建筑公司建檔管理辦法一、總則（一）目的為加強建筑公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各項目部、分公司等部門的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，歸檔的文件材料必須真實、可靠，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.準確性原則檔案的整理、分類、編號等應準確無誤，便于查找和利用，確保檔案信息的準確性和一致性。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理辦法及相關制度，并組織實施。2.負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司的各類檔案，包括工程檔案、行政檔案、財務檔案、人事檔案等，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。4.負責檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等基礎工作，建立健全檔案檢索工具和數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，為公司各項工作提供檔案支持和信息服務。7.組織檔案人員的業(yè)務培訓，提高檔案人員的業(yè)務素質和工作能力。8.負責公司檔案工作的對外交流與合作，推廣檔案管理的先進經(jīng)驗和技術。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全完整、真實準確，并按照規(guī)定時間移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督，配合綜合管理部門做好檔案的收集、整理、移交等工作。3.嚴格執(zhí)行公司檔案管理辦法及相關制度，按照要求做好本部門檔案的查閱、借閱登記等工作，確保檔案的安全。4.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，共同推進公司檔案管理水平的提升。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.工程檔案項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。工程設計文件：初步設計、施工圖設計文件、設計變更通知等。工程施工文件：施工組織設計、施工方案、技術交底、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件、工程進度報表等。工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工圖、工程質量保修書等。2.行政檔案公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報等。會議文件：公司各類會議的通知、議程、紀要、決議等。工作計劃與總結：公司年度、季度、月度工作計劃和總結，部門工作計劃和總結等。請示與批復：公司內(nèi)部各部門之間的請示、報告及上級部門的批復文件。合同協(xié)議：公司簽訂的各類合同、協(xié)議，如工程承包合同、物資采購合同、租賃合同等。證照文件：公司營業(yè)執(zhí)照、資質證書、安全生產(chǎn)許可證、稅務登記證等各類證照的原件及復印件。榮譽證書：公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等。3.財務檔案會計憑證：原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等。財務報表：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等年度、季度、月度財務報表。財務審計報告：年度財務審計報告、專項審計報告等。稅務資料：納稅申報表、稅務發(fā)票、稅務審計報告等。4.人事檔案員工基本信息：員工入職登記表、身份證復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件等。勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同。薪酬福利資料：工資表、獎金發(fā)放記錄、社會保險繳納記錄、住房公積金繳納記錄等。培訓與考核資料：員工培訓記錄、績效考核記錄、職稱評定資料等。人事任免文件：公司內(nèi)部人事任免通知、調(diào)動文件等。獎懲資料：員工獲得的獎勵與處罰記錄。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號”的結構。2.全宗號：暫定為公司代碼，用四位數(shù)字表示。3.分類號：按照檔案分類方案，采用大寫字母表示不同的檔案類別，如“G”表示工程檔案，“X”表示行政檔案，“C”表示財務檔案，“R”表示人事檔案等。4.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年度，如“2023”。5.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，分為“永久”、“長期”（10年以上）、“短期”（10年以下），分別用“Y”、“C”、“D”表示。6.件號：按照檔案整理順序，對每份檔案或每組檔案進行編號，用三位數(shù)字表示。例如：一份工程檔案，全宗號為“0001”，分類號為“G”，年度為“2023”，保管期限為“長期”，件號為“001”，其編號為“0001G2023C001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、往來信函等文件材料。3.公司員工在工作中形成的與公司業(yè)務相關的文件材料，如工作匯報、調(diào)研報告、技術資料等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。同時，應按照規(guī)定進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像資料應注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行整理歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于整理、編目、裝訂、上架和計算機管理。（四）整理方法1.工程檔案按照項目進行分類整理，每個項目單獨成冊。項目前期文件、工程設計文件、工程施工文件、工程竣工驗收文件等應按照時間順序排列，并編制頁碼?？⒐D應加蓋竣工圖章，并與施工圖進行對比，標注出變更部分。2.行政檔案按照文件類別進行分類整理，如公司文件、會議文件、工作計劃與總結等。同一類別的文件按照時間順序排列，編號后裝訂成冊。對于重要文件或成套文件，可采用卷盒或文件夾進行保管，并在卷盒或文件夾上標注文件名稱、編號、日期等信息。3.財務檔案按照會計年度進行分類整理，每個會計年度單獨成冊。會計憑證應按照編號順序排列，裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、冊數(shù)、起止日期、憑證張數(shù)等信息。會計賬簿、財務報表、財務審計報告等應按照類別分別整理，編號后裝入檔案盒。4.人事檔案按照員工個人進行分類整理，每人單獨建立檔案袋。檔案袋內(nèi)的文件材料應按照類別順序排列，如員工基本信息、勞動合同、薪酬福利資料等。對于重要文件或復印件，應加蓋公司公章或注明出處，并進行編號。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。2.對于珍貴、易損的檔案，應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放、定期檢查等。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，并進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編號、存儲、檢索等管理。（三）保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整、安全。2.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，配備必要的消防器材、防盜設備、除濕機、防蟲藥、滅鼠藥等。3.對破損或褪色的檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。4.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合公司實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。3.征求各部門意見，了解檔案在實際工作中的作用，為鑒定工作提供參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、編號、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀。銷毀過程中應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴格遵守檔案查閱制度，確保檔案的安全和保密。2.查閱檔案應遵循必要、合理的原則，不得隨意擴大查閱范圍。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、年度、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.將《檔案查閱申請表》提交綜合管理部門，由檔案管理人員進行審核。審核通過后，檔案管理人員根據(jù)查閱人需求提供相應的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人姓名、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。3.查閱人應在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后在《檔案查閱登記表》上簽字注銷。（三）借閱原則1.嚴格控制檔案借閱范圍，確因工作需要借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應在規(guī)定時間內(nèi)歸還，不得擅自轉借他人或延長借閱期限。（四）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、年度、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.將《檔案借閱申請表》提交綜合管理部門，由檔案管理人員進行審核。審核通過后，檔案管理人員根據(jù)借閱人需求提供相應的檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人姓名、借閱檔案名稱及數(shù)