旅游景區(qū)文檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)旅游景區(qū)文檔管理，確保景區(qū)各類文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高景區(qū)管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本景區(qū)實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本旅游景區(qū)內(nèi)各部門、各崗位在工作中形成的各類文件資料的管理，包括但不限于景區(qū)規(guī)劃、運(yùn)營管理、市場營銷、安全保障、游客服務(wù)等方面的文檔。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：景區(qū)文檔管理工作由專門的文檔管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保文檔的完整性和一致性。2.真實(shí)性與準(zhǔn)確性原則：文檔內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映景區(qū)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛假和錯(cuò)誤信息。3.及時(shí)歸檔原則：各類文件資料應(yīng)在形成或辦理完畢后及時(shí)歸檔，避免積壓和丟失。4.保密性原則：對涉及景區(qū)商業(yè)秘密、敏感信息等重要文檔，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、文檔分類與編號（一）分類1.規(guī)劃類文檔：包括景區(qū)總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等。2.運(yùn)營管理文檔：涵蓋景區(qū)日常運(yùn)營計(jì)劃、管理制度、工作流程、運(yùn)營數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等。3.市場營銷文檔：如景區(qū)宣傳推廣方案、營銷活動(dòng)策劃、市場調(diào)研報(bào)告、客戶信息等。4.安全保障文檔：包含安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案等。5.游客服務(wù)文檔：涉及游客投訴處理記錄、游客滿意度調(diào)查、導(dǎo)游講解資料、景區(qū)導(dǎo)覽圖等。6.行政人事文檔：如景區(qū)組織架構(gòu)、人員招聘與培訓(xùn)資料、員工績效考核記錄、行政公文等。7.財(cái)務(wù)文檔：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、成本核算資料、票務(wù)管理記錄等。8.其他文檔：不屬于上述分類的其他各類文件資料。（二）編號為便于文檔的識別、檢索和管理，對每類文檔進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[景區(qū)名稱縮寫][文檔類別代碼][年份][流水號]例如：[JQ][GL][2023][001]，表示景區(qū)運(yùn)營管理類文檔，2023年形成的第1份文件。文檔類別代碼：規(guī)劃類（GH）運(yùn)營管理類（GL）市場營銷類（SY）安全保障類（AQ）游客服務(wù)類（YK）行政人事類（XZ）財(cái)務(wù)類（CW）其他類（QT）三、文檔的形成與收集（一）形成1.各部門應(yīng)明確文件資料的形成責(zé)任，在工作過程中及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和整理相關(guān)信息，確保文件內(nèi)容完整、清晰。2.文件的起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及景區(qū)內(nèi)部規(guī)定，語言規(guī)范、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門牽頭，會同相關(guān)部門共同起草。3.文件形成過程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行審核、審批制度。一般文件由部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件需經(jīng)景區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，定期對本部門形成的文件進(jìn)行整理和歸集。2.對于外來文件，如政府部門的政策文件、合作單位的函件等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)交文檔管理部門登記備案。3.在景區(qū)各類活動(dòng)、會議結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)方案、會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)文件資料收集齊全，交文檔管理部門歸檔。四、文檔的整理與歸檔（一）整理1.文檔管理人員收到文件資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。按照文件的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，去除重復(fù)、無效的文件。2.對紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行編號、編目、裝訂等處理，確保文件整齊、美觀。對電子文件，應(yīng)按照命名規(guī)則進(jìn)行重命名，并建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲。3.整理過程中，應(yīng)檢查文件的完整性，如發(fā)現(xiàn)文件缺失、破損等情況，及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通補(bǔ)充或修復(fù)。（二）歸檔1.整理后的文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔至相應(yīng)的檔案類別中。歸檔時(shí)，應(yīng)填寫《文檔歸檔登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行排列上架，便于查找和借閱。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引目錄，方便快速檢索所需文件。3.對于重要的電子文檔，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，可采用光盤、硬盤、云存儲等多種方式，確保數(shù)據(jù)安全。五、文檔的保管（一）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)及景區(qū)實(shí)際情況，確定各類文檔的保管期限。保管期限分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）。2.具體保管期限如下：規(guī)劃類文檔：永久保管。運(yùn)營管理文檔：長期保管，重要的運(yùn)營數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等文檔可永久保管。市場營銷文檔：長期保管，涉及景區(qū)長期戰(zhàn)略的營銷資料可永久保管。安全保障文檔：長期保管，安全應(yīng)急預(yù)案等重要文檔可永久保管。游客服務(wù)文檔：短期保管，游客投訴處理記錄等重要文檔可長期保管。行政人事文檔：長期保管，涉及員工重要人事檔案等可永久保管。財(cái)務(wù)文檔：永久保管。其他文檔：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（二）保管要求1.文檔管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對電子檔案的保管，應(yīng)注意存儲介質(zhì)的維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保數(shù)據(jù)安全。六、文檔的借閱與利用（一）借閱1.景區(qū)內(nèi)部人員因工作需要借閱文檔時(shí)，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱目的、借閱時(shí)間、借閱文檔名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文檔管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的文檔，需經(jīng)景區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還所借文檔，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，文檔管理部門應(yīng)及時(shí)催還。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、污損、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)文檔丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告文檔管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）利用1.景區(qū)各部門可根據(jù)工作需要，利用檔案管理部門提供的文檔資料進(jìn)行查閱、復(fù)印、摘錄等。2.文檔管理部門應(yīng)積極為景區(qū)各部門提供文檔利用服務(wù)，根據(jù)需求及時(shí)準(zhǔn)確地提供相關(guān)文檔。3.在利用文檔過程中，如需對文檔進(jìn)行公開引用或發(fā)布，應(yīng)按照景區(qū)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和審批，確保信息的準(zhǔn)確性和合法性。七、文檔的鑒定與銷毀（一）鑒定1.文檔管理部門應(yīng)定期對保管期滿的文檔進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由文檔管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專家等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、景區(qū)實(shí)際情況及文檔的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，對文檔進(jìn)行全面審查，確定是否可以銷毀。3.對仍有保存價(jià)值的文檔，應(yīng)重新確定保管期限；對已無保存價(jià)值的文檔，應(yīng)填寫《文檔銷毀申請表》，詳細(xì)說明文檔名稱、編號、形成時(shí)間、銷毀原因等信息。（二）銷毀1.《文檔銷毀申請表》經(jīng)景區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由文檔管理部門組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀紙質(zhì)文檔時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀；銷毀電子文檔時(shí)，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。八、文檔管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.景區(qū)應(yīng)建立文檔管理監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門文檔管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱等環(huán)節(jié)。2.文檔管理部門應(yīng)定期向景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文檔管理工作情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核1.將文檔管理工作納入景區(qū)各部門績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)包括文件歸檔及時(shí)率、檔