廢舊印章歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廢舊印章的管理，確保印章的安全與完整，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及下屬子公司廢舊印章的歸檔管理。（三）定義1.廢舊印章：指公司因機(jī)構(gòu)變更、名稱變更、印章?lián)p壞、停用等原因不再使用的各類印章，包括但不限于公章、財務(wù)專用章、合同專用章、法人章等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：廢舊印章由公司指定的專門部門進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔管理。2.安全保密原則：確保廢舊印章在歸檔、保管和銷毀過程中的安全，防止印章信息泄露。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行廢舊印章的歸檔、保管和銷毀，確保操作規(guī)范、準(zhǔn)確。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善廢舊印章歸檔管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收各部門交回的廢舊印章，對印章的完整性、真實性進(jìn)行核對，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)建立廢舊印章檔案，對印章的基本信息、停用原因、交接情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)廢舊印章的保管，確保印章存放安全，并定期對印章進(jìn)行盤點。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和要求，組織廢舊印章的銷毀工作。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)在印章停用后及時清理印章，并交回行政部門。2.配合行政部門做好廢舊印章的交接、核對等工作。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對廢舊印章的銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督，并在相關(guān)財務(wù)憑證上進(jìn)行記錄。2.協(xié)助行政部門做好廢舊印章管理過程中的財務(wù)核算工作。（四）審計部門1.負(fù)責(zé)對廢舊印章的歸檔管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保管理工作符合規(guī)定要求。2.對廢舊印章銷毀過程的真實性、合規(guī)性進(jìn)行審計。三、廢舊印章的收集與交接（一）印章停用通知1.當(dāng)印章因各種原因需要停用時，使用部門應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門收到《印章停用申請表》后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核通過后，向使用部門發(fā)出《印章停用通知》，明確告知印章停用的相關(guān)事宜。（二）印章清理與交回1.使用部門在收到《印章停用通知》后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對停用印章進(jìn)行清理。清理內(nèi)容包括檢查印章是否完好無損、配套物品是否齊全等。2.使用部門清理完畢后，應(yīng)將廢舊印章及配套物品一并交回行政部門。交回時，需填寫《廢舊印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號、規(guī)格、停用時間、交回時間、交回人等信息，并由交回人和行政部門接收人簽字確認(rèn)。（三）核對與確認(rèn)1.行政部門收到交回的廢舊印章后，應(yīng)及時組織相關(guān)人員對印章的完整性、真實性進(jìn)行核對。核對內(nèi)容包括印章的名稱、編號、規(guī)格是否與《印章停用申請表》及《廢舊印章交接清單》一致，印章是否有損壞、變形等情況。2.經(jīng)核對無誤后，行政部門在《廢舊印章交接清單》上簽字確認(rèn)，并將印章及相關(guān)資料妥善保管。如發(fā)現(xiàn)印章存在問題，行政部門應(yīng)及時與使用部門溝通核實，并要求使用部門限期解決。四、廢舊印章的歸檔管理（一）檔案建立1.行政部門應(yīng)根據(jù)核對無誤的《廢舊印章交接清單》，建立廢舊印章檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)包括印章名稱、編號、規(guī)格、啟用時間、停用時間、停用原因、交接情況、保管期限等信息。2.廢舊印章檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，并存放于專門的檔案柜中；電子檔案應(yīng)將印章的相關(guān)信息錄入電子文檔系統(tǒng)，并進(jìn)行備份存儲，確保檔案信息的安全與可查。（二）保管要求1.廢舊印章應(yīng)存放在專門的保險柜或檔案庫中，確保存放安全。保險柜或檔案庫應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能。2.存放廢舊印章的保險柜或檔案庫應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將印章帶出存放地點。3.行政部門應(yīng)定期對廢舊印章進(jìn)行盤點，確保印章數(shù)量與檔案記錄一致。盤點結(jié)果應(yīng)記錄在案，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（三）查閱與借閱1.因工作需要查閱廢舊印章檔案的，查閱人應(yīng)填寫《廢舊印章檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門收到《廢舊印章檔案查閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，安排專人陪同查閱人查閱檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.原則上不允許借閱廢舊印章檔案。如因特殊原因確需借閱的，借閱人應(yīng)填寫《廢舊印章檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，方可借閱。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，歸還時應(yīng)確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、廢舊印章的銷毀管理（一）銷毀審批1.行政部門應(yīng)定期對廢舊印章進(jìn)行清理，根據(jù)印章的保管期限和實際情況，提出銷毀申請。銷毀申請應(yīng)填寫《廢舊印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、編號、規(guī)格、停用時間、保管期限、銷毀原因等信息，并附相關(guān)證明材料。2.《廢舊印章銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門負(fù)責(zé)人審核。行政部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行印章銷毀工作。（二）銷毀方式1.廢舊印章的銷毀方式應(yīng)根據(jù)印章的材質(zhì)、重要性等因素確定。一般可采用粉碎、熔化、燒毀等方式進(jìn)行銷毀，確保印章無法再使用。2.對于重要的廢舊印章，如公章、財務(wù)專用章等，應(yīng)采用多種銷毀方式相結(jié)合的方法進(jìn)行處理，以確保印章信息的徹底銷毀。（三）銷毀過程1.行政部門應(yīng)組織專門人員負(fù)責(zé)廢舊印章的銷毀工作。銷毀人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保銷毀過程安全、規(guī)范。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并對銷毀過程進(jìn)行記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息。3.銷毀完成后，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)在《廢舊印章銷毀記錄單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄單歸檔保存。（四）財務(wù)處理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)《廢舊印章銷毀記錄單》，對廢舊印章的銷毀情況進(jìn)行財務(wù)處理。在相關(guān)財務(wù)憑證上記錄印章銷毀的日期、金額等信息。2.對于因印章銷毀而產(chǎn)生的費用，如銷毀設(shè)備的購置、租賃費用等，應(yīng)按照公司的財務(wù)管理制度進(jìn)行報銷和核算。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對廢舊印章的歸檔管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查印章的收集、交接、歸檔、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.審計部門在審計過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合上級主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的檢查工作，如實提供廢舊印章管理的相關(guān)資料和信息。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)高度重視，認(rèn)真分析原因，采取有效措施進(jìn)行整改，并及時將整改情況反饋給相關(guān)部門。七、責(zé)任追究（一）對違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司