施工資料檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司施工資料檔案管理，確保施工資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、有效和及時(shí)歸檔，提高公司施工管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承接的各類工程項(xiàng)目施工資料檔案的管理，包括但不限于工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：施工資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類資料，確保資料齊全。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、文字表述等符合規(guī)范。4.及時(shí)性原則：隨工程進(jìn)度同步整理、收集、歸檔，不得積壓。5.規(guī)范性原則：資料的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二、管理職責(zé)（一）公司總部1.工程管理部門負(fù)責(zé)制定施工資料檔案管理的總體要求和標(biāo)準(zhǔn)。對各項(xiàng)目施工資料檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。組織施工資料檔案管理相關(guān)培訓(xùn)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收、保管各項(xiàng)目移交的施工資料檔案。對施工資料檔案進(jìn)行分類、編號、存儲等管理工作。建立施工資料檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢利用。（二）項(xiàng)目經(jīng)理部1.項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目施工資料檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項(xiàng)目施工資料檔案管理工作。確保項(xiàng)目施工資料檔案管理所需的資源配置。2.項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)指導(dǎo)項(xiàng)目施工資料的形成、整理和審核工作。對項(xiàng)目施工資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.資料員具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目施工資料的收集、整理、編制、組卷和歸檔工作。按照規(guī)定的時(shí)間和要求向公司總部移交施工資料檔案。三、施工資料的分類與編號（一）分類施工資料分為工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件三大類，每大類再細(xì)分為若干小類，具體如下：1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)文件可行性研究報(bào)告環(huán)境影響評價(jià)文件建設(shè)用地規(guī)劃許可證建設(shè)工程規(guī)劃許可證施工許可證等2.施工過程文件施工管理文件施工技術(shù)文件施工物資資料施工測量記錄施工記錄隱蔽工程驗(yàn)收記錄施工試驗(yàn)記錄施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄等3.竣工驗(yàn)收文件單位（子單位）工程竣工驗(yàn)收報(bào)告工程竣工驗(yàn)收備案表工程質(zhì)量保修書竣工圖等（二）編號施工資料編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號規(guī)則如下：1.工程前期文件：采用“項(xiàng)目名稱前期文件類別年份順序號”的格式。2.施工過程文件：采用“項(xiàng)目名稱施工階段文件類別年份順序號”的格式。3.竣工驗(yàn)收文件：采用“項(xiàng)目名稱竣工驗(yàn)收文件類別年份順序號”的格式。例如：XX項(xiàng)目施工管理文件20XX001，表示XX項(xiàng)目20XX年的第1份施工管理文件。四、施工資料的形成與收集（一）形成要求1.施工資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成，由各崗位人員按照職責(zé)分工及時(shí)完成。2.資料內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、圖樣清楚、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。3.采用計(jì)算機(jī)輔助管理施工資料時(shí)，應(yīng)確保電子資料與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行存儲和備份。（二）收集范圍1.工程前期文件由項(xiàng)目前期工作部門負(fù)責(zé)收集，向資料員移交。2.施工過程文件由各施工班組、部門在工作完成后及時(shí)收集整理，交資料員匯總。3.竣工驗(yàn)收文件由項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作小組負(fù)責(zé)收集，在竣工驗(yàn)收合格后交資料員歸檔。（三）收集時(shí)間1.工程前期文件應(yīng)在文件形成后15個工作日內(nèi)收集齊全并移交資料員。2.施工過程文件應(yīng)按施工進(jìn)度及時(shí)收集，每月底前完成當(dāng)月資料的整理和移交。3.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在竣工驗(yàn)收后30個工作日內(nèi)收集歸檔。五、施工資料的整理與編制（一）整理原則1.遵循施工資料的自然形成規(guī)律，保持資料的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。（二）整理要求1.資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類資料應(yīng)集中存放。2.每份資料應(yīng)標(biāo)明名稱、日期、編號、責(zé)任人等信息。3.資料應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。（三）編制要求1.施工管理文件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容要求編制，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.施工技術(shù)文件應(yīng)包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等，應(yīng)具有針對性和可操作性。3.施工物資資料應(yīng)包括物資的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等，確保物資質(zhì)量符合要求。4.施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字齊全。5.施工試驗(yàn)記錄應(yīng)按照規(guī)范要求進(jìn)行試驗(yàn)，記錄數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。6.施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄應(yīng)按照驗(yàn)收規(guī)范進(jìn)行填寫，驗(yàn)收結(jié)論明確。六、施工資料的組卷與歸檔（一）組卷原則1.遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）組卷要求1.工程前期文件按照文件類別分別組卷。2.施工過程文件按照施工階段、文件類別分別組卷，每個階段的文件再按照時(shí)間順序排列。3.竣工驗(yàn)收文件按照文件類別分別組卷。4.卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，頁號編寫準(zhǔn)確。5.卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫規(guī)范，包括序號、文件題名、日期、頁號等信息。6.備考表應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等信息。（三）歸檔要求1.項(xiàng)目資料員應(yīng)在工程竣工后60個工作日內(nèi)完成施工資料的組卷，并向公司總部檔案管理部門移交。2.移交的施工資料檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的施工資料檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的資料應(yīng)退回項(xiàng)目資料員重新整理。七、施工資料的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保施工資料檔案的安全存儲。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.施工資料檔案應(yīng)分類存放，建立檔案臺賬，便于查找和管理。4.定期對施工資料檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）利用要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱施工資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。3.如需復(fù)印施工資料檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.外單位人員查閱施工資料檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱范圍和手續(xù)應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。八、施工資料檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立施工資料檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)施工資料的電子化存儲、檢索和利用。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、審核、存儲、備份、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。（二）電子檔案的管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，按照紙質(zhì)檔案的分類和編號規(guī)則進(jìn)行存儲。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.對電子檔案系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司總部工程管理部門和檔案管理部門應(yīng)定期對各項(xiàng)目施工資料檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的形成、收集、整理、組卷、歸檔等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求項(xiàng)目限期整改。（二）考核評價(jià)1.公司應(yīng)建立施工資料檔案管理考核評價(jià)制度，對各項(xiàng)目施工資料檔案管理工作