外協(xié)訂單加工管理辦法一、引言在當(dāng)今競爭激烈的市場環(huán)境下，企業(yè)為了提高生產(chǎn)效率、降低成本、優(yōu)化資源配置，常常會選擇將部分訂單委托給外部協(xié)作廠商進(jìn)行加工。外協(xié)訂單加工管理對于確保產(chǎn)品質(zhì)量、按時交付、控制成本以及維護(hù)良好的合作關(guān)系至關(guān)重要。本管理辦法旨在規(guī)范公司外協(xié)訂單加工的各項流程，提高管理水平，保障公司利益，促進(jìn)公司與外協(xié)廠商的共同發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有外協(xié)訂單加工業(yè)務(wù)，包括但不限于產(chǎn)品零部件加工、組裝、包裝等環(huán)節(jié)。三、管理職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)尋找、篩選、評估合格的外協(xié)廠商，建立外協(xié)廠商檔案。2.與外協(xié)廠商簽訂加工合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.根據(jù)生產(chǎn)計劃，下達(dá)外協(xié)訂單給外協(xié)廠商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)解決外協(xié)加工過程中出現(xiàn)的與采購相關(guān)的問題。（二）技術(shù)部門1.提供外協(xié)加工產(chǎn)品的技術(shù)圖紙、工藝要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件。2.對外協(xié)廠商的加工過程進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，協(xié)助解決技術(shù)難題。3.參與外協(xié)產(chǎn)品的檢驗和驗收工作，確保產(chǎn)品符合技術(shù)要求。（三）質(zhì)量部門1.制定外協(xié)加工產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗計劃和標(biāo)準(zhǔn)。2.對外協(xié)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗和驗收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.對不合格品進(jìn)行判定和處理，跟蹤不合格品的整改情況。4.定期對外協(xié)廠商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評估和監(jiān)督。（四）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，合理安排外協(xié)加工任務(wù)，確保生產(chǎn)進(jìn)度。2.協(xié)調(diào)與外協(xié)廠商的生產(chǎn)銜接，及時解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。3.參與外協(xié)產(chǎn)品的驗收工作，對合格產(chǎn)品進(jìn)行接收和入庫。（五）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對外協(xié)加工費用的核算和支付。2.審核外協(xié)加工合同中的價格條款，控制加工成本。3.對外協(xié)加工業(yè)務(wù)進(jìn)行財務(wù)分析和監(jiān)督。四、外協(xié)廠商選擇與管理（一）選擇原則1.我們鼓勵選擇具備良好信譽、生產(chǎn)能力強、質(zhì)量控制嚴(yán)格、價格合理的外協(xié)廠商。2.外協(xié)廠商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）選擇流程1.采購部門通過多種渠道收集外協(xié)廠商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商介紹等。2.對收集到的外協(xié)廠商進(jìn)行初步篩選，篩選出符合基本要求的廠商。3.組織相關(guān)部門（技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)等）對外協(xié)廠商進(jìn)行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、設(shè)備狀況、人員素質(zhì)等。4.根據(jù)考察結(jié)果，確定合格的外協(xié)廠商名單，并建立外協(xié)廠商檔案。檔案內(nèi)容包括廠商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證文件、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等。（三）日常管理1.采購部門定期對外協(xié)廠商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面。2.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的外協(xié)廠商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于表現(xiàn)不佳的外協(xié)廠商，及時提出整改意見，如仍無改進(jìn)，可考慮終止合作。3.質(zhì)量部門定期對外協(xié)廠商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保其持續(xù)有效運行。4.技術(shù)部門與外協(xié)廠商保持密切溝通，及時提供技術(shù)支持和變更信息，確保外協(xié)產(chǎn)品符合技術(shù)要求。五、外協(xié)訂單下達(dá)與執(zhí)行（一）訂單下達(dá)1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，提前向外協(xié)廠商提供詳細(xì)的加工訂單需求，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等。2.采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門的訂單需求，與外協(xié)廠商簽訂加工合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、付款方式等條款。3.采購部門將簽訂好的加工合同副本分發(fā)給技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（二）訂單執(zhí)行1.外協(xié)廠商收到訂單后，應(yīng)按照合同要求制定生產(chǎn)計劃，并組織生產(chǎn)。2.在生產(chǎn)過程中，外協(xié)廠商應(yīng)嚴(yán)格按照技術(shù)部門提供的技術(shù)圖紙、工藝要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行加工，確保產(chǎn)品質(zhì)量。3.質(zhì)量部門應(yīng)定期對外協(xié)廠商的生產(chǎn)過程進(jìn)行巡檢，發(fā)現(xiàn)問題及時要求整改，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.生產(chǎn)部門應(yīng)定期與外協(xié)廠商溝通訂單執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保訂單按時交付。六、質(zhì)量控制（一）檢驗標(biāo)準(zhǔn)1.技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品特點和客戶要求，制定明確的外協(xié)加工產(chǎn)品質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)，包括外觀、尺寸、性能、包裝等方面的要求。2.質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，并在合同中明確約定。（二）檢驗流程1.外協(xié)廠商在產(chǎn)品加工完成后，應(yīng)首先進(jìn)行自檢，自檢合格后方可提交給公司檢驗。2.公司質(zhì)量部門按照檢驗標(biāo)準(zhǔn)對外協(xié)產(chǎn)品進(jìn)行抽檢或全檢。抽檢比例應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品風(fēng)險程度和以往質(zhì)量情況確定。3.對于檢驗合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門出具檢驗報告，并在產(chǎn)品上加蓋合格標(biāo)識；對于檢驗不合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報告，明確不合格項目和原因，并要求外協(xié)廠商進(jìn)行整改。4.外協(xié)廠商應(yīng)對不合格產(chǎn)品進(jìn)行分析和整改，整改完成后重新提交檢驗，直至產(chǎn)品合格為止。（三）不合格品處理1.對于一般不合格品，外協(xié)廠商應(yīng)按照公司要求進(jìn)行返工或返修，直至產(chǎn)品合格。返工或返修后的產(chǎn)品應(yīng)重新進(jìn)行檢驗。2.對于嚴(yán)重不合格品，如影響產(chǎn)品性能、安全或?qū)е驴蛻敉对V的產(chǎn)品，公司有權(quán)要求外協(xié)廠商采取退貨、換貨、降價等措施進(jìn)行處理，并承擔(dān)相應(yīng)的損失。3.質(zhì)量部門應(yīng)建立不合格品臺賬，記錄不合格品的數(shù)量、批次、不合格原因、處理情況等信息，以便進(jìn)行統(tǒng)計分析和追溯。七、交貨期管理（一）交貨期確定1.生產(chǎn)部門在下達(dá)外協(xié)訂單時，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)周期和客戶要求，合理確定交貨期，并在訂單中明確規(guī)定。2.外協(xié)廠商應(yīng)根據(jù)訂單要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計劃和進(jìn)度安排，確保能夠按時交貨。（二）交貨期跟蹤1.采購部門應(yīng)定期與外協(xié)廠商溝通訂單執(zhí)行進(jìn)度，跟蹤交貨期情況。2.如發(fā)現(xiàn)外協(xié)廠商可能無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時與外協(xié)廠商協(xié)商解決辦法，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、增加資源投入等，確保訂單能夠按時交付。3.對于因不可抗力等特殊原因?qū)е聼o法按時交貨的外協(xié)廠商，應(yīng)要求其及時通知公司，并提供詳細(xì)的說明和解決方案，公司根據(jù)實際情況進(jìn)行協(xié)商處理。（三）逾期交貨處理1.如外協(xié)廠商未能按時交貨，采購部門應(yīng)及時與外協(xié)廠商溝通，了解逾期原因，并要求其盡快采取措施交貨。2.對于逾期交貨給公司造成損失的，公司有權(quán)按照合同約定要求外協(xié)廠商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，如支付違約金、賠償損失等。3.采購部門應(yīng)定期統(tǒng)計外協(xié)廠商的逾期交貨情況，并進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的措施加以改進(jìn)，避免類似問題再次發(fā)生。八、價格管理（一）價格確定1.采購部門在與外協(xié)廠商簽訂加工合同前，應(yīng)進(jìn)行市場調(diào)研，了解同類產(chǎn)品的價格水平，并與外協(xié)廠商進(jìn)行談判，確定合理的加工價格。2.加工價格應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品成本、市場行情、質(zhì)量要求、交貨期等因素綜合確定，并在合同中明確約定。（二）價格調(diào)整1.在合同執(zhí)行過程中，如因原材料價格波動、市場行情變化、工藝變更等原因?qū)е录庸こ杀景l(fā)生較大變化，雙方可協(xié)商調(diào)整加工價格。2.價格調(diào)整應(yīng)簽訂補充協(xié)議，并明確調(diào)整的幅度、時間、結(jié)算方式等條款。（三）價格審核1.財務(wù)部門應(yīng)參與外協(xié)加工價格的審核工作，確保價格合理、成本可控。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對外協(xié)加工費用進(jìn)行核算和分析，監(jiān)控價格執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與采購部門溝通解決。九、付款管理（一）付款方式1.采購部門應(yīng)根據(jù)與外協(xié)廠商簽訂的合同約定，確定合理的付款方式，如預(yù)付款、進(jìn)度款、驗收款、質(zhì)保金等。2.付款方式應(yīng)在合同中明確約定，并嚴(yán)格按照合同執(zhí)行。（二）付款審批1.外協(xié)加工費用支付前，采購部門應(yīng)填寫付款申請單，附上合同、發(fā)票、檢驗報告等相關(guān)資料，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)審核付款申請單及相關(guān)資料的真實性、完整性和合法性，確保付款符合合同約定和公司財務(wù)制度。（三）付款跟蹤1.財務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤外協(xié)加工費用的支付情況，確?？铐棸磿r足額支付給外協(xié)廠商。2.如因特殊原因?qū)е赂犊钛舆t，財務(wù)部門應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。十、合同管理（一）合同簽訂1.采購部門負(fù)責(zé)與外協(xié)廠商簽訂加工合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂前，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門（技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)、財務(wù)等）對合同條款進(jìn)行評審，確保合同條款合理、合法、可行。（二）合同執(zhí)行1.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。采購部門應(yīng)定期跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因合同變更、解除等原因需要對合同進(jìn)行調(diào)整，雙方應(yīng)簽訂補充協(xié)議或解除合同協(xié)議，并按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批。（三）合同歸檔1.采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的歸檔管理，將合同原件及相關(guān)資料整理成冊，妥善保管。2.合同歸檔期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和追溯。十一、信息溝通與協(xié)調(diào)（一）建立溝通機制1.我們希望大家建立定期的溝通會議制度，由采購部門牽頭，組織技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)、財務(wù)等相關(guān)部門參加，共同討論和解決外協(xié)訂單加工過程中出現(xiàn)的問題。2.建立有效的信息共享平臺，如內(nèi)部局域網(wǎng)、電子郵件等，方便各部門之間及時溝通和傳遞信息。（二）及時溝通協(xié)調(diào)1.在訂單執(zhí)行過程中，各部門應(yīng)保持密切溝通，及時反饋問題和需求，確保