外事管理辦法技術(shù)篇一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司外事管理，規(guī)范外事活動(dòng)，保障外事工作的順利開(kāi)展，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門涉及的各類外事活動(dòng)，包括但不限于因公出國(guó)（境）訪問(wèn)、接待外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組、參加國(guó)際會(huì)議、開(kāi)展國(guó)際合作項(xiàng)目等。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，維護(hù)國(guó)家主權(quán)、安全和利益。2.服務(wù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，圍繞中心工作開(kāi)展外事活動(dòng)，注重實(shí)效。3.規(guī)范管理，簡(jiǎn)化程序，提高效率，確保外事活動(dòng)的有序進(jìn)行。4.尊重各國(guó)文化習(xí)俗，倡導(dǎo)文明交流，樹(shù)立公司良好形象。二、外事審批管理（一）審批權(quán)限1.因公出國(guó)（境）人員的審批按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，根據(jù)出訪任務(wù)的重要性、人員級(jí)別等因素確定審批層級(jí)。2.接待外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組，根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的規(guī)格、性質(zhì)等，由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.參加國(guó)際會(huì)議、開(kāi)展國(guó)際合作項(xiàng)目等外事活動(dòng)，需經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）審批流程1.外事活動(dòng)申請(qǐng)部門填寫(xiě)《外事活動(dòng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明活動(dòng)背景、目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息，并附相關(guān)材料。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照審批權(quán)限提交至公司外事管理部門。3.外事管理部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核活動(dòng)的必要性、合規(guī)性等，提出初審意見(jiàn)。4.初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，外事管理部門向申請(qǐng)部門反饋審批結(jié)果。（三）審批材料1.因公出國(guó)（境）人員需提供的材料包括：出國(guó)（境）任務(wù)批件、邀請(qǐng)函（電）、國(guó)外日程安排、護(hù)照申請(qǐng)表、身份證復(fù)印件等。2.接待外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組需提供的材料包括：來(lái)訪團(tuán)組基本情況、邀請(qǐng)函（電）、接待方案等。3.參加國(guó)際會(huì)議、開(kāi)展國(guó)際合作項(xiàng)目等外事活動(dòng)需提供的材料根據(jù)具體情況而定，一般包括會(huì)議通知、合作項(xiàng)目協(xié)議草案等。三、因公出國(guó)（境）管理（一）出國(guó)（境）任務(wù)管理1.各部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，合理安排因公出國(guó)（境）任務(wù)，避免不必要的出訪。2.出國(guó)（境）任務(wù)應(yīng)明確目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人員等，確保出訪任務(wù)與公司業(yè)務(wù)緊密相關(guān)，具有實(shí)質(zhì)性意義。3.嚴(yán)禁以任何名義變相公款出國(guó)（境）旅游，嚴(yán)禁通過(guò)中介機(jī)構(gòu)或個(gè)人組織、參與出國(guó)（境）活動(dòng)。（二）護(hù)照、簽證管理1.因公出國(guó)（境）人員的護(hù)照由公司外事管理部門統(tǒng)一辦理。2.辦理護(hù)照時(shí)，需提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息和相關(guān)材料。外事管理部門負(fù)責(zé)審核護(hù)照申請(qǐng)材料，并按照規(guī)定程序向有關(guān)部門申請(qǐng)辦理。3.護(hù)照辦理完成后，由外事管理部門統(tǒng)一保管，根據(jù)出訪任務(wù)發(fā)放給出國(guó)（境）人員。出國(guó)（境）人員應(yīng)妥善保管護(hù)照，不得遺失、轉(zhuǎn)借他人。4.出國(guó)（境）人員如需辦理簽證，應(yīng)提前向外事管理部門提交簽證申請(qǐng)材料，外事管理部門負(fù)責(zé)審核并協(xié)助辦理。（三）境外行程管理1.出國(guó)（境）人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的境外行程執(zhí)行，不得擅自更改行程或延長(zhǎng)在外停留時(shí)間。2.如需更改行程，應(yīng)提前向公司外事管理部門報(bào)告，說(shuō)明更改原因及具體內(nèi)容，經(jīng)批準(zhǔn)后方可更改。3.在境外期間，應(yīng)遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)和風(fēng)俗習(xí)慣，注意人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。如遇緊急情況，應(yīng)及時(shí)向中國(guó)駐外使（領(lǐng)）館和公司報(bào)告。四、外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組接待管理（一）接待原則1.熱情友好，禮貌周到，展示公司良好形象。2.嚴(yán)格按照接待方案安排接待活動(dòng)，確保接待工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.注重實(shí)效，圍繞業(yè)務(wù)交流、合作洽談等目的開(kāi)展接待活動(dòng)，提高接待質(zhì)量和效果。（二）接待流程1.收到外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組邀請(qǐng)函（電）后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司外事管理部門報(bào)告，并提交接待方案草案。2.外事管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)接待方案進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.根據(jù)批準(zhǔn)的接待方案，相關(guān)部門負(fù)責(zé)安排迎送、會(huì)見(jiàn)、宴請(qǐng)、參觀考察、業(yè)務(wù)洽談等活動(dòng)。4.接待活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)接待工作經(jīng)驗(yàn)，向外事管理部門提交接待工作總結(jié)報(bào)告。（三）接待費(fèi)用管理1.外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組接待費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，合理控制費(fèi)用支出。2.接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)在接待方案中明確列出，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.接待費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供合法有效的票據(jù)，并按照公司財(cái)務(wù)審批流程辦理報(bào)銷手續(xù)。五、國(guó)際會(huì)議管理（一）參會(huì)原則1.根據(jù)會(huì)議主題、內(nèi)容及公司業(yè)務(wù)需要，合理選派參會(huì)人員。2.參會(huì)人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，能夠代表公司在會(huì)議上發(fā)言、交流和洽談合作。3.嚴(yán)格控制參會(huì)人數(shù)，避免不必要的參會(huì)人員。（二）參會(huì)流程1.收到國(guó)際會(huì)議通知后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司外事管理部門報(bào)告，并提交參會(huì)申請(qǐng)材料。2.外事管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)參會(huì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)參會(huì)后，外事管理部門負(fù)責(zé)協(xié)助參會(huì)人員辦理會(huì)議注冊(cè)、簽證、機(jī)票預(yù)訂等手續(xù)。4.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議要求按時(shí)參會(huì)，認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議報(bào)告，積極參與討論和交流，及時(shí)向公司反饋會(huì)議情況。（三）會(huì)議成果管理1.參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議資料，形成會(huì)議紀(jì)要，并提交給公司外事管理部門。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、達(dá)成的共識(shí)、合作意向等，為公司決策提供參考依據(jù)。3.對(duì)于會(huì)議上達(dá)成的合作意向或協(xié)議，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定程序進(jìn)行后續(xù)跟進(jìn)和落實(shí)。六、國(guó)際合作項(xiàng)目管理（一）項(xiàng)目立項(xiàng)管理1.各部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，積極尋找國(guó)際合作項(xiàng)目機(jī)會(huì)。2.提出國(guó)際合作項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)提交項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、合作意向書(shū)、合作方背景資料等相關(guān)材料。3.公司外事管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）項(xiàng)目實(shí)施管理1.國(guó)際合作項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)后，成立項(xiàng)目組，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和各成員的職責(zé)分工。2.項(xiàng)目組應(yīng)按照項(xiàng)目合同或協(xié)議要求，制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)與合作方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利推進(jìn)。（三）項(xiàng)目驗(yàn)收管理1.國(guó)際合作項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)整理項(xiàng)目資料，向公司外事管理部門提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)。2.外事管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成驗(yàn)收小組，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收內(nèi)容包括項(xiàng)目目標(biāo)完成情況、項(xiàng)目成果質(zhì)量、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況等。4.驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目組應(yīng)提交項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后開(kāi)展類似項(xiàng)目提供參考。七、外事活動(dòng)信息管理（一）信息收集1.外事管理部門應(yīng)建立外事活動(dòng)信息收集制度，及時(shí)收集各類外事活動(dòng)信息。2.信息收集內(nèi)容包括外事活動(dòng)基本情況、參與人員、活動(dòng)成果、存在問(wèn)題等。3.各部門應(yīng)積極配合外事管理部門做好信息收集工作，及時(shí)向外事管理部門報(bào)送外事活動(dòng)相關(guān)信息。（二）信息整理與分析1.外事管理部門對(duì)外事活動(dòng)信息進(jìn)行整理和分類，建立外事活動(dòng)信息檔案。2.定期對(duì)外事活動(dòng)信息進(jìn)行分析，總結(jié)外事工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為公司外事決策提供參考依據(jù)。3.加強(qiáng)外事活動(dòng)信息的共享與交流，促進(jìn)公司各部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)同。（三）信息報(bào)送與發(fā)布1.外事管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定，定期向外事主管部門報(bào)送外事活動(dòng)信息。2.對(duì)于重要外事活動(dòng)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行發(fā)布，擴(kuò)大公司外事工作影響力。3.外事活動(dòng)信息發(fā)布應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息發(fā)布管理規(guī)定，確保信息的準(zhǔn)確性和安全性。八、外事紀(jì)律與保密管理（一）外事紀(jì)律1.出國(guó)（境）人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家外事紀(jì)律，自覺(jué)維護(hù)國(guó)家尊嚴(yán)和利益。2.嚴(yán)禁在境外發(fā)表與國(guó)家立場(chǎng)相悖的言論，嚴(yán)禁參與任何形式的有損國(guó)家利益的活動(dòng)。3.遵守外事活動(dòng)禮儀規(guī)范，尊重各國(guó)文化習(xí)俗，展現(xiàn)公司良好形象。（二）保密管理1.外事活動(dòng)涉及國(guó)家秘密、公司商業(yè)秘密等敏感信息的，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密