工程洽商記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強工程洽商記錄的管理，規(guī)范工程洽商行為，確保工程建設(shè)順利進行，有效控制工程成本，保證工程質(zhì)量和進度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織所承接的各類工程項目的洽商記錄管理。（三）定義1.工程洽商記錄：指在工程項目實施過程中，因設(shè)計變更、施工條件變化、合同條款調(diào)整等原因，由建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)方就工程事項進行協(xié)商并達成一致意見后形成的書面記錄。2.相關(guān)方：包括建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位以及其他與工程項目有關(guān)的單位。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：工程洽商記錄的管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.真實準確原則：洽商記錄應(yīng)如實反映工程實際情況，內(nèi)容準確、完整，不得虛假記載或隱瞞重要信息。3.及時有效原則：各相關(guān)方應(yīng)及時就工程事項進行洽商，并確保洽商記錄及時形成、傳遞和執(zhí)行，避免因延誤導(dǎo)致工程損失。4.統(tǒng)一規(guī)范原則：工程洽商記錄的格式、內(nèi)容、編號等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查詢。二、工程洽商記錄的分類與內(nèi)容（一）分類1.設(shè)計變更洽商：因設(shè)計文件存在缺陷、不符合現(xiàn)場實際情況或建設(shè)單位提出新的功能要求等原因，對工程設(shè)計進行變更而形成的洽商記錄。2.施工條件變更洽商：由于施工現(xiàn)場條件發(fā)生變化，如地質(zhì)條件、周邊環(huán)境、施工場地等因素影響，導(dǎo)致施工方案、施工進度、工程費用等發(fā)生變更而形成的洽商記錄。3.合同條款變更洽商：因合同簽訂后出現(xiàn)新的情況或雙方協(xié)商一致，對合同條款進行調(diào)整而形成的洽商記錄。（二）內(nèi)容1.洽商記錄編號：應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的編號規(guī)則進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。2.洽商日期：記錄洽商發(fā)生的具體年月日，精確到日期。3.工程名稱：填寫工程項目的全稱，與立項文件或合同名稱一致。4.洽商事項：詳細描述洽商的具體內(nèi)容，包括變更的部位、內(nèi)容、原因等，應(yīng)清晰、準確，避免歧義。5.洽商提出方：明確提出洽商的單位或部門，一般為建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位或設(shè)計單位等。6.洽商接收方：記錄接收洽商的單位或部門。7.洽商意見：各方對洽商事項的意見和建議，應(yīng)明確表達是否同意洽商內(nèi)容，如有不同意見應(yīng)詳細說明。8.洽商費用：涉及費用變更的洽商記錄，應(yīng)明確費用的增減金額及計算依據(jù)，包括工程量變化、單價調(diào)整、費率變化等詳細情況。9.工期調(diào)整：對于影響工期的洽商記錄，應(yīng)明確工期的增減天數(shù)及調(diào)整原因。10.附圖及附件：如有必要，應(yīng)附上相關(guān)的圖紙、文件、照片等資料，作為洽商記錄的補充說明，以便更直觀地了解洽商內(nèi)容。11.各方簽字蓋章：建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)方的代表應(yīng)在洽商記錄上簽字，并加蓋單位公章或項目章，確保洽商記錄的法律效力。三、工程洽商記錄的流程（一）洽商發(fā)起1.建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位或設(shè)計單位等相關(guān)方在工程項目實施過程中，發(fā)現(xiàn)需要進行工程洽商的事項時，應(yīng)及時填寫《工程洽商記錄申請表》，詳細說明洽商的原因、內(nèi)容、涉及的范圍等信息，并提交給項目負責(zé)人。2.《工程洽商記錄申請表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請單位名稱；工程名稱；洽商事項概述；預(yù)計費用增減情況；預(yù)計工期調(diào)整情況；申請日期；申請人簽字。（二）洽商審核1.項目負責(zé)人收到《工程洽商記錄申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員對洽商事項進行審核。審核內(nèi)容包括洽商的必要性、合理性、可行性、對工程質(zhì)量、進度、成本的影響等方面。2.對于涉及重大設(shè)計變更、費用較大或?qū)こ陶w有較大影響的洽商事項，應(yīng)組織專題會議進行討論，邀請建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)方參加，充分聽取各方意見，形成一致結(jié)論。3.審核通過后，項目負責(zé)人應(yīng)在《工程洽商記錄申請表》上簽署審核意見，并將申請表轉(zhuǎn)交給負責(zé)洽商記錄編制的人員。（三）洽商記錄編制1.負責(zé)洽商記錄編制的人員應(yīng)根據(jù)審核通過的洽商事項，按照本辦法規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，認真編制工程洽商記錄。2.洽商記錄應(yīng)語言簡潔、表達準確，避免使用模糊或歧義性的詞匯。對于涉及技術(shù)問題的洽商記錄，應(yīng)附上詳細的技術(shù)說明和圖紙。3.在編制過程中，如發(fā)現(xiàn)洽商事項存在疑問或需要進一步核實的情況，應(yīng)及時與洽商發(fā)起方溝通確認，確保洽商記錄的真實性和準確性。（四）洽商記錄會簽1.工程洽商記錄編制完成后，應(yīng)依次提交給建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)方進行會簽。2.各相關(guān)方應(yīng)在收到洽商記錄后的[X]個工作日內(nèi)完成會簽，并在記錄上簽署明確的意見。如同意洽商內(nèi)容，應(yīng)簽字并加蓋單位公章或項目章；如不同意，應(yīng)詳細說明理由。3.對于存在不同意見的洽商記錄，編制人員應(yīng)組織相關(guān)方進行協(xié)商，直至達成一致意見。如經(jīng)協(xié)商仍無法解決的爭議事項，應(yīng)上報上級主管部門協(xié)調(diào)處理。（五）洽商記錄發(fā)放與存檔1.洽商記錄會簽完成后，由項目資料員負責(zé)將洽商記錄發(fā)放給各相關(guān)方，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括發(fā)放日期、發(fā)放單位、接收人等信息。2.同時，項目資料員應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的檔案管理要求，對工程洽商記錄進行整理、歸檔，確保洽商記錄的完整性和可追溯性。歸檔的洽商記錄應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，電子版應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行保存。（六）洽商記錄執(zhí)行與監(jiān)督1.各相關(guān)方應(yīng)按照工程洽商記錄的內(nèi)容認真組織實施，確保洽商事項得到有效執(zhí)行。施工單位應(yīng)嚴格按照洽商記錄調(diào)整施工方案、施工進度和工程質(zhì)量，建設(shè)單位應(yīng)及時支付相應(yīng)的費用，監(jiān)理單位應(yīng)加強對洽商記錄執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。2.在洽商記錄執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要對洽商內(nèi)容進行進一步調(diào)整的情況，應(yīng)及時辦理補充洽商記錄，并按照上述流程進行處理。3.公司/組織應(yīng)定期對工程洽商記錄的管理情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷完善工程洽商記錄管理工作。四、工程洽商記錄的費用管理（一）費用核算1.對于涉及費用變更的工程洽商記錄，應(yīng)按照合同約定的計價方式和相關(guān)規(guī)定進行費用核算。費用核算應(yīng)準確、清晰，包括工程量計算、單價套用、費率計取等方面。2.施工單位應(yīng)在洽商記錄實施完成后的[X]個工作日內(nèi)，向建設(shè)單位提交《工程洽商費用結(jié)算申請表》，詳細說明洽商事項的實施情況、費用計算依據(jù)和結(jié)算金額等信息，并附上相關(guān)的證明材料，如工程量清單、工程變更通知、費用發(fā)票等。3.建設(shè)單位收到《工程洽商費用結(jié)算申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員進行審核。審核通過后，雙方應(yīng)簽訂《工程洽商費用結(jié)算協(xié)議》，明確費用結(jié)算金額、支付方式和支付時間等條款。（二）費用支付1.建設(shè)單位應(yīng)按照《工程洽商費用結(jié)算協(xié)議》的約定及時支付工程洽商費用。支付方式可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式，確保支付的安全性和及時性。2.施工單位在收到工程洽商費用后，應(yīng)向建設(shè)單位提供合法有效的發(fā)票，作為費用支付的憑證。（三）費用控制1.公司/組織應(yīng)加強對工程洽商記錄費用的控制，嚴格審核洽商事項的必要性和合理性，避免不合理的費用支出。2.在工程建設(shè)過程中，應(yīng)定期對工程洽商費用進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)費用偏差情況，并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整和控制，確保工程費用不超過預(yù)算。五、工程洽商記錄的保密管理（一）保密范圍1.工程洽商記錄涉及的工程技術(shù)資料、商業(yè)秘密、合同條款等信息均屬于保密范圍。2.各相關(guān)方應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露工程洽商記錄的內(nèi)容。（二）保密措施1.建立健全保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對涉及工程洽商記錄的文件、資料等應(yīng)進行嚴格的登記、保管和借閱管理，確保其安全性和完整性。2.對接觸工程洽商記錄的人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和保密技能。要求接觸人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.在工程洽商記錄的傳遞、存儲和使用過程中，應(yīng)采用加密、備份等技術(shù)手段，防止信息泄露和丟失。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司/組織應(yīng)定期對工程洽商記錄的保密管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對