酒店存貨管理辦法一、總則（一）目的為加強酒店存貨管理，規(guī)范存貨采購、驗收、儲存、領(lǐng)用、盤點等環(huán)節(jié)的操作流程，確保存貨的安全與完整，提高存貨使用效率，降低酒店運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店內(nèi)各類存貨的管理，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、維修材料等。（三）基本原則1.準確性原則：存貨管理數(shù)據(jù)應準確無誤，確保賬實相符。2.及時性原則：各項存貨管理工作應及時進行，避免延誤導致的損失。3.安全性原則：保障存貨的質(zhì)量安全，防止變質(zhì)、損壞、丟失等情況發(fā)生。4.效益性原則：通過合理管理存貨，提高存貨周轉(zhuǎn)率，降低庫存成本，提升酒店經(jīng)濟效益。二、職責分工（一）采購部門1.負責根據(jù)酒店經(jīng)營需求，制定合理的存貨采購計劃。2.選擇合格的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。（二）驗收部門1.對采購到貨的存貨進行驗收，檢查數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。2.填寫驗收報告，對驗收結(jié)果負責。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與采購部門溝通處理。（三）倉儲部門1.負責存貨的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。2.建立存貨臺賬，記錄存貨的出入庫情況。3.定期對存貨進行盤點，確保賬實相符。4.保持倉庫環(huán)境整潔，做好存貨的防潮、防蟲、防火等工作。（四）使用部門1.根據(jù)實際需求，填寫存貨領(lǐng)用申請單。2.合理使用領(lǐng)用的存貨，避免浪費。3.協(xié)助倉儲部門進行存貨盤點工作。（五）財務(wù)部門1.負責審核存貨采購計劃、采購合同等相關(guān)文件。2.對存貨采購、驗收、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)進行賬務(wù)處理。3.定期對存貨進行財務(wù)分析，為管理層提供決策支持。三、存貨采購管理（一）采購計劃制定1.采購部門應定期收集各使用部門的存貨需求信息，結(jié)合酒店歷史銷售數(shù)據(jù)、庫存水平、市場變化等因素，制定季度、月度采購計劃。2.采購計劃應明確存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負責人審核后報酒店管理層批準。（二）供應商選擇與管理1.建立合格供應商名錄，采購部門應通過市場調(diào)研、供應商推薦、招標等方式，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供貨及時的供應商。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.定期對供應商進行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應商名錄，淘汰不合格供應商。（三）采購訂單下達1.根據(jù)批準的采購計劃，采購部門向供應商下達采購訂單。采購訂單應詳細注明所采購存貨的信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.在采購訂單執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要變更訂單內(nèi)容，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。（四）采購驗收1.存貨到貨前，倉儲部門應做好收貨準備工作，包括安排驗收場地、準備驗收工具等。2.到貨時，驗收人員應依據(jù)采購合同、發(fā)票等相關(guān)文件，對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行仔細驗收。3.對于驗收合格的存貨，驗收人員應在驗收報告上簽字確認，并及時辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的存貨，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。四、存貨儲存管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據(jù)存貨的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如食品庫、飲料庫、客房用品庫、辦公用品庫、維修材料庫等。2.對倉庫進行標識管理，明確各存儲區(qū)域的名稱、存貨類別等信息，便于存貨的存放和查找。（二）存貨入庫1.倉儲人員應根據(jù)驗收報告，對驗收合格的存貨進行入庫操作。入庫時，應按照存貨的類別、規(guī)格、批次等分別存放，并做好相應的標識。2.及時將存貨的入庫信息錄入存貨臺賬，確保賬實相符。存貨臺賬應記錄存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、存放位置等詳細信息。（三）存貨保管1.倉儲人員應定期對存貨進行檢查，查看存貨的存儲狀態(tài)是否良好，有無變質(zhì)、損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施處理，并報告上級領(lǐng)導。2.根據(jù)存貨的特性，采取相應的保管措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等。對于易受潮的食品、飲料等，應存放在干燥通風的地方；對于易燃易爆的維修材料，應設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應的防火防爆措施。3.保持倉庫環(huán)境整潔，通道暢通，嚴禁在倉庫內(nèi)堆放雜物。（四）存貨盤點1.倉儲部門應定期組織存貨盤點工作，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點前，倉儲人員應做好盤點準備工作，包括制定盤點計劃、準備盤點表格、清理存貨等。盤點時，應采用實地盤點的方法，對存貨的數(shù)量、質(zhì)量等進行逐一核對。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應填寫盤點報告，詳細記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應查明原因，編制盤盈盤虧報告，并按照規(guī)定的審批程序進行處理。五、存貨領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請1.使用部門根據(jù)實際需求，填寫存貨領(lǐng)用申請單。領(lǐng)用申請單應注明領(lǐng)用存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.領(lǐng)用申請單應提前提交給倉儲部門，以便倉儲人員做好發(fā)貨準備。（二）領(lǐng)用審批1.倉儲部門收到領(lǐng)用申請單后，應按照規(guī)定的審批流程進行審核。對于金額較大或重要的存貨領(lǐng)用，還需報酒店管理層批準。2.審批通過后，倉儲部門在領(lǐng)用申請單上簽字確認，并根據(jù)申請單上的信息進行發(fā)貨。（三）存貨發(fā)放1.倉儲人員按照審批后的領(lǐng)用申請單，準確發(fā)放存貨。發(fā)放時，應核對存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與申請單一致。2.發(fā)放完成后，倉儲人員應在存貨臺賬上記錄存貨的領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用時間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息，并及時更新庫存余額。（四）退庫管理1.使用部門因各種原因領(lǐng)用的存貨如有剩余，應及時辦理退庫手續(xù)。退庫時，應填寫退庫申請單，注明退庫存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、退庫原因等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.倉儲部門收到退庫申請單后，應對退庫存貨進行驗收。驗收合格后，辦理退庫入庫手續(xù)，并在存貨臺賬上記錄退庫情況。六、存貨核算與財務(wù)處理（一）存貨計價1.酒店存貨計價采用先進先出法、加權(quán)平均法等符合會計準則的方法進行核算。2.采購部門應及時將采購發(fā)票等相關(guān)憑證傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門按照規(guī)定的計價方法對存貨進行計價核算。（二）賬務(wù)處理1.財務(wù)部門根據(jù)采購發(fā)票、驗收報告、領(lǐng)用申請單等原始憑證，對存貨的采購、入庫、領(lǐng)用、盤盈盤虧等業(yè)務(wù)進行賬務(wù)處理。2.定期編制存貨報表，反映存貨的收發(fā)存情況，為管理層提供準確的財務(wù)信息。（三）財務(wù)分析1.財務(wù)部門應定期對存貨進行財務(wù)分析，計算存貨周轉(zhuǎn)率、存貨占用資金比例等指標，評估存貨管理的效益。2.根據(jù)財務(wù)分析結(jié)果，提出改進存貨管理的建議和措施，為管理層決策提供參考依據(jù)。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計1.酒店內(nèi)部審計部門應定期對存貨管理情況進行審計監(jiān)督，檢查存貨采購、驗收、儲存、領(lǐng)用、盤點等環(huán)節(jié)的操作是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）績效考核1.建立存貨管理績效考核制度，對采購部門、驗收部門、倉儲部門、使用部門等相關(guān)部門和人員的存貨管理工作進行考核評價。2.績效考核指標可包括存貨周轉(zhuǎn)率、庫存準