合同審查及管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同審查流程，有效防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門對外簽訂、履行的各類合同、協(xié)議等法律文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.審慎審查原則對合同條款進行全面、細致的審查，充分評估合同風險，提出合理的審查意見。3.風險防控原則以防范合同風險為核心，從合同簽訂前的審查到履行過程中的監(jiān)督，全程把控風險。4.統(tǒng)一管理原則合同管理實行統(tǒng)一領導、分級負責，確保合同管理工作的規(guī)范化、標準化。二、合同審查職責分工（一）業(yè)務部門1.負責合同項目的前期調(diào)研、談判，收集與合同相關的資料。2.起草合同初稿，并對合同內(nèi)容的真實性、完整性、可行性負責。3.配合合同審查部門對合同進行審查，根據(jù)審查意見修改合同條款。4.負責合同的履行，及時解決履行過程中出現(xiàn)的問題，并向合同管理部門反饋履行情況。（二）法務部門1.對合同進行法律審查，重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、有效性，防范法律風險。2.參與重大合同的談判，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。（三）財務部門1.審查合同中的財務條款，包括付款方式、結算期限、發(fā)票開具等，確保財務風險可控。2.對合同的經(jīng)濟效益進行評估，提供財務方面的決策依據(jù)。（四）審計部門1.對重大合同進行審計監(jiān)督，審查合同的簽訂、履行是否符合公司內(nèi)部規(guī)定和程序。2.對合同執(zhí)行情況進行審計檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（五）合同管理部門1.負責合同的統(tǒng)一歸口管理，制定合同管理制度和流程。2.組織協(xié)調(diào)合同審查工作，跟蹤審查意見的落實情況。3.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行記錄和統(tǒng)計分析。4.參與合同糾紛的處理，協(xié)助相關部門做好證據(jù)收集、資料整理等工作。三、合同審查流程（一）送審業(yè)務部門起草合同初稿后，應填寫《合同送審表》，詳細說明合同項目的基本情況、簽訂背景、主要條款等，并附上相關資料，一并提交至合同管理部門。合同管理部門對送審材料進行初審，符合要求的，按照合同類別分送法務、財務、審計等部門進行審查。（二）審查1.法務部門審查法務部門收到送審合同后，應在[X]個工作日內(nèi)完成法律審查，并出具《法律審查意見書》。審查內(nèi)容包括：合同主體是否合法、合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定、合同權利義務是否明確對等、合同違約責任是否合理等。2.財務部門審查財務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成財務審查，并出具《財務審查意見書》。審查內(nèi)容包括：付款方式是否合理、結算期限是否符合公司規(guī)定、發(fā)票開具要求是否明確等。3.審計部門審查審計部門根據(jù)需要對重大合同進行審計審查，審查時間根據(jù)具體情況確定，并出具《審計審查意見書》。審查內(nèi)容包括：合同簽訂程序是否合規(guī)、合同執(zhí)行情況是否良好等。（三）反饋各審查部門應將審查意見及時反饋給合同管理部門，合同管理部門匯總后反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門應根據(jù)審查意見對合同進行修改完善，并將修改后的合同再次提交送審，直至審查通過。（四）會簽經(jīng)審查通過的合同，由合同管理部門組織相關部門進行會簽。會簽部門應在《合同會簽表》上簽署意見，明確是否同意簽訂合同。會簽通過后，合同方可正式簽訂。（五）簽訂合同由法定代表人或其授權代表簽署。簽署前，業(yè)務部門應確保合同文本與審查通過的內(nèi)容一致。合同簽訂后，業(yè)務部門應將合同原件交合同管理部門存檔，并及時將合同副本分發(fā)給相關部門。四、合同履行管理（一）履行跟蹤業(yè)務部門負責合同的具體履行，應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行情況，包括合同執(zhí)行進度、款項收付、質量驗收等。合同履行過程中出現(xiàn)問題或需要變更合同的，業(yè)務部門應及時與對方協(xié)商解決，并按照合同變更程序辦理相關手續(xù)。（二）款項收付財務部門應按照合同約定及時辦理款項收付手續(xù)。付款前，業(yè)務部門應填寫《付款申請單》，附上合同副本、發(fā)票等相關資料，經(jīng)審批后交財務部門付款。收款時，財務部門應及時核對款項金額、來源等信息，確保款項及時足額到賬。（三）質量驗收對于涉及貨物采購、工程建設等需要進行質量驗收的合同，業(yè)務部門應按照合同約定組織驗收。驗收合格后，業(yè)務部門應填寫《驗收報告》，作為付款和結算的依據(jù)。如驗收不合格，業(yè)務部門應及時與對方協(xié)商解決，要求對方采取整改措施或承擔違約責任。五、合同變更與解除（一）變更合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，業(yè)務部門應及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應按照合同審查流程進行審查和會簽。（二）解除合同在履行過程中出現(xiàn)法定或約定的解除情形時，業(yè)務部門應及時通知對方，并辦理合同解除手續(xù)。合同解除后，雙方應按照合同約定清理債權債務，妥善處理善后事宜。合同解除協(xié)議應按照合同審查流程進行審查和會簽。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防業(yè)務部門在合同履行過程中應加強與對方的溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)潛在糾紛隱患及時提醒業(yè)務部門采取措施防范。（二）糾紛處理合同發(fā)生糾紛時，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)，與對方協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應及時報告公司領導，并按照合同約定或相關法律法規(guī)的規(guī)定，通過仲裁、訴訟等方式解決糾紛。法務部門應參與合同糾紛的處理，提供法律支持和服務。七、合同檔案管理（一）歸檔范圍公司簽訂的各類合同、協(xié)議、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等法律文件，以及與合同相關的往來信函、電報、傳真、會議紀要、驗收報告、付款憑證等資料，均應作為合同檔案進行歸檔管理。（二）歸檔要求合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，編號裝訂成冊。每份合同檔案應包括合同文本、送審表、審查意見書、會簽表、履行臺賬、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關資料。合同檔案應妥善保管，確保檔案的完整性、真實性和保密性。（三）查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》或《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)審批后到合同管理部門查閱或借閱。查閱或借閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自復印、涂改、損毀合同檔案。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查合同管理部門應定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門整改。審計部門應定期對合同管理情況進行審計監(jiān)督，對違反合同管理規(guī)定的行為進行嚴肅處理。（二）考核評價公司將合同管理工作納入各部門績效考核體系，對合同管理工作成績突出的部門和個人進行表