技術(shù)文件儲(chǔ)存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)文件的儲(chǔ)存管理，確保技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮技術(shù)文件在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)等活動(dòng)中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有技術(shù)文件的儲(chǔ)存管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、操作規(guī)程、項(xiàng)目文檔等。（三）職責(zé)分工1.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、審核、修訂和更新，并確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和完整性。定期對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行清理和評(píng)估，提出文件的儲(chǔ)存需求和處置建議。協(xié)助儲(chǔ)存管理部門進(jìn)行技術(shù)文件的分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)。2.儲(chǔ)存管理部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件儲(chǔ)存設(shè)施的規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)和管理，確保儲(chǔ)存環(huán)境符合要求。按照規(guī)定的方法和流程對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)識(shí)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、檢索、借閱、歸還和處置等操作。定期對(duì)儲(chǔ)存的技術(shù)文件進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保賬物相符。3.使用部門根據(jù)工作需要，向儲(chǔ)存管理部門提出技術(shù)文件的借閱申請(qǐng)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。妥善保管借閱的技術(shù)文件，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改或丟失。發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件存在問題或錯(cuò)誤時(shí)，及時(shí)向技術(shù)部門反饋。4.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件的儲(chǔ)存管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保儲(chǔ)存管理活動(dòng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。對(duì)技術(shù)文件在質(zhì)量管理體系中的有效性進(jìn)行評(píng)估和驗(yàn)證。（四）相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)本辦法的制定和實(shí)施應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等，以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如[具體行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)名稱]。二、技術(shù)文件的分類與編號(hào)（一）分類原則技術(shù)文件應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類，分類應(yīng)科學(xué)合理、便于管理和檢索。（二）分類方法1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)計(jì)算書、技術(shù)協(xié)議等。2.工藝文件：包括工藝流程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。4.檢驗(yàn)規(guī)范：包括進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)范、過程檢驗(yàn)規(guī)范、成品檢驗(yàn)規(guī)范等。5.操作規(guī)程：包括設(shè)備操作規(guī)程、儀器操作規(guī)程等。6.項(xiàng)目文檔：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。7.其他文件：如技術(shù)通知、技術(shù)變更單、技術(shù)交流資料等。（三）編號(hào)規(guī)則技術(shù)文件應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則如下：[編號(hào)格式說明，例如：“產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙編號(hào)：P年份順序號(hào)”，其中“P”表示產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙類別，“年份”為四位數(shù)字表示文件編制年份，“順序號(hào)”為三位數(shù)字表示該類別文件的順序編號(hào)]（四）標(biāo)識(shí)要求技術(shù)文件應(yīng)在封面、首頁或其他顯著位置標(biāo)注文件編號(hào)、文件名稱、版本號(hào)、編制日期、編制人、審核人、批準(zhǔn)人等信息。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的密級(jí)和保密要求，標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，如“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等。三、技術(shù)文件的儲(chǔ)存（一）儲(chǔ)存設(shè)施1.庫(kù)房建設(shè)儲(chǔ)存技術(shù)文件的庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。庫(kù)房應(yīng)具備良好的照明、通風(fēng)和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保溫濕度符合文件儲(chǔ)存要求。一般溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。庫(kù)房應(yīng)設(shè)置足夠數(shù)量的貨架、貨柜等儲(chǔ)存設(shè)備，便于文件的分類存放和管理。2.儲(chǔ)存介質(zhì)選擇根據(jù)技術(shù)文件的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的儲(chǔ)存介質(zhì)，如紙質(zhì)介質(zhì)、電子介質(zhì)等。對(duì)于重要的、長(zhǎng)期保存的技術(shù)文件，應(yīng)采用紙質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)同時(shí)儲(chǔ)存的方式，以確保文件的安全性和可追溯性。電子介質(zhì)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、存儲(chǔ)容量大、讀寫性能好的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（二）入庫(kù)管理1.文件審核技術(shù)文件在入庫(kù)前，應(yīng)由技術(shù)部門進(jìn)行審核，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。審核內(nèi)容包括文件的編制、審核、批準(zhǔn)手續(xù)是否齊全，文件內(nèi)容是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求等。2.分類存放審核通過的技術(shù)文件，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類存放，并在儲(chǔ)存設(shè)施上標(biāo)明文件類別、編號(hào)、名稱等信息，便于查找和管理。3.入庫(kù)登記儲(chǔ)存管理部門應(yīng)對(duì)入庫(kù)的技術(shù)文件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、版本號(hào)、編制日期、編制人、審核人、批準(zhǔn)人、入庫(kù)日期、存放位置等。入庫(kù)登記應(yīng)建立臺(tái)賬，確保賬物相符。（三）存儲(chǔ)保管1.日常巡查儲(chǔ)存管理部門應(yīng)定期對(duì)儲(chǔ)存的技術(shù)文件進(jìn)行巡查，檢查文件的存放位置是否正確，文件是否有損壞、丟失、受潮、發(fā)霉等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.溫濕度控制應(yīng)按照規(guī)定的溫濕度要求，對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)節(jié)。每天至少記錄一次溫濕度數(shù)據(jù)，當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，如通風(fēng)、除濕、升溫、降溫等。3.防蟲防霉定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行防蟲防霉處理，如放置驅(qū)蟲劑、防霉劑等。同時(shí)，應(yīng)保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，防止害蟲和霉菌滋生。4.防火防盜庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，防止無關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，確保文件的安全。（四）盤點(diǎn)清查1.定期盤點(diǎn)儲(chǔ)存管理部門應(yīng)定期對(duì)儲(chǔ)存的技術(shù)文件進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括文件的數(shù)量、種類、存放位置等，確保賬物相符。2.清查核對(duì)在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，應(yīng)對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與技術(shù)部門溝通解決。3.盤點(diǎn)報(bào)告盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)結(jié)果、存在問題及處理建議等。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，作為決策和管理的依據(jù)。四、技術(shù)文件的檢索與借閱（一）檢索方法1.手工檢索對(duì)于紙質(zhì)技術(shù)文件，可通過建立文件目錄、索引等方式進(jìn)行手工檢索。文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、版本號(hào)、編制日期、存放位置等信息，便于查找和借閱。2.電子檢索對(duì)于電子技術(shù)文件，可利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行電子檢索。通過輸入文件編號(hào)、文件名稱、關(guān)鍵詞等信息，快速定位和查找所需文件。電子檢索系統(tǒng)應(yīng)具備文件分類瀏覽、模糊查詢、權(quán)限管理等功能。（二）借閱管理1.借閱申請(qǐng)使用部門如需借閱技術(shù)文件，應(yīng)填寫《技術(shù)文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的編號(hào)、名稱、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給儲(chǔ)存管理部門。2.借閱審批儲(chǔ)存管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要技術(shù)信息的文件，應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。審核通過后，儲(chǔ)存管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字，并注明借閱期限和歸還日期。3.借閱登記儲(chǔ)存管理部門應(yīng)對(duì)借閱的技術(shù)文件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括借閱申請(qǐng)表編號(hào)、文件編號(hào)、文件名稱、借閱人、借閱部門、借閱日期、歸還日期等。借閱登記應(yīng)建立臺(tái)賬，確保賬物相符。4.文件發(fā)放儲(chǔ)存管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表和借閱登記臺(tái)賬，向借閱人發(fā)放技術(shù)文件，并要求借閱人在《技術(shù)文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。5.借閱期限技術(shù)文件的借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向儲(chǔ)存管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。6.歸還管理借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還技術(shù)文件。歸還時(shí)，儲(chǔ)存管理部門應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行檢查，確保文件完好無損、無丟失、無涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。借閱人歸還文件后，儲(chǔ)存管理部門應(yīng)在借閱登記臺(tái)賬上注明歸還日期，并將文件歸還原位。五、技術(shù)文件的修訂與廢止（一）修訂管理1.修訂申請(qǐng)技術(shù)文件在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在錯(cuò)誤、不完整或與實(shí)際情況不符等情況，使用部門或技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)提出修訂申請(qǐng)。修訂申請(qǐng)應(yīng)注明文件編號(hào)、文件名稱、修訂內(nèi)容、修訂原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給技術(shù)部門。2.修訂審核技術(shù)部門收到修訂申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)修訂內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括修訂的必要性、可行性、準(zhǔn)確性等。審核通過后，技術(shù)部門應(yīng)編制《技術(shù)文件修訂通知單》，注明文件編號(hào)、文件名稱、修訂版本號(hào)、修訂內(nèi)容、修訂日期、修訂人等信息，并提交給儲(chǔ)存管理部門。3.修訂實(shí)施儲(chǔ)存管理部門根據(jù)《技術(shù)文件修訂通知單》，對(duì)庫(kù)存的技術(shù)文件進(jìn)行修訂，并及時(shí)更新文件的編號(hào)、版本號(hào)、編制日期等信息。同時(shí)，應(yīng)將修訂后的文件發(fā)放給相關(guān)使用部門，并收回舊版文件。4.修訂記錄技術(shù)部門應(yīng)建立技術(shù)文件修訂記錄，記錄文件的修訂情況，包括修訂申請(qǐng)日期、修訂審核日期、修訂實(shí)施日期、修訂內(nèi)容、修訂人等信息。修訂記錄應(yīng)作為技術(shù)文件管理的重要資料，妥善保存。（二）廢止管理1.廢止申請(qǐng)技術(shù)文件在使用過程中，如因技術(shù)更新、產(chǎn)品淘汰、標(biāo)準(zhǔn)變更等原因不再適用時(shí)，技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)提出廢止申請(qǐng)。廢止申請(qǐng)應(yīng)注明文件編號(hào)、文件名稱、廢止原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給儲(chǔ)存管理部門。2.廢止審核儲(chǔ)存管理部門收到廢止申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括廢止的必要性、文件的有效性等。審核通過后，儲(chǔ)存管理部門應(yīng)編制《技術(shù)文件廢止通知單》，注明文件編號(hào)、文件名稱、廢止日期等信息，并提交給技術(shù)部門和相關(guān)使用部門。3.廢止實(shí)施技術(shù)部門和相關(guān)使用部門收到《技術(shù)文件廢止通知單》后，應(yīng)及時(shí)清理和銷毀廢止的技術(shù)文件。儲(chǔ)存管理部門應(yīng)對(duì)廢止文件的清理和銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保廢止文件得到妥善處理。4.廢止記錄技術(shù)部門應(yīng)建立技術(shù)文件廢止記錄，記錄文件的廢止情況，包括廢止申請(qǐng)日期、廢止審核日期、廢止實(shí)施日期、廢止原因等信息。廢止記錄應(yīng)作為技術(shù)文件管理的重要資料，妥善保存。六、保密與安全管理（一）保密管理1.保密制度公司應(yīng)建立健全技術(shù)文件保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對(duì)涉及公司機(jī)密或重要技術(shù)信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止文件泄露。2.保密培訓(xùn)公司應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和保密技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、技術(shù)文件保密措施等。3.保密措施對(duì)涉及公司機(jī)密或重要技術(shù)信息的文件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，并設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用。在文件的借閱、使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制借閱范圍、要求借閱人簽署保密協(xié)議等。對(duì)廢棄的技術(shù)文件，應(yīng)進(jìn)行粉碎、銷毀等處理，防止文件信息泄露。（二）安全管理1.安全制度公司應(yīng)建立健全技術(shù)文件安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。加強(qiáng)對(duì)儲(chǔ)存設(shè)施、設(shè)備和文件的安全管理，防止發(fā)生安全事故。2.安全培訓(xùn)公司應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和安全技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括安全法律法規(guī)、公司安全制度、技術(shù)文件安全操作規(guī)范等。3.安全措施儲(chǔ)存設(shè)施應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全功能，配備必要的安全設(shè)備和器材，如滅火器、消防栓、門禁系統(tǒng)等。對(duì)電子技術(shù)文件，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、防病毒、防黑客攻擊等安全措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在文件的儲(chǔ)存、傳輸、使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，防止發(fā)生安全事故。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對(duì)技術(shù)文件的儲(chǔ)存管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的分類、編號(hào)、標(biāo)識(shí)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、檢索、借閱、修訂、廢止等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的要求。2.不定期抽查質(zhì)量管理部門可根據(jù)工作需要，對(duì)技術(shù)文件的儲(chǔ)存管理工作進(jìn)行不定期抽查。抽查內(nèi)容包括文件的實(shí)際存放情況、借閱記錄、修訂記錄等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.檢查記錄質(zhì)量管理部門應(yīng)對(duì)監(jiān)督檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查范圍、檢查結(jié)果、存在問題及整改要求等。檢查記錄應(yīng)作為技術(shù)文件管理工作考核的重要依據(jù)。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)公司應(yīng)建立技術(shù)文件儲(chǔ)存管理工作考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)技術(shù)部門、儲(chǔ)存管理部門、使用部門等相關(guān)部門和人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、可追溯性、管理效率等方面。2.