行政部門按照先急后緩、統(tǒng)籌安排的原則進(jìn)行車輛調(diào)度，確保公司業(yè)務(wù)用車需求得到滿足。在車輛調(diào)度過(guò)程中，要充分考慮車輛的行駛里程、油耗等因素，合理安排車輛使用，降低車輛使用成本。2.車輛使用規(guī)范駕駛員接到出車任務(wù)后，應(yīng)提前做好車輛檢查和準(zhǔn)備工作，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。在行車過(guò)程中，駕駛員要嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，文明駕駛，確保行車安全。用車結(jié)束后，駕駛員要及時(shí)將車輛返回公司，并做好車輛的清潔和保養(yǎng)工作。（四）車輛費(fèi)用管理1.加油管理公司統(tǒng)一辦理加油卡，駕駛員憑加油卡到指定加油站加油。行政部門定期對(duì)加油情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核對(duì)，確保加油費(fèi)用的合理性和真實(shí)性。2.維修保養(yǎng)管理車輛出現(xiàn)故障或需要維修保養(yǎng)時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門根據(jù)車輛維修保養(yǎng)的實(shí)際情況，選擇合格的維修廠家進(jìn)行維修，并對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行審核和結(jié)算。3.保險(xiǎn)管理行政部門負(fù)責(zé)辦理車輛的保險(xiǎn)手續(xù)，按時(shí)繳納保險(xiǎn)費(fèi)用。在車輛發(fā)生交通事故時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)報(bào)警，并通知行政部門，行政部門協(xié)助駕駛員處理事故理賠等相關(guān)事宜。六、檔案管理與銜接（一）檔案分類與歸檔范圍1.檔案分類行政檔案：包括公司行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料、客戶檔案等。人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職離職手續(xù)、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。財(cái)務(wù)檔案：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。2.歸檔范圍凡是公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。（二）檔案收集與整理1.檔案收集各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的整理和保管，并定期將整理好的檔案移交至行政部門。行政部門在接收各部門移交的檔案時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，辦理交接手續(xù)。2.檔案整理行政部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理和分類。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，便于檔案的查找和利用。（三）檔案保管與借閱1.檔案保管行政部門設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。2.檔案借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門根據(jù)檔案的保密級(jí)別和借閱申請(qǐng)情況進(jìn)行審批。借閱人員在借閱檔案時(shí)，要嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，借閱結(jié)束后要及時(shí)歸還檔案。（四）檔案銷毀1.檔案鑒定行政部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定需要銷毀的檔案清單。檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理委員會(huì)成員共同參與，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。2.銷毀