活動采購風(fēng)險管理辦法一、總則（一）目的為加強公司活動采購管理，有效防范和控制活動采購過程中的風(fēng)險，確保活動順利進(jìn)行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織的各類活動采購項目，包括但不限于活動場地租賃、設(shè)備器材采購、餐飲服務(wù)采購、禮品采購、演藝服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：活動采購應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法有效。2.風(fēng)險可控原則：識別、評估和應(yīng)對采購過程中的風(fēng)險，采取有效措施降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.效益優(yōu)先原則：在保證活動質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有參與方機會均等，防止不正當(dāng)競爭。二、風(fēng)險識別與評估（一）風(fēng)險識別1.供應(yīng)商風(fēng)險供應(yīng)商資質(zhì)不足，無法提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)。供應(yīng)商信譽不佳，存在違約、欺詐等行為。供應(yīng)商供應(yīng)能力受限，無法按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)貨物或服務(wù)。2.采購合同風(fēng)險合同條款不明確、不合理，導(dǎo)致雙方權(quán)利義務(wù)不清。合同簽訂流程不規(guī)范，存在合同無效或可撤銷的風(fēng)險。合同履行過程中，一方違約，給另一方造成損失。3.價格風(fēng)險市場價格波動較大，導(dǎo)致采購成本增加。采購預(yù)算不準(zhǔn)確，導(dǎo)致超預(yù)算采購。供應(yīng)商惡意抬高價格，損害公司利益。4.質(zhì)量風(fēng)險采購的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，影響活動效果。質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致驗收困難。供應(yīng)商提供虛假質(zhì)量證明文件，以次充好。5.交付風(fēng)險供應(yīng)商未能按時交付貨物或服務(wù)，影響活動進(jìn)度。交付過程中出現(xiàn)貨物損壞、丟失等情況。運輸方式不當(dāng)，導(dǎo)致貨物延誤或損壞。6.法律合規(guī)風(fēng)險采購活動違反法律法規(guī)，引發(fā)法律糾紛。對法律法規(guī)政策變化不敏感，導(dǎo)致采購活動不符合新規(guī)定。（二）風(fēng)險評估1.可能性評估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)經(jīng)驗和相關(guān)信息，對風(fēng)險發(fā)生的可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個等級。2.影響程度評估：評估風(fēng)險發(fā)生后對活動進(jìn)度、質(zhì)量、成本、公司聲譽等方面的影響程度，分為重大、較大、一般、輕微四個等級。3.風(fēng)險矩陣?yán)L制：將風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行交叉分析，繪制風(fēng)險矩陣，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險等級分為高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險，其中高風(fēng)險需重點關(guān)注和優(yōu)先應(yīng)對。三、風(fēng)險應(yīng)對措施（一）供應(yīng)商風(fēng)險管理1.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、供應(yīng)能力等進(jìn)行嚴(yán)格審核。通過招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。2.供應(yīng)商管理定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整合作關(guān)系。建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本情況、合作歷史、評估結(jié)果等信息。加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（二）采購合同風(fēng)險管理1.合同簽訂合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確雙方權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保合同合法有效。嚴(yán)格按照合同簽訂流程，由授權(quán)人員簽訂合同。2.合同履行建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同履行情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約，應(yīng)及時采取措施追究其違約責(zé)任，要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時可簽訂補充協(xié)議或變更合同。3.合同變更與解除如因活動需求變更或其他原因需要變更合同，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行變更，并簽訂書面協(xié)議。如因供應(yīng)商違約或其他原因需要解除合同，應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定的程序進(jìn)行解除，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）價格風(fēng)險管理1.價格調(diào)研定期收集市場價格信息，了解價格動態(tài)，為采購決策提供參考。對采購項目進(jìn)行成本分析，合理確定采購預(yù)算。2.價格談判在采購過程中，與供應(yīng)商進(jìn)行充分的價格談判，爭取合理的價格。采用多種采購方式，如集中采購、聯(lián)合采購等，降低采購成本。3.價格調(diào)整如因市場價格波動較大或其他原因需要調(diào)整采購價格，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行調(diào)整，并簽訂書面協(xié)議。（四）質(zhì)量風(fēng)險管理1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定根據(jù)活動需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式，確保供應(yīng)商提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)。2.質(zhì)量檢驗建立質(zhì)量檢驗制度，對采購的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格檢驗。檢驗方式可采用抽檢、全檢等方式，確保產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決。3.質(zhì)量驗收按照合同約定的驗收方式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，驗收合格后方可支付款項。如驗收不合格，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新提供產(chǎn)品或服務(wù)，直至驗收合格。（五）交付風(fēng)險管理1.交付計劃制定根據(jù)活動進(jìn)度安排，制定詳細(xì)的交付計劃，明確交付時間、地點、方式等要求。將交付計劃及時通知供應(yīng)商，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付貨物或服務(wù)。2.交付跟蹤建立交付跟蹤機制，及時掌握貨物或服務(wù)的交付情況。如發(fā)現(xiàn)交付延誤或出現(xiàn)其他問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決。3.交付驗收貨物或服務(wù)交付后，應(yīng)按照合同約定的驗收方式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。如驗收合格，應(yīng)及時辦理交付手續(xù)；如驗收不合格，應(yīng)按照合同約定處理。（六）法律合規(guī)風(fēng)險管理1.法律法規(guī)培訓(xùn)定期組織采購人員參加法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識和合規(guī)能力。及時向采購人員傳達(dá)國家法律法規(guī)和政策變化，確保采購活動符合新規(guī)定。2.法律審核采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保合同合法有效。對重大采購項目或復(fù)雜法律問題，可聘請專業(yè)律師進(jìn)行咨詢和審核。3.合規(guī)監(jiān)督建立合規(guī)監(jiān)督機制，對采購活動進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。如發(fā)現(xiàn)采購活動存在違法違規(guī)行為，應(yīng)及時采取措施糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、風(fēng)險管理流程（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門在采購活動開始前，組織相關(guān)人員對采購項目進(jìn)行風(fēng)險識別，填寫《活動采購風(fēng)險識別表》。2.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估，填寫《活動采購風(fēng)險評估表》。3.采購部門將風(fēng)險識別與評估結(jié)果匯總，繪制《活動采購風(fēng)險矩陣圖》，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施制定1.針對不同等級的風(fēng)險，采購部門組織相關(guān)人員制定風(fēng)險應(yīng)對措施，填寫《活動采購風(fēng)險應(yīng)對措施表》。2.風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、實施時間和具體措施等內(nèi)容。3.采購部門將風(fēng)險應(yīng)對措施報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.采購部門建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的實施情況進(jìn)行檢查和評估。2.如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險應(yīng)對措施未能有效實施或風(fēng)險狀況發(fā)生變化，應(yīng)及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。3.采購部門根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控情況，及時發(fā)布風(fēng)險預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門和人員關(guān)注風(fēng)險。（四）風(fēng)險處置與總結(jié)1.如風(fēng)險發(fā)生，采購部門應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，降低風(fēng)險損失。2.風(fēng)險處置結(jié)束后，采購部門應(yīng)對風(fēng)險事件進(jìn)行總結(jié)分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，完善風(fēng)險管理體系。五、風(fēng)險管理責(zé)任（一）采購部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)組織活動采購項目的風(fēng)險識別、評估和應(yīng)對措施制定。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，簽訂采購合同，跟蹤合同履行情況。3.負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。4.負(fù)責(zé)采購活動的法律審核和合規(guī)監(jiān)督。（二）其他部門責(zé)任1.參與活動采購項目的風(fēng)險識別和評估，提供相關(guān)信息和建議。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、合同簽訂、質(zhì)量檢驗、