工程項目檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程項目檔案管理，確保工程項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程項目建設(shè)、運(yùn)營及管理提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項目從項目策劃、立項、設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司工程項目檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督；各工程項目建設(shè)單位（部門）負(fù)責(zé)本項目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范原則工程項目檔案應(yīng)全面反映工程項目建設(shè)全過程的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，分類科學(xué)、編號規(guī)范，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.同步管理、注重實效原則工程項目檔案管理工作應(yīng)與工程項目建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，做到文件材料的形成、積累、整理與工程建設(shè)進(jìn)程相適應(yīng)，確保檔案能及時發(fā)揮作用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保工程項目檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。二、管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司工程項目檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)對公司各工程項目檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)和交流活動。3.參與公司重大工程項目檔案管理工作的策劃和協(xié)調(diào)，對工程項目檔案管理工作進(jìn)行全過程跟蹤和指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)接收、保管和利用公司工程項目檔案，建立健全工程項目檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。5.對公司工程項目檔案管理工作進(jìn)行考核評價，表彰先進(jìn)，督促整改存在的問題。（二）工程項目建設(shè)單位（部門）職責(zé)1.負(fù)責(zé)本工程項目檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理工作責(zé)任人，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。2.按照國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理規(guī)章制度，制定本工程項目檔案管理實施細(xì)則，并組織實施。3.負(fù)責(zé)組織本工程項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范。4.對本工程項目檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。5.負(fù)責(zé)向公司檔案管理部門移交本工程項目竣工檔案，并協(xié)助做好檔案的驗收和利用工作。（三）工程項目各參建單位職責(zé)1.按照合同約定和國家有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工程項目范圍內(nèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并向工程項目建設(shè)單位（部門）移交。2.接受工程項目建設(shè)單位（部門）和公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保本單位形成的檔案符合要求。3.協(xié)助工程項目建設(shè)單位（部門）做好工程項目竣工檔案的編制和整理工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程項目設(shè)計文件包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知、技術(shù)交底記錄等。3.工程項目施工文件包括施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進(jìn)度報表等。4.工程項目監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程項目竣工驗收文件包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工備案表等。6.工程項目聲像檔案包括工程建設(shè)過程中的照片、錄像、錄音等資料。7.其他與工程項目有關(guān)的文件材料如會議紀(jì)要、來往信函、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.工程項目各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。3.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，及時登記造冊，注明文件名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。3.按照工程項目的不同階段和專業(yè)類別進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（四）整理方法1.工程項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等應(yīng)按照文件的類別和時間順序進(jìn)行排列，分別組成若干卷冊。2.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和時間順序進(jìn)行整理，編制文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并刻錄成光盤保存。3.其他與工程項目有關(guān)的文件材料應(yīng)按照文件的性質(zhì)和類別進(jìn)行整理，分別歸入相應(yīng)的檔案類別中。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔要求1.工程項目各參建單位應(yīng)在工程項目建設(shè)過程中，按照檔案管理要求，及時將整理好的文件材料移交工程項目建設(shè)單位（部門）。2.工程項目建設(shè)單位（部門）應(yīng)在工程項目竣工后三個月內(nèi)，完成竣工檔案的整理和歸檔工作，并向公司檔案管理部門移交。3.歸檔的文件材料應(yīng)編制目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存?zhèn)洳?。（二）移交程?.工程項目建設(shè)單位（部門）向公司檔案管理部門移交竣工檔案時，應(yīng)填寫《工程項目檔案移交清單》，注明檔案名稱、卷冊數(shù)量、移交日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.公司檔案管理部門對接收的竣工檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回工程項目建設(shè)單位（部門）進(jìn)行整改。3.經(jīng)審核合格的竣工檔案，由公司檔案管理部門辦理接收手續(xù)，存入公司檔案庫房。五、檔案保管與利用（一）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案庫房管理制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（二）利用要求1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程項目檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司檔案管理部門應(yīng)對查閱檔案的人員進(jìn)行登記，注明查閱時間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息，并限定查閱范圍和時間。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.對外單位查閱公司工程項目檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查閱。查閱時，應(yīng)有公司檔案管理部門人員陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則公司檔案管理部門應(yīng)定期對工程項目檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價值鑒定原則根據(jù)工程項目檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立由公司檔案管理部門、工程項目建設(shè)單位（部門）及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)工程項目檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實利用價值和科學(xué)研究價值等。3.檔案的密級和保密期限。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組對工程項目檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、卷冊數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上檔案鑒定小組的鑒定意見。3.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（五）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.對銷毀的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，注明銷毀時間、地點、檔案名稱、卷冊數(shù)量等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司工程項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、在線查閱和共享利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司工程項目檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司工程項目檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息安全管理建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，滿足