政法系統(tǒng)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強政法系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在政法工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合政法系統(tǒng)實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于政法系統(tǒng)各級機關(guān)、單位及所屬機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政法系統(tǒng)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映政法工作的歷史和現(xiàn)狀，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置政法系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或配備專職檔案管理人員，負責本單位的檔案管理工作。檔案管理機構(gòu)應(yīng)保持相對穩(wěn)定，人員配備應(yīng)適應(yīng)工作需要。（二）檔案管理機構(gòu)職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.對所屬機構(gòu)的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變等。4.負責檔案的檢索和利用工作，及時準確地為利用者提供檔案信息。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。6.參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件、會議文件、重要活動文件等。2.業(yè)務(wù)檔案如刑事偵查檔案、檢察訴訟檔案、審判檔案、司法行政檔案等，涵蓋各類案件的立案、偵查、起訴、審判、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)的文件材料。3.人事檔案干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、培訓(xùn)等方面的材料。4.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)文件。5.聲像檔案照片、錄音、錄像等反映政法工作活動的聲像資料。6.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。3.對重要的、具有保存價值的檔案材料，應(yīng)及時收集歸檔，不得拖延或積壓。4.對于零散的檔案材料，應(yīng)進行系統(tǒng)整理后再行歸檔。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）檔案整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，采用“年度保管期限機構(gòu)（問題）”的分類方法，編制檔號，進行裝訂、編目等整理工作。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)特點和檔案形成規(guī)律，按照案件類別、階段等進行分類整理，建立案件檔案卷，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進行分類整理，建立檔案袋，編制檔案目錄。4.財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法，進行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時間等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，編制聲像檔案目錄。6.電子檔案按照電子文件管理的要求，進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）檔案保管場所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域相對獨立，并有必要的安全防護設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。（二）檔案保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、除濕機、空調(diào)、滅火器等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（三）檔案保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。4.做好檔案的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化及時采取相應(yīng)的措施，保持檔案庫房溫濕度適宜。5.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機構(gòu)負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成，負責對檔案進行鑒定工作。（二）檔案鑒定標準根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和政法系統(tǒng)檔案管理實際，制定檔案鑒定標準，從檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等方面進行綜合評估，確定檔案的存毀。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理機構(gòu)定期對保管期滿的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)單位負責人批準后進行銷毀。4.對仍有保存價值的檔案，重新確定保管期限，繼續(xù)保管。（四）檔案銷毀檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀過程應(yīng)進行記錄，留存相關(guān)資料。六、檔案的利用（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要可查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理機構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理機構(gòu)安排專人陪同查閱。如需借閱檔案，應(yīng)經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間等。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理機構(gòu)指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定場所。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案一般不得摘抄、復(fù)制，確因工作需要摘抄、復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責人批準。3.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)責任。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標建立完善的政法系統(tǒng)檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對各類檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合政法系統(tǒng)檔案管理的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享，同時確保網(wǎng)絡(luò)安全。4.安全保障體系建設(shè)建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強對電子檔案數(shù)據(jù)的維護和管理，及時更新數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性和時效性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體政法系統(tǒng)檔案管理工作接受上級檔案管理部門和本單位內(nèi)部的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案利用服務(wù)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查上級檔案管理部門和本單位定期對檔案管理