文化場館資料管理辦法一、總則（一）目的為加強文化場館資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本文化場館內(nèi)各類資料的管理，包括但不限于文物檔案、展覽資料、活動記錄、觀眾信息等。（三）基本原則1.真實性原則：資料應(yīng)如實反映文化場館的工作實際和歷史面貌。2.完整性原則：涵蓋文化場館運營管理的各個方面，確保資料無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障資料的安全，防止丟失、損壞和泄露。5.便捷性原則：便于資料的查詢、檢索和使用，提高工作效率。二、資料分類與編號（一）分類1.文物資料：包括文物的征集、鑒定、登記、保管、修復(fù)等相關(guān)文件和記錄。2.展覽資料：展覽策劃方案、展品清單、布展設(shè)計圖、展覽宣傳資料等。3.活動資料：各類文化活動的策劃書、活動通知、節(jié)目單、照片、視頻等。4.觀眾資料：觀眾登記信息、調(diào)查問卷、觀眾反饋等。5.行政管理資料：場館的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)報表等。6.設(shè)施設(shè)備資料：場館建筑圖紙、設(shè)施設(shè)備采購合同、維護(hù)記錄等。（二）編號為便于資料的管理和查詢，對各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.一級編號：根據(jù)資料類別設(shè)定，如“W”代表文物資料，“Z”代表展覽資料等。2.二級編號：按照年份進(jìn)行編號，如“2023”表示2023年產(chǎn)生的資料。3.三級編號：根據(jù)資料的順序號進(jìn)行編號，從001開始遞增。例如，一份2023年的文物征集文件編號為：W2023001。三、資料收集與整理（一）收集渠道1.各部門定期報送：文化場館內(nèi)各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門產(chǎn)生的資料報送至資料管理部門。2.活動現(xiàn)場收集：在各類文化活動現(xiàn)場，安排專人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，如照片、視頻、觀眾反饋等。3.外部征集：通過與其他文化機(jī)構(gòu)、專家學(xué)者等合作，征集與文化場館相關(guān)的資料。4.網(wǎng)絡(luò)收集：關(guān)注文化領(lǐng)域的網(wǎng)站、論壇、社交媒體等，收集與本文化場館有關(guān)的信息和資料。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在資料產(chǎn)生后的規(guī)定時間內(nèi)報送，確保資料的時效性。2.完整準(zhǔn)確：收集的資料應(yīng)內(nèi)容完整、信息準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。3.注明來源：對收集的資料，應(yīng)注明來源渠道，以便追溯和核實。（三）整理1.分類整理：資料管理部門收到資料后，按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.編號標(biāo)注：對整理好的資料，按照編號規(guī)則進(jìn)行編號標(biāo)注，并建立資料目錄。3.裝訂歸檔：將紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂，電子資料進(jìn)行分類存儲，確保資料的整齊有序。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案管理要求進(jìn)行存放，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子資料：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置。（二）保管期限1.永久保存：涉及文化場館重要歷史事件、珍貴文物等資料，應(yīng)永久保存。2.長期保存：一般的文物資料、展覽資料、活動資料等，保存期限為[X]年。3.短期保存：觀眾資料、一般性行政管理資料等，保存期限為[X]年。（三）保管措施1.建立保管制度：明確資料保管人員的職責(zé)，制定資料出入庫登記、盤點等制度。2.定期檢查：定期對資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保資料的安全。3.環(huán)境維護(hù)：保持檔案庫房的溫濕度適宜，做好防蟲、防霉等工作。五、資料借閱與使用（一）借閱范圍1.內(nèi)部人員：文化場館內(nèi)因工作需要的員工，可以借閱相關(guān)資料。2.外部單位：因研究、合作等需要，經(jīng)文化場館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外部單位可以借閱部分資料。（二）借閱流程1.填寫申請表：借閱人需填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報資料管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.借閱登記：資料管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理資料借閱登記手續(xù)，向借閱人發(fā)放資料，并要求借閱人簽字確認(rèn)。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，資料管理部門對歸還的資料進(jìn)行檢查，如無損壞、丟失等情況，辦理歸還手續(xù)。（三）使用要求1.僅限借閱目的使用：借閱人應(yīng)按照申請的借閱目的使用資料，不得擅自轉(zhuǎn)借或用于其他用途。2.保護(hù)資料安全：借閱人在使用資料過程中，應(yīng)妥善保管，不得損壞、涂改、丟失資料。3.禁止復(fù)制：未經(jīng)資料管理部門同意，借閱人不得擅自復(fù)制資料。如需復(fù)制，應(yīng)另行辦理申請手續(xù)。六、資料保密與安全（一）保密制度1.明確保密范圍：確定涉及文化場館機(jī)密的資料范圍，如文物的詳細(xì)信息、未公開的展覽策劃方案等。2.簽訂保密協(xié)議：與接觸機(jī)密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制訪問權(quán)限：對機(jī)密資料設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用。（二）安全措施1.防火防盜：檔案庫房配備消防設(shè)備，安裝防盜報警裝置，確保資料安全。2.數(shù)據(jù)安全：對電子資料采取加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露。3.應(yīng)急處理：制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時能夠及時采取措施保護(hù)資料安全。七、資料鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期鑒定：資料管理部門定期對保管的資料進(jìn)行鑒定，確定資料的保管價值和是否需要銷毀。2.成立鑒定小組：由文化場館負(fù)責(zé)人、資料管理部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成鑒定小組，對資料進(jìn)行鑒定。3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)資料的歷史價值、現(xiàn)實意義、完整性等因素，制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定資料的存毀。（二）銷毀1.編制銷毀清單：對鑒定后需要銷毀的資料，編制《資料銷毀清單》，注明資料名稱、編號、數(shù)量等。2.審批：銷毀清單經(jīng)文化場館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施。3.銷毀方式：紙質(zhì)資料采用粉碎、焚燒等方式銷毀，電子資料采用數(shù)據(jù)擦除等方式銷毀，并做好銷毀記錄。八、資料管理信息化（一）建立管理系統(tǒng)1.功能需求：開發(fā)或選用適合文化場館資料管理的信息化系統(tǒng)，具備資料錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。2.數(shù)據(jù)錄入：將現(xiàn)有資料逐步錄入管理系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.系統(tǒng)維護(hù)：安排專人負(fù)責(zé)管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。（二）數(shù)據(jù)共享1.內(nèi)部共享：實現(xiàn)文化場館內(nèi)各部門之間的資料數(shù)據(jù)共享，提高工作協(xié)同效率。2.外部共享：在符合法律法規(guī)和保密要求的前提下，與相關(guān)文化機(jī)構(gòu)、研究單位等進(jìn)行資料數(shù)據(jù)共享，促進(jìn)文化交流與合作。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：資料管理部門定期對資料管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.外部監(jiān)督：接受文化主管部門、審計部門等的監(jiān)督檢查，對提出的問題認(rèn)真落實整改。（二）考核辦法1.制定考核指標(biāo)：建立資料管理工作考核指標(biāo)體系，包括資料收集的及時性、整理的規(guī)范性、存儲的安